Вопрос пользователя: «У нас бывают авралы, и документы на приемку или отгрузку мы иногда вбиваем позже, проставив вчерашнюю дату. Это же не страшно? Система-то позволяет. Или страшно?»
Суть проблемы:
Технически программа позволяет вводить документы с любой датой, в том числе прошедшей (неоперативное отражение). Однако это создает серьезные проблемы: остатки в системе на «вчера» становятся неактуальными, отчеты искажаются, а главное — нарушаются требования законодательства. Согласно Гражданскому кодексу и закону о бухгалтерском учете, нельзя продавать товар до его фактического поступления. Оформление документа отгрузки задним числом до даты фактической приемки является формальным нарушением этого принципа и влечет налоговые риски.
Что может 1С ERP?
Система предоставляет функциональность, но не отменяет законы. Ключевые моменты:
- Контроль на конец месяца: Система помогает не допустить отрицательных остатков в финансовом учете на конец месяца, что важно для отчетности. Но она не контролирует остатки на каждый момент в течение дня при неоперативном отражении.
- Ответственность на пользователе: Если компания сознательно идет на риски неоперативного отражения, то контролировать остатки на произвольную дату в прошлом должен сам оператор, ориентируясь на отчеты. Система не будет его останавливать.
- Альтернативное решение: Для оперативной продажи товаров, физически находящихся у другой своей же организации, предусмотрена функция межфирменных продаж (интеркампани), которая позволяет юридически корректно оформить такую операцию без «задних чисел».
Решение и рекомендации:
- Строго придерживайтесь оперативного отражения. Оформляйте документы в день совершения хозяйственной операции. Это основа достоверного учета.
- Перестройте бизнес-процессы под это правило. Если кладовщик отгрузил товар вечером, он или офис-менеджер должен оформить документ сегодня, даже если это конец дня.
- Если необходимо продать «чужой» остаток, используйте легальный механизм «Межфирменных продаж», а не ручное редактирование дат.
Итог простыми словами:
Оформить отгрузку задним числом — все равно что поставить в трудовой книжке запись о приеме на работу задним числом, чтобы получить больничный. Технически запись есть, но по сути это искажение фактов. Налоговая инспекция при проверке легко выявит такие операции, сопоставив даты документов с датами поступления денег на счет или данными товарных накладных, что грозит штрафами.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Приемка поставки, пришедшей в нерабочее время. Груз приехал поздно вечером в пятницу, кладовщик разгрузил его и ушел. В понедельник бухгалтер пытается оформить поступление в систему с датой пятницы, чтобы корректно учесть товар за прошедшую неделю. Правильное решение: оформить поступление с датой понедельника, как факт оприходования. Да, остатки за пятницу будут неактуальны, но это меньшее зло, чем систематическое нарушение принципа оперативности учета и законодательства. Фактически товар был принят к учету в понедельник.