Вопрос пользователя: «У нас несколько собственных машин для доставки. Как в 1С учитывать их пробег, заправку и относить эти расходы на себестоимость доставок?»
Суть проблемы
При использовании собственного транспорта необходимо корректно учитывать все связанные затраты: амортизацию, ГСМ, ремонт, и правильно распределять их на себестоимость услуг доставки или на конкретные заказы клиентов. Делать это вручную по каждому рейсу сложно и неточно.
Что может 1С ERP?
В подсистеме доставки есть справочник «Транспортные средства», который интегрирован с модулями учета ТМЦ (товарно-материальных ценностей) в эксплуатации и может быть увязан с поручениями экспедиторам для расчета пробега и затрат.
Суть подхода:
- Учет транспортных средств: В системе создается карточка на каждый автомобиль (или иное ТС), где указывается модель, госномер, водитель (ответственный), данные для учета ГСМ (норма расхода).
- Связь с рейсами: При создании «Поручения экспедитору» указывается конкретное транспортное средство. Это позволяет в дальнейшем связать пробег и затраты с конкретным рейсом и заказами в нем.
- Учет ГСМ и ТО: На основании путевых листов или данных о пробеге можно оформлять списание ГСМ и материалов на техническое обслуживание, привязывая эти операции к конкретному транспортному средству.
- Учет ТМЦ в эксплуатации: Автомобиль может быть принят к учету как основное средство или как ТМЦ в эксплуатации. Это позволяет начислять амортизацию (износ) и списывать его стоимость.
- Отнесение затрат: Затраты на ГСМ, амортизацию, ремонт, собранные по конкретному ТС, могут затем распределяться на себестоимость тех заказов на доставку или поручений экспедитора, которые выполнялись с использованием этого автомобиля.
Преимущества подхода:
- Полный учет затрат: Все расходы на содержание автопарка аккумулируются в системе.
- Точный расчет себестоимости: Возможность рассчитать, во сколько реально обходится каждая доставка с учетом транспорта.
- Контроль использования: Позволяет анализировать загрузку и эффективность использования каждого автомобиля.
- Интеграция с бухгалтерией: Данные об амортизации и списании ГСМ используются в бухгалтерском и налоговом учете.
Решение и рекомендации
- Заведите транспортные средства: Заполните справочник «Транспортные средства» в разделе, связанном со складом и доставкой.
- Настройте учет ГСМ: Установите в карточке ТС нормы расхода топлива.
- Используйте ТС в поручениях: Обязательно указывайте автомобиль при создании поручений экспедиторам.
- Ведите учет путевых листов: На основании данных о маршрутах из поручений или отдельными документами оформляйте списание ГСМ.
- Настройте распределение затрат: Используйте механизмы учета затрат (например, методы распределения) для отнесения расходов на ТС на себестоимость доставки.
- Формируйте отчеты: Используйте отчеты по пробегу, расходу ГСМ и затратам на транспорт для анализа.
Итог простыми словами
В 1С можно завести «досье» на каждую служебную машину. Когда вы создаете задание водителю, вы указываете, на какой машине он поедет. Потом, когда он отчитался о пробеге и заправке, вы вносите эти данные в это же «досье». В конце месяца система смотрит: машина «Газель №1» наездила 1000 км, израсходовала 200 литров бензина, плюс амортизация. Потом она может взять все заказы, которые развозились на этой «Газели», и «размазать» эти 200 литров и амортизацию по ним, чтобы понять реальную стоимость каждой поездки.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Расчет рентабельности услуги «Развозка воды»
Ситуация: Компания доставляет бутилированную воду клиентам на дом. Есть 3 собственных автомобиля.
Проблема: Непонятно, прибыльна ли услуга доставки, если учесть все реальные затраты на машины.
Решение: В 1С заведены все три автомобиля, все рейсы оформляются поручениями экспедиторам с указанием ТС. Ежемесячно учитываются все затраты: зарплата водителей, ГСМ, ремонт, амортизация. Система распределяет эти суммы на стоимость каждого доставленного заказа воды.
Результат: Руководство видит точную себестоимость услуги доставки и может корректировать цены или оптимизировать маршруты для повышения рентабельности.