Вопрос пользователя: «Наш экспедитор ежедневно развозит товар по 5-10 точкам. Сейчас мы пишем ему список адресов на листочке. Как в 1С оформить для него маршрутный лист со всеми заказами?»
Суть проблемы
При развозной логистике (доставка собственным транспортом нескольким клиентам за один рейс) важно эффективно спланировать маршрут, выдать водителю полный комплект документов на каждую точку и получить от него подтверждение выполненных deliveries. Бумажные списки неудобны, легко теряются и не дают оперативной обратной связи.
Что может 1С ERP?
Подсистема доставки включает функционал «Поручения экспедиторам». Это специальный документ, который объединяет несколько отгрузочных документов (реализаций) в одно задание для водителя-экспедитора, формируя для него маршрутный лист.
Суть подхода:
- Создание поручения: Менеджер (логист) создает новый документ «Поручение экспедитору» и добавляет в него список документов «Реализация товаров и услуг», которые нужно отвезти.
- Формирование маршрута: Система позволяет выстроить оптимальную последовательность адресов. Можно вручную изменить порядок следования.
- Комплект документов: К поручению автоматически прикрепляются все необходимые для отгрузки документы: накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты. Их можно распечатать одним комплектом.
- Отчет экспедитора: По возвращении экспедитор или менеджер может отметить в поручении, какие товары были доставлены, а какие возвращены (например, из-за отсутствия клиента). Это фиксирует факт выполнения.
- Связь с заказами на доставку: Если для реализаций были созданы заказы на доставку через сервисы, их статусы также обновляются при подтверждении доставки в поручении.
Преимущества подхода:
- Упорядочивание процесса: Все задачи для экспедитора собраны в одном цифровом документе.
- Экономия времени: Быстрое формирование полного пакета документов на весь рейс.
- Контроль исполнения: Четкая фиксация, что и кому было доставлено, что возвращено.
- Учет рабочего времени: Поручение может быть связано с учетом отработанного времени и пробега транспорта.
- Интеграция с учетом: Факт доставки напрямую влияет на закрытие документов реализации и состояние взаиморасчетов с клиентами.
Решение и рекомендации
- Создайте поручение: В разделе Склад и доставка -> Управление доставкой -> Поручения экспедиторам создайте новый документ.
- Заполните реквизиты: Укажите дату, экспедитора, транспортное средство.
- Добавьте реализации: В табличную часть добавьте документы «Реализация товаров и услуг», которые нужно доставить. Система подтянет адреса клиентов.
- Оптимизируйте маршрут: Отсортируйте строки в порядке следования по адресам.
- Распечатайте комплект: Сформируйте и распечатайте все документы для экспедитора.
- Закройте поручение: После рейса отметьте в документе, что доставлено, что нет. Проведите документ.
Итог простыми словами
Вместо листочка с адресами экспедитор получает в 1С «цифровой наряд-задание». В нем указано: 1) Заехать на склад и забрать товар по накладным №101, №102, №103. 2) Объехать трех клиентов в таком-то порядке. 3) К каждому клиенту приложены его накладная и счет. 4) После каждой точки отметить в телефоне или по возвращении: «вручил» или «не вручил». Все чисто, понятно, и бухгалтерия сразу видит, какие отгрузки закрыты.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Ежедневная развозка продукции небольшой оптовой компании
Ситуация: Каждый день со склада отгружается продукция 8-10 мелкооптовым покупателям в черте города. Развозит один водитель на машине компании.
Проблема: Водителю выдают пачку разрозненных бумажных накладных. Он может перепутать адреса, забыть взять подпись у кого-то из клиентов, неверно оформить возврат.
Решение: Утром менеджер в 1С создает «Поручение экспедитору» на все сегодняшние отгрузки, распечатывает единый маршрутный лист и комплект документов. Водитель отмечает выполнение в конце дня.
Результат: Водитель следует четкому маршруту, у клиентов есть все документы, возвраты оформляются аккуратно. Менеджер в реальном времени видит, какие доставки выполнены.