Вопрос пользователя: «В конце месяца директор спрашивает отчет по расходам на доставку. Приходится сводить данные из 1С (продажи) и из отчетов перевозчиков. Можно ли получить готовый отчет прямо из программы?»
Суть проблемы
Отсутствие встроенной аналитики по расходам на логистику приводит к рутине по сбору данных из разных источников (1С, счета от перевозчиков, Excel-файлы). Трудно оперативно оценить эффективность работы с разными перевозчиками, проанализировать структуру затрат или рассчитать стоимость доставки как процент от выручки.
Что может 1С ERP?
Хотя в предоставленном фрагменте не описаны специализированные отчеты, сама архитектура данных в 1С ERP создает мощную основу для анализа. Все заказы на доставку, их стоимость, перевозчики, тарифы и связанные документы-основания хранятся в структурированном виде. Это позволяет:
- Использовать стандартные отчеты («Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета») по счетам учета расчетов с перевозчиками.
- Строить пользовательские отчеты с помощью средств компоновки данных (СКД), агрегируя информацию из документов «Заказ на доставку».
- Анализировать связь с продажами, так как каждый заказ на доставку привязан к документам реализации.
Суть подхода (на основе возможностей системы):
- Централизованное хранение данных: Все суммы услуг по доставке, скидки, данные о плательщике фиксируются в документе «Заказ на доставку».
- Привязка к затратам: Стоимость доставки может быть отнесена на затраты организации или на конкретные заказы клиентов.
- Сравнение перевозчиков: По каждому перевозчику можно увидеть общее количество заказов, общую сумму затрат, средний чек за доставку.
- Анализ по направлениям: Можно группировать данные по городам или регионам доставки, чтобы увидеть наиболее затратные маршруты.
- Контроль скидок: В документах отображается предоставленная скидка, что позволяет анализировать эффективность договоров с перевозчиками.
Преимущества подхода (при условии настройки отчетов):
- Оперативность: Получение актуальных данных о расходах в реальном времени, а не в конце месяца по бумажным счетам.
- Глубина анализа: Возможность «копать» от общих сумм до конкретного заказа, клиента или товара.
- Интеграция с финансами: Логистические затраты сразу видны в контексте общей финансовой картины компании.
- Обоснование решений: Данные для выбора перевозчика или тарифа на основе исторической статистики.
Решение и рекомендации
- Настройте учет затрат: Убедитесь, что в документах заказов на доставку корректно заполняются статьи затрат и подразделения.
- Используйте стандартные отчеты по расчетам: Постройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчетов с контрагентами-перевозчиками.
- Создайте или закажите пользовательские отчеты: Разработайте в конфигурации или с помощью внешних обработок отчеты типа: «Расходы на доставку по перевозчикам и месяцам», «Средняя стоимость доставки на один заказ клиента», «Анализ выполнения сроков доставки».
- Анализируйте в связке с продажами: Настройте отчет, который показывает выручку от клиента и затраты на его доставку, чтобы оценивать рентабельность.
- Внедрите регулярный анализ: Поручите ответственному сотруднику (финансисту, логисту) еженедельно или ежемесячно готовить аналитическую сводку на основе данных 1С.
Итог простыми словами
1С в данном случае — это не готовый отчет, а отлично отсортированный склад данных. Все чеки от всех транспортных компаний (в цифровом виде) сложены здесь по полочкам: вот полка «СДЭК», вот «Деловые линии», а на каждой полке папки по месяцам. Чтобы получить отчет «Сколько потратили в январе», нужно просто попросить систему сложить все суммы из папки «Январь». А чтобы сравнить двух перевозчиков — сложить суммы с двух разных полок. При должной настройке система сама сделает эти расчеты в виде понятной таблицы или графика.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Ежемесячный отчет для руководства
Ситуация: Каждый месяц финансист тратит день на сбор данных по доставке из счетов-фактур и сводок из 1С.
Проблема: Процесс трудоемкий, возможны арифметические ошибки, данные не всегда актуальны на дату отчета.
Решение: В 1С настроен пользовательский отчет «Расходы на логистику». Финансист в первый день месяца открывает его, выбирает период «прошлый месяц», и система выдает готовую таблицу с разбивкой по перевозчикам, статьям затрат и подразделениям, а также динамику в сравнении с предыдущим месяцем.
Результат: Время подготовки отчета сократилось с 8 часов до 15 минут. Руководство получает информацию в первый рабочий день месяца.