Многие владельцы микропредприятий думают: «У нас всего 5-7 человек в команде, пара десятков клиентов. Зачем выстраивать систему? Это для больших компаний!».
Правда заключается в том, что на ранних этапах система экономит больше всего ресурсов.
История из практики:
Ко мне обратился владелец небольшой пекарни, они открыли её с женой во время ковида. Объём производства составлял — до 15 пирогов в день. Его запрос был в том чтобы автоматизировать контроль заказа, производства и доставки.
Казалось бы:
- простые процессы,
- команда — три человека,
- обороты небольшие,
но даже на этом этапе они сталкивались с:
- постоянными «ручными» правками заказов,
- путаницей в очерёдности выпечки,
- задержкой доставок из‑за несогласованности действий
- и как следствие стрессом от ежевечернего подсчёта прибыли и убытков.
Можно было бы сказать, что это "горе предприниматели", но практика показывает: подобные проблемы встречаются у большинства компаний на этапе увеличения нагрузки.
Стоимость автоматизации превышала двухмесячную прибыль. Тем не менее клиент оплатил в тот же день.
Мой клиент оказался предпринимателем с многолетним опытом и множеством успешных бизнесов. На своём опыте он знал:
❗️Время собственника, которое тратится на контроль, стоит в разы дороже и отнимает фокус от задач развития.
❗️Ошибки команды несут в себе в первую очередь репутационные риски: один негативный отзыв — минус 3–5 клиентов.
❗️Хаос на этапе роста обойдётся в разы дороже, чем профилактика.
Почему же система нужна даже «семейному делу»?
Помните детскую мудрость? «Порядок не там, где не разбрасывают, а там, где всё складывают на свои места».
В бизнесе это значит :
🧩Описывать процессы — даже простые действия нужно фиксировать. Кто, что, когда делает?
🧩Устанавливать правила — как принимать решения, если возник спор или нестандартная ситуация?
🧩Настраивать превентивный контроль — где «точки проверки», чтобы поймать ошибку до клиента?
🧩Следить за документацией — чтобы новый сотрудник (или партнёр) вошёл в ритм за 1–2 дня.
Без этого: каждый день — импровизация, бизнес «в головах» ваших сотрудников, а не в процессах, вы становитесь зависимыми от людей которые на вас работают и теряете контроль над собственным делом, рост = масштабирование, в первую очередь хаоса.
С чего начать микропредприятию? 3 шага
1. Опишите совместно с командой ключевые процессы компании:
- на одном листе в формате Блок-схемы опишите пошагово как у вас все устроено, от получения заказа, до получения отзыва от клиента.
- Раскрасьте красным блоки где требуется особый контроль.
- Над каждым блоком напишите кто ответственный за этот процесс.
- Повесьте схему на самое видное место, чтобы у всей команды был всегда к ней доступ.
2. Установите 3 правила для задач:
- Кто ставит задачу?
- Как она передаётся (мессенджер, устно, табличка)?
- Когда считается выполненной (чек‑лист, подпись, отметка)?
3. Составьте краткие чек‑листы по должностям
Цель: чтобы каждый чётко понимал свои зоны ответственности, что делает коллега и где «стыки» между ролями, кто подхватывает задачу на переходе.
Что включить в чек‑лист:
- 3–5 ключевых действий сотрудника за день/неделю;
- критерии качества для каждого действия;
- точки передачи задачи другому;
- контакты для согласования.
В результате команда получит:
✅отсутствие «слепых пятен» — никто не скажет «я думал, это делает другой».
✅Чёткие границы ответственности.
✅Ускоренную адаптацию новичков — чек‑лист заменяет объяснения.
✅Прозрачность процессов — видно, где процесс «пробуксовывает».
Подводя итоги:
Система — не «усложнение», а инструмент, который: защищает от хаоса и делает бизнес устойчивым и управляемым даже в кризисы.
Начать можно с одного процесса, трёх правил и чек‑листа на полстраницы.