Вопрос пользователя: «Мы переименовали проект и решили разбить его иначе. Как в 1С перенести уже накопленные затраты со старой темы на новую?»
Суть проблемы
В процессе работы над проектами часто происходят изменения: перепланировка, слияние или разделение задач. Бухгалтерский учет должен гибко следовать за этими изменениями. Нельзя просто удалить старый этап — вместе с ним «пропадут» все учтенные затраты. Необходим механизм, который позволяет корректно, с полным аудитом, перенести сумму накопленных расходов с одной аналитики (этапа) на другую, сохранив при этом всю историю.
Что может 1С ERP?
Для этой цели используется документ «Признание расходов по исследованиям и разработкам» с типом операции «Завершение этапов исследований и разработок». В этом документе предусмотрен специальный «Вид признания расходов» — «Перенос на другую тему».
При выборе этого вида система позволяет:
- Указать в той же строке новый этап (тему), на который нужно перенести затраты. Это должен быть элемент из того же справочника «Темы, этапы...».
- Автоматически сформировать проводки, которые снимут накопленные затраты со счета учета старого этапа и отнесут их на счет нового этапа.
- Важно: поддерживается перенос только полной суммы накопленных расходов по этапу. Дробный перенос части суммы стандартным документом не предусмотрен.
Решение и рекомендации
- Подготовьте новую аналитику: Убедитесь, что в справочнике «Темы, этапы...» создан новый элемент (этап или тема), на который нужно перенести затраты.
- Создайте документ переноса: В рабочем месте «Завершение тем, этапов» найдите старый этап и нажмите «Оформить завершение». Либо создайте документ «Признание расходов...» вручную.
- Выберите вид признания: В открывшемся документе на вкладке «Отнесение расходов» для бухгалтерского и/или управленческого учета установите вид признания «Перенос на другую тему».
- Укажите новый этап: В появившемся поле выберите из справочника новый элемент, на который нужно перенести затраты.
- Проведите и закройте месяц: После проведения документа выполните регламентную операцию «Признание расходов по исследованиям и разработкам» в рамках закрытия месяца. Система выполнит перенос.
Итог простыми словами
Перенос затрат в 1С — это как перекладка яблок из одной корзины в другую с обязательной записью в журнале: «Столько-то яблок из корзины «Старый проект» переложены в корзину «Новый проект». Система гарантирует, что яблоки (затраты) не потеряются и их перемещение будет официально задокументировано.
Типичные сценарии использования
- Сценарий: Реорганизация большого НИОКР после смены руководителя
Ситуация: Проект по созданию новой платформы был разделен на два независимых подпроекта: «Бэкенд» и «Фронтенд». Затраты за полгода копились на общей теме «Платформа Х».
Проблема: Необходимо разделить накопленные 2 млн руб. поровну между двумя новыми подпроектами.
Решение: Создаются два новых этапа: «НИОКР: Бэкенд платформы Х» и «НИОКР: Фронтенд платформы Х». Документом «Признание расходов...» оформляется два переноса: сначала 1 млн руб. со старой темы на «Бэкенд...», затем еще 1 млн руб. на «Фронтенд...». В комментарии можно указать основание: «Распределение по приказу №...».
Результат: Затраты корректно перенесены на новые аналитики. Учет по новым подпроектам начинается не с нуля, а с унаследованной части бюджета.