Вопрос пользователя: «Когда мы перевозим товар между своими складами, он же какое-то время находится в дороге. Почему в 1С ERP нельзя отразить этот период как «товар в пути» для внутренних операций?»
Суть проблемы: Пользователь, знакомый с учетом внешних поставок, ожидает аналогичного механизма для внутренних перемещений. Он хочет видеть, что товар уже списан с одного склада, но еще не приходован на другой, чтобы понимать объем активов, находящихся в логистическом процессе. Однако для внутренних операций такой подход противоречит принципам управленческого и регламентированного учета.
Что может 1С ERP? Система сознательно не поддерживает учет товаров в пути для операций внутреннего перемещения. Это не недостаток, а важное учетное правило, встроенное в логику 1С:ERP. Все внутренние перемещения должны отражаться в рамках одного отчетного периода (например, одного дня), и разница во времени между отгрузкой и приемкой для учета принципиального значения не имеет.
Суть подхода:
- Принцип одного периода: Предполагается, что отгрузка со склада отправителя и оприходование на складе получателя происходят условно одновременно с точки зрения закрытия периода. Это нужно для корректного расчета остатков и финансового результата каждого подразделения на конец дня/месяца.
- Контроль по статусам: Для оперативного контроля, где именно находится товар, используются статусы документа («Отгружено», «Принято»). Они дают информацию для менеджеров, но не создают отдельной учетной записи «Товары в пути» в бухгалтерском смысле.
- Фиксация факта: Если товар физически в пути на конец периода, рекомендуется либо ускорить его приемку, либо, в исключительных случаях, вернуть его на склад-отправитель и отразить операцию в следующем периоде.
Преимущества подхода:
- Простота и ясность учета: Не создается сложных временных разниц и промежуточных счетов.
- Контроль за дисциплиной: Требует от сотрудников своевременного оформления приемки, что повышает ответственность.
- Корректность отчетности: Остатки на складах и в целом по компании на отчетную дату всегда отражают реальное положение дел (либо здесь, либо там).
Решение и рекомендации
- Организуйте логистику и документооборот так, чтобы факт приемки оформлялся в тот же день, что и отгрузка.
- Используйте мобильные устройства для оформления приемки сразу upon arrival, не дожидаясь возвращения в офис.
- Для понимания, что товар находится в процессе доставки, используйте отчеты и фильтры по статусам документов («Отгружено, но не Принято»), а не счета учета.
- Если товар застрял в пути на стыке периодов, обсудите с бухгалтерией, как корректно оформить эту ситуацию, не нарушая принципа (например, оформив возврат).
Итог простыми словами: Внутреннее перемещение — это не поставка от независимого поставщика. Это как переложить папку из одного ящика своего стола в другой. С точки зрения учета имущества на вашем столе (в компании) папка никуда не исчезала и не появлялась, она всегда была у вас. «Товары в пути» — это когда вы отправили папку курьером в другую фирму: с вашего стола она ушла, но на стол коллеги еще не прибыла. Внутри своей фирмы такого понятия нет.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Вечером 31 декабря товар отгружен с основного склада в магазин. По правилам компании, чтобы остатки на 1 января были корректными, водитель-экспедитор обязан дождаться, пока кладовщик магазина примет товар и оформит приемку в системе до полуночи. Если не успевает, товар возвращается на основной склад, и операция переносится на январь.
- Сценарий: Логист видит в отчете «Состояние выполнения» список всех документов перемещения со статусом «Отгружено», но без статуса «Принято». Это его оперативный список «грузов в пути», за которыми нужно проследить, но в балансе компании эти товары все еще числятся на складе-отправителе.