Вопрос пользователя: «Почему нельзя сразу списать товар? Зачем его сначала резервировать и согласовывать? Это же для внутренних нужд, не для продажи.»
Суть проблемы: Бесконтрольное списание товаров «под внутренние нужды» — один из основных каналов необоснованных расходов и хищений. Дорогостоящие материалы или инструменты могут быть списаны под видом мелких хозяйственных нужд без всякого контроля. Нужен механизм, который предотвратит нецелевое использование активов до момента фактической выдачи.
Что может 1С ERP? Система вводит предварительный этап — «Заказ на внутреннее потребление» со статусом «На согласовании». Пока заказ находится в этом статусе, он не создает движений по складу и не резервирует товары (кроме одного специального случая). Это «замороженная» заявка, которая ждет одобрения ответственного лица (руководителя подразделения, начальника отдела снабжения).
Суть подхода:
- Барьер для несанкционированных закупок: Заказ в статусе «На согласовании» блокирует автоматическое формирование потребности в закупке дорогих товаров. Пока заявку не согласуют, система «не видит» ее как реальную потребность.
- Контроль до резервирования: Согласование происходит до того, как товар будет зарезервирован и выведен из свободного остатка. Это позволяет руководителю отклонить или скорректировать заявку.
- Исключение — резерв на складе: Для действия «Резервировать на складе» движение все же происходит, чтобы «удержать» конкретный товар из имеющегося в наличии, но сама операция списания все еще не оформлена.
- Переход в работу: Только после согласования заказ переводится в статус «К выполнению», и по нему можно оформлять фактическое списание («Внутреннее потребление»).
Преимущества подхода:
- Финансовая дисциплина: Руководитель контролирует все списания, особенно на крупные суммы.
- Планирование закупок: Служба снабжения видит только согласованные потребности, что делает план закупок реалистичным.
- Предотвращение злоупотреблений: Усложняет схему необоснованного списания товаров.
Решение и рекомендации
- Настройте в компании обязательный workflow: любое списание, особенно на дорогостоящие позиции, должно начинаться с Заказа на внутреннее потребление.
- Назначьте ответственных за согласование таких заказов (например, по статьям затрат или сумме).
- Объясните сотрудникам, что заказ в статусе «На согласовании» — это всего лишь заявка, а не разрешение на получение товара.
- Кладовщик должен выдавать товары только на основании заказа в статусе «К выполнению» или уже оформленного документа «Внутреннее потребление».
Итог простыми словами: Статус «На согласовании» в заказе на внутреннее потребление — это как виза руководителя на служебной записке. Вы написали записку «Прошу выдать ноутбук для нового сотрудника». Пока руководитель не поставил свою подпись (согласование), в отделе IT эту записку даже в работу не примут. А после подписи она становится законным основанием для выдачи имущества.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Инженеру для проекта требуется специальный дорогостоящий измерительный прибор со склада. Он создает заказ на внутреннее потребление. Пока заказ «На согласовании», система не резервирует этот прибор. Заказ попадает на согласование к техническому директору. Тот, оценив необходимость, согласовывает заказ. Только после этого прибор резервируется, и инженер может его получить.
- Сценарий: Отдел маркетинга хочет списать 50 фирменных толстовок для промо-акции. Заказ попадает на согласование финансовому директору, который может запросить обоснование или скорректировать количество, прежде чем товар будет зарезервирован и списан.