С 1 января 2026 года в России вступили в силу изменения в сфере электронного документооборота. Новые правила затронут как компании, так и индивидуальных предпринимателей, а для отдельных категорий бизнеса ЭДО с 2026 года станет обязательным.
В этой статье разберём, кому нужно переходить на ЭДО и какие изменения в электронных документах вступают в силу.
Кому обязательно переходить на ЭДО с 2026 года?
В общем случае электронный документооборот по-прежнему можно применять добровольно. Однако перечень сфер, в которых использование ЭДО обязательно, продолжает расширяться.
Если в 2025 году обязательный ЭДО действовал преимущественно для операций с маркированными и прослеживаемыми товарами, то с 2026 года обязательный электронный документооборот затронет и сферу грузоперевозок.
ЭДО для маркированных товаров
Обязанность использовать ЭДО при работе с маркированными товарами действует уже сейчас и сохраняется в 2026 году.
Перечень товаров, подлежащих обязательной маркировке, утверждён распоряжением Правительства от 28.04.2018 № 792р и регулярно дополняется. Даже если конкретного товара пока нет в списке, он может быть включён в него в ближайшее время.
Актуальную информацию о действующих требованиях и пилотных проектах можно найти на сайте системы Честный знак.
Также можно проверить товар на обязательность маркировки по коду ТН ВЭД или ОКПД2.
ЭДО для прослеживаемых товаров
Система прослеживаемости товаров предназначена для контроля движения определённых видов импортной продукции на территории России и стран ЕАЭС. Государство отслеживает путь товара с момента ввоза до его реализации конечному потребителю либо утилизации.
Перечень прослеживаемых товаров утвержден постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110.
Операции с такими товарами в общем случае оформляются через ЭДО.
Исключения, при которых допускается бумажный документооборот:
- продажи физическим лицам;
- сделки с самозанятыми;
- экспортные операции.
ЭДО в логистике
Одно из ключевых изменений — обязательный ЭДО в сфере грузоперевозок.
С 1 сентября 2026 года все документы, связанные с перевозкой грузов, в общем случае должны оформляться в электронном виде (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ).
Минтранс планирует утвердить перечень исключений, при которых использование бумажных документов будет допустимо.
Однако в целом в 2026 году ЭДО станет обязательным для всех, кто отправляет или перевозит грузы.
Новые форматы электронных документов в 2026 году
Отмена приказов № 551 и 552 и переход на УПД 5.03
С 1 января 2026 года утрачивают силу приказы ФНС № 551 и № 552, которые утверждали форматы:
- электронного акта выполненных работ (оказанных услуг);
- электронной товарной накладной (ТОРГ-12).
Использовать эти форматы по ЭДО можно только до 1 января 2026 года. После этой даты у бизнеса есть три варианта:
- Перейти на электронный УПД версии 5.03.
УПД объединяет в себе первичные документы (отмененные ТОРГ-12 и акты) и счет-фактуру. Этот вариант позволяет и дальше оформлять первичку по ЭДО, только вместо двух документов понадобится заполнить всего один. - Использовать неформализованные варианты ТОРГ-12 и акта выполненных работ
Такие документы создаются в произвольном формате, а передаются по ЭДО в виде PDF, DOCX, скана или другого файла, однако такие документы не принимаются ФНС. - Использовать бумажные ТОРГ-12 и акты выполненных работ.
Как и раньше, их можно подписывать и заверять печатью на бумаге и отправлять по почте.
Новые реквизиты в счете‑фактуре с 2026 года
- Поправка в п. 6 ст. 169 НК РФ касается счетов-фактур, выставленных и подписанных индивидуальным предпринимателем или его уполномоченным. В таких счетах-фактурах больше не нужно указывать реквизиты свидетельства о госрегистрации ИП. Его заменяют новые обязательные реквизиты — ОГРНИП и дата его присвоения.
Какие изменения в ЭДО находятся на рассмотрении
Переход на универсальные сообщения
Когда: с 1 апреля 2026, если проект примут.
Что изменится:
Планируется отменить извещение о получении и уведомление об уточнении. Вместо них будет использоваться универсальное сообщение (УС). Такие сообщения будут использовать при обмене документами по ЭДО — в частности, счетами-фактурами, УПД и неформализованными файлами. Электронная подпись для отправки УС не требуется.
Обновленные форматы УКД и корректировочного счета‑фактуры
Когда: с 1 июля 2026, если проект примут.
Что изменится:
ФНС предлагает обновить форматы:
- универсального корректировочного документа (УКД);
- УКД, который совмещен с корректировочным счетом-фактурой (КСФ).
- корректировочного счета-фактуры.
В новых электронных формах этих документов учтут следующие реквизиты:
- стоимость прослеживаемых товаров;
- новые ставки НДС 5% и 7% для УСН, которые ввели с 2025 года;
- новые ставки НДС 22%, 22/122%, 18,03% для УСН, которые ввели с 2026 года.
До 1 июля 2026 года допускается использование как старых, так и новых форматов УКД и КСФ.
Новые требования к содержанию МЧД
Когда: в 2026 году, сроки уточняются — проект находится на обсуждении.
Что изменится:
Предлагается скорректировать п. 2 приказа Минцифры от 18.08.2021 № 857 по ряду подпунктов:
- Указание паспортных данных в доверенности станет необязательным.
- Обязательно указывать срок действия доверенности. До внесения изменений срок указывается при наличии.
- Сведения о доверителе смогут указывать не только юрлица, но и филиалы, представительства и иные обособленные подразделения юрлица.
- Помимо идентификатора полномочия указывать также и его наименование.
- Если в классификаторе полномочий нет соответствующего идентификатора полномочий, то следует их указать в виде текста.
Отмена обязательных приглашений к ЭДО в роуминге
Когда: в 2026 году, сроки уточняются.
В чем суть: ФНС рассматривает возможность отмены обязательных приглашений для начала обмена документами в роуминге. Обсуждается вариант, при котором бизнес сможет сам выбирать — направлять приглашение или сразу начинать электронный обмен.
Больше новостей - в Telegram-канале WSS-Consulting.
Статья подготовлена на основе источников:
ЭДО в 2026 году: главные изменения
Обзор изменений в ЭДО на 2026 год