Как управлять портфелем проектов

В условиях жёсткой конкуренции компании вынуждены одновременно вести множество проектов, и общий успех напрямую зависит от способности эффективно ими управлять.

Ожидается, что объём рынка управления портфелем проектов будет стремительно расти в ближайшие несколько лет, а к 2029 году он достигнет 9,66 млрд долларов США при совокупном годовом темпе роста в 11,5%.

Разбираемся, как эффективно управлять портфелем проектов с помощью автоматизации и технологий искусственного интеллекта, рассматриваем кейсы компаний и подходящие решения на рынке.

Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы». Занимается автоматизацией проектного управления в крупных компаниях из разных сфер.

Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Помогает компаниям повысить эффективность портфельного управления с помощью технологий ИИ.

Управление портфелем проектов (PPM) — это подход, который используют для расстановки приоритетов и координации работы над множеством проектов одновременно.

Это помогает выстраивать деятельность компании в соответствии со стратегическими целями бизнеса, эффективно распределять имеющиеся ресурсы и гарантировать, что все проекты будут реализованы своевременно и без превышения запланированного бюджета.

Управление проектами и управление портфелем проектов: в чём разница

Проектный менеджмент и управление портфелем проектов — это два разных подхода.

Проектный менеджмент направлен на эффективную реализацию конкретного проекта: контролирует соблюдение временных рамок, финансовых ограничений, распределение ресурсов и поддержание требуемого качества.

Управление портфелем проектов работает одновременно со всеми проектами компании на системном уровне:

• синхронизирует и повышает эффективность текущих инициатив;
• отбирает проекты, которые стоит запустить в первую очередь;
• расставляет приоритеты и распределяет ресурсы с учётом эффективности инвестиций;
• анализирует риски и потенциальную отдачу от вложений;
• способствует достижению стратегических целей компании.

Зачем автоматизировать PPM: 6 причин

Автоматизация PPM позволяет:

• Стратегически управлять портфелем и оптимизировать его. Система позволит выравнивать все проекты в соответствии с единой стратегией, приоритизировать инициативы и отбирать только нужные из них, объединять проекты в группы для анализа зависимостей, использования накопленного опыта и устранения дублей, балансировать риски внутри групп, а не только внутри одного проекта, максимизировать совокупную выгоду от инициатив.
• Обеспечивать высокую управляемость и прозрачность. С помощью единого дашборда руководитель получит мгновенный доступ к актуальной информации по портфелю: статусы инициатив, риски, KPI, загрузку команд. У менеджера не будет необходимости собирать все эти данные вручную из разных источников.
• Оптимально распределять ограниченные ресурсы между проектами и группами проектов. Система подсветит степень загрузки команд, наличие ресурсов и позволит определить приоритетные направления. Это поможет избежать ситуаций, когда ключевые специалисты перегружены на одних проектах, а другие простаивают из-за нехватки людей или средств.
• Сокращать операционные издержки. Автоматизация отчётности, сбора данных, уведомлений и согласований освободит до 30−40% времени проектных офисов. Его можно использовать для стратегического планирования, улучшения процессов и анализа возможных рисков.
• Сформировать единое информационное пространство и стандартизацию. Все инициативы будут вестись по единым шаблонам и методологиям, исчезнет хаос из excel-таблиц, почты и разрозненных систем. Новые участники быстрее будут входить в проекты, снизится зависимость от конкретных людей.
• Получать актуальные данные для принятия стратегических решений. Накопленная история проектов позволит анализировать эффективность, прогнозировать сроки и бюджеты с большей точностью, выявлять паттерны успеха и провала. Руководители получат инструмент для обоснованного выбора инициатив и формирования сбалансированного портфеля.

Как должна выглядеть система управления портфелем проектов

Системы PPM должны помочь повысить управляемость, предсказуемость и прозрачность портфеля, а также держать фокус на стратегических целях компании и оптимизировать её ресурсы. Давайте рассмотрим подробнее, что обязательно должна уметь такая система в 2025 году.

Управление портфелем проектов

Система должна позволять:

• собирать актуальную информацию по портфелю — отображать все проекты со статусами, этапами, бюджетами, ресурсами и рисками в режиме реального времени;
• управлять рисками внутри портфеля и групп проектов, а не только внутри одной инициативы;
• приоритизировать и группировать проекты по стратегическим целям, бизнес-кейсам и ожидаемому возврату инвестиций;
• формировать детальную отчётность и дашборды по инициативам, которые будут доступны для всех заинтересованных лиц;
• согласовывать и вносить изменения по портфелю, уведомлять о статусах и событиях;
• вести и хранить всю документацию с доступом по регламентам и стандартам;
• автоматически создавать задачи и контролировать ключевые этапы;
• масштабировать процессы под рост числа проектов и команд;
• поддерживать мобильные устройства для удалённого доступа;
• настраивать интеграцию с внешними системами.

В «Первой Форме» можно управлять портфелями проектов: отслеживать этапы и задачи, консолидировать данные по маржинальности, контролировать сроки

Управление ресурсами

Решение должно позволять:

• управлять человеческими и материальными ресурсами — прогнозировать загрузку, перераспределять ресурсы между инициативами с учётом текущего прогресса и приоритетов;
• поддерживать коммуникацию между членами команд и стейкхолдерами;
• предупреждать о перегрузках и конфликтах ресурсов между проектами;
• управлять доступами и ролями с учётом уровней ответственности.

Вот так из табеля трудозатрат в «Первой Форме» можно перейти в конкретные задачи

Управление финансами

Для портфельных менеджеров важно, чтобы система позволяла контролировать бюджеты инициатив на разных этапах и отслеживать маржинальность. В ней должны быть следующие функции:

• разработка и онлайн-обновление финансовых паспортов;
• создание и контроль графиков платежей;
• уведомления о потенциальных перерасходах бюджета;
• механизмы промежуточного расчёта с исполнителями;
• возможность интеграции с учётными системами, например, с 1С по счетам и оплатам.

Вот так выглядит управление финансами по проекту в «Первой Форме»: показатели автоматически обновляются, когда сотрудники вносят фактические трудозатраты

Управление рисками

Пользователи системы должны иметь возможность:

• анализировать и контролировать риски портфеля с помощью цветовых индикаторов;
• проводить сценарный анализ «what if» для прогноза последствий различных вариантов распределения ресурсов и изменений;
• предотвращать и оперативно решать проблемы по проектам с помощью автоматического обновления данных портфеля;
• выделять и оценивать риски по единым шкалам и с понятными триггерами эскалации;
• вести реестр изменений и их воздействие на общий портфель;
• контролировать выполнение корректирующих действий и оповещать о них.

В «Первой Форме» риски отображаются в виде светофора

Как ИИ повышает эффективность управления портфелем проектов

Искусственный интеллект позволяет моментально анализировать данные, что даёт портфельным менеджерам возможность делать более обоснованные выводы при инвестировании и избегать ошибок.

Прогнозируется, что к 2027 году объём мирового рынка ИИ в управлении проектами достигнет 4,8 млрд долларов США, что свидетельствует о быстрой интеграции этой технологии в саму суть ведения бизнеса.

Кроме того, в последнее время набирают популярность ИИ-агенты. Опрос компании IBM среди топ-менеджеров разных стран показал: 86% респондентов считают, что именно благодаря ИИ-агентам бизнес станет эффективнее уже к 2027 году.

ИИ-агент — это автономный цифровой помощник. Он способен без вмешательства человека обрабатывать и анализировать корпоративные данные компании, принимать обоснованные решения и выполнять необходимые действия для достижения поставленных целей.

Специалисты «Первой Формы» сделали использование ИИ-агентов доступным для всех — без глубоких знаний в программировании можно генерировать алгоритмы для таких цифровых помощников из существующих должностных инструкций.

Например, в low-code BPM-системе «Первая Форма» можно настроить агентов, которые будут:

• делать саммаризацию по портфелю задач — с заданной периодичностью агенты будут «ходить» по задачам, изучать комментарии, статусы, дедлайны и их выполнение, а затем формировать сжатый отчёт по портфелю;
• планировать, прогнозировать и распределять ресурсы — анализировать возможности команды и требования проектов для оптимального распределения человеческих и материальных ресурсов на основе исторических данных;
• прогнозировать риски и проблемы с помощью анализа исторических данных, текущих метрик и внешних факторов;
• оптимизировать бюджет портфеля — анализировать расходы, прогнозировать затраты и предлагать перераспределение бюджета между проектами для наибольшей эффективности;
• автоматизировать отчётность — собирать данные из различных систем, создавать персонализированные дашборды и автоматически генерировать отчёты для стейкхолдеров разных уровней.
• планировать временные рамки — анализировать зависимости между проектами, критические пути и доступность ресурсов для создания реалистичных и оптимизированных временных планов;
• выявлять синергии и конфликты — идентифицировать возможности для совместного использования ресурсов, знаний или результатов между проектами, а также выявлять потенциальные конфликты;
• управлять изменениями — оценивать влияние предлагаемых изменений на весь портфель проектов, моделировать сценарии и рекомендовать оптимальные решения по одобрению или отклонению изменений.

Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»

Примеры выше — это единичные кейсы, любой из них можно адаптировать под конкретный запрос компании.
«Первая Форма» — это low-code платформа, и агентов мы создавали в той же парадигме. Это кубики, из которых можно самостоятельно собрать процесс, который вы захотите.
Мы активно пользуемся этим со стороны внедрения. Не обязательно быть технически подкованным в агентах или разработке какого-то бэкенда, чтобы использовать такую систему.

Кейсы: как компании управляют портфелем проектов

Если не автоматизировать управление портфелем проектов или сделать неправильный выбор решения, то это может привести к серьёзным проблемам.

Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы»

Без подходящего решения для автоматизации сложно одновременно контролировать множество проектов, что влияет на качество принятия стратегических решений. Проектные офисы не так оперативно реагируют на риски и адаптацию к разным ситуациям, ресурсы распределяются неэффективно, сроки срываются, а общая прибыльность портфельной деятельности падает.
Из-за этого всегда существует риск потерять конкурентные преимущества и столкнуться с повышенными издержками.

Давайте посмотрим, как крупные компании из разных сфер автоматизировали управление портфелем проектов, и что из этого вышло.

«ВкусВилл». Сеть компании насчитывает уже более 1,5 тыс. торговых точек. Быстро расширить масштабы деятельности помогла автоматизация управления портфелем проектов.

Данный подход позволил:

▪ оценивать общее количество магазинов в отдельных локациях и предсказывать эффективность открытия новых точек;
▪ оперативно подбирать подходящие помещения, при этом менеджеру по развитию территории не обязательно находится на месте — все характеристики с прилагаемыми фото он получает на смартфон;
▪ формировать базу данных, в которую включаются и те помещения, которые в данный момент не подошли, но вполне могут понадобиться в будущем;
▪ оптимизировать деятельность юридического блока по согласованию заявок и заключению договоров;
▪ разрабатывать наиболее оптимальный цикл подготовки помещения от замеров и строительно-монтажных работ до схемы расстановки оборудования и оформления торговых залов.

Госпрограмма «Цифровая экономика РФ». Программа охватывала пять ключевых направлений развития экономики и технологий и включала около 800 взаимосвязанных мероприятий.

Автоматизация портфельного управления позволила:

▪ создать иерархическую структуру Программы;
▪ обеспечить прозрачность и контроль выполнения мероприятий на всех уровнях;
▪ сократить время на подготовку отчётов и принятие стратегических решений;
▪ повысить эффективность взаимодействия участников за счёт создания единой информационной среды;
▪ создать инструмент для оперативной корректировки планов.

АО «Банк Синара». Службе безопасности банка потребовалось оптимизировать взаимодействие между подразделениями и автоматизировать рутинные операции для более оперативного реагирования на бизнес-угрозы.

Благодаря автоматизации:
▪ время обработки заявок сократилось до 90%;
▪ скорость реакции на инциденты увеличилась на 55%;
▪ ошибки в отчётности снизились с 15% до 2% благодаря интеграции с BI-аналитикой;
▪ на 25% выросла эффективность взысканий;
▪ время на формирование отчётов сократилось с 8 часов до 1 клика.

Как выбрать решение для автоматизации: сравниваем разные системы

При выборе платформы для автоматизации предпочтение следует отдать решению, которое сможет обеспечить результативное управление всем проектным портфелем, а именно:

▪ наладит единую систему координации;
▪ обеспечит инструментами для планирования, контроля рисков и оптимального распределения доступных ресурсов;
▪ даст возможность отслеживать процессы и оценивать проекты по различным параметрам;
▪ будет удобной и понятной в работе — с лёгким для освоения интерфейсом.

В 2025 году «Первая Форма» заняла второе место в рейтинге систем управления проектами от CNewsMarket.

Аналитики CNewsMarket обращают внимание на любопытную динамику рынка. Три года назад в сегменте ИСУП доминировали иностранные продукты — Microsoft Project, Oracle и Atlassian. Но результаты прошлого года продемонстрировали, что отечественное программное обеспечение сейчас востребовано не только в госсекторе, но и среди крупных коммерческих компаний.

Предлагаем вам изучить сравнение возможностей зарубежных и российских систем, которые подойдут для управления портфелем проектов:

Скачать полную версию сравнения можно здесь.

Подводим итоги: как понять, что нужно вашей компании

Сегодня одни компании нуждаются в сосредоточении на отдельных проектах и и их деталях, другие — в комплексном контроле и координации множества инициатив. Чтобы определить, какой способ управления лучше соответствует специфике вашей компании, нужно оценить масштаб проектов и степень их взаимосвязи.

Портфельное управление идеально подойдёт тем, у кого много проектов, требующих согласования между собой и грамотного распределения ресурсов.

А если вы работаете с отдельными инициативами, где важно сконцентрироваться на конкретных задачах и дедлайнах, то проектный менеджмент подойдёт больше.

Хотите грамотно управлять проектами в портфеле?
Переходите на сайт и оставляйте заявку.

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма»?

Это «коробка» на базе low-code BPM-системы, где уже настроены все процессы. Специалисты «Первой Формы» могут адаптировать их под вашу специфику и расширить набор инструментов.

Решение позволяет управлять инициативами любого масштаба — от небольших проектов до PPM. Более подробно о возможностях можно прочитать тут.

Есть ли мобильная версия?

Да, и оно полностью дублирует по возможностям веб-версию. Более подробная информация о мобильном приложении находится здесь.

Заменяет ли «Первая Форма» такие зарубежные решения, как Microsoft Project, Jira, Redmine и Trello?

Да, полностью заменяет.

Как быстро можно внедрить решение?

Средние сроки внедрения «коробки» без дополнительных настроек составляют от 2 до 4 недель. Всё остальное зависит от сложности процесса и объёма работ.

Сколько это стоит?

Цена складывается из стоимости лицензий, объёма работ и технической поддержки. Более подробно о ценах можно прочитать здесь.

Можно ли интегрировать решение с другими системами?

Да, с любыми внешними системами по REST API.

Можно ли развивать систему самостоятельно?

Конечно, это возможно после прохождения обучающего курса.