Эта статья текстовая расшифровка видео из цикла Диалоги о КЭДО .
Айрат Сибгатуллин
директор продукта Directum HR Pro
Григорий Анонов
солюшен-менеджер Directum HR Pro
Айрат Сибгатуллин:
Многие организации задумываются о переходе на кадровый электронный документооборот. На мой взгляд, первостепенным здесь должен стать вопрос для чего мы внедряем КЭДО? Чтобы обсудить это, я пригласил в студию Григория Анонова, солюшен-менеджера Directum HR Pro.
Гриша, скажи, пожалуйста: ты ежедневно работаешь с нашими потенциальными клиентами, можешь помочь выявить болевые точки в кадровых процессах?
Григорий Анонов:
Давайте представим, что мы пришли к врачу, а он сразу выписывает лекарство, даже не спросив, что именно болит и как давно. Это плохой врач. Мы не хотим быть плохими врачами для наших клиентов, поэтому сначала всегда ищем корень проблемы, боль кадровой службы.
В этом и заключается суть подхода solution selling: в диалоге с заказчиком мы задаем вопросы, учитывая его сферу, опыт, отрасль. Стараемся понять, почему бизнес хочет внедрить КЭДО и что произойдет, если этого не сделать.
Недавно мы общались с HR-директором крупной строительной компании. Со слов специалиста, HR-менеджеры до 30% рабочего времени тратят только на исправление ошибок в заявлениях и приказах и на ручной ввод данных в учетную систему. На стратегические задачи у них просто не остается ресурсов.
По сути, специалисты завязли в рутине. Многие выгорают и задумываются об увольнении. Мы разобрали ситуацию и увидели, что ключевая проблема в обработке кадровых документов и отсутствии интеграции с учетной системой. Предложили внедрение Directum HR Pro. Уже через месяц время обработки заявлений и кадровых документов сократилось примерно на 70%, а ошибки были полностью исключены.
Айрат Сибгатуллин:
Ну и те несчастные HR-менеджеры, которые тратили 30% своего времени на исправление ошибок, стали счастливее.
Наверное, симптомов существует огромное количество. Можешь ли ты привести наиболее типовые, которые чаще всего выявляете в беседах с клиентами?
Григорий Анонов:
Первое частая потеря или порча документов. Приходится переписывать заявления, заново готовить и подписывать приказы. Если ошибка обнаружена уже после согласования, вся процедура начинается сначала. Теряются данные по сотрудникам, что может иметь серьезные последствия. Вторая проблема забывчивость. Руководители упускают из виду документы, из-за чего процессы зависают .
Расскажу случай. Руководитель запамятовал согласовать приказ о повышении зарплаты. Документ потерялся на три дня. Работник пришел подписать его и передать его в бухгалтерию, но срок подачи документов за этот месяц уже истек. Можно представить, какие эмоции он испытал. Еще одна типичная история поиск документов. Архивы с 90-х годов могут храниться в шкафах, доступ к которым есть только у одного сотрудника. Этот человек может заболеть или уйти в отпуск, а документ нужен здесь и сейчас. Это тоже большой риск.
Айрат Сибгатуллин:
Это достаточно показательные примеры внутренних проблем. Скажи, пожалуйста, а есть ли реальные риски от того, что эти недочеты выльются в серьезные последствия?
Григорий Анонов:
Конечно. Ошибка в трудовом договоре не опечатка в СМС. Исправить задним числом не получится, и компания рискует получить штрафы и претензии при проверках, например со стороны трудовой инспекции.
Отдельный блок безопасность персональных данных. Например, бухгалтер оставил на столе список с зарплатами, и этот файл случайно попал в рабочий чат. В результате часть сотрудников может решить уволиться. Подобные истории встречаются достаточно часто. Все это может иметь очень неприятные последствия и для HR-директора, и для компании в целом.
Айрат Сибгатуллин: Мы видим, что симптомы есть и проблема реальна. Дальше у компании по сути два пути: что-то менять или продолжать работать по-старому. Что обычно происходит, если выбирают второй вариант?
Григорий Анонов: Представим, что мы едем на машине без тормозов. Какое-то время нам везет, и мы просто катимся по инерции. Но рано или поздно случится авария. То же самое с кадровыми процессами. Если ничего не менять, кадровая команда превращается в пожарных , которые постоянно тушат локальные возгорания и не успевают заниматься развитием. В итоге не остается времени на стратегические задачи, автоматизацию, работу с HR-брендом. Все погружаются в рутину, хотя понимают, что так дальше нельзя.
Постепенно начинает падать доверие к работодателю. На рынке все больше компаний предлагают комфортные условия, в том числе удобный электронный документооборот. КЭДО уже становится одним из факторов выбора: люди охотнее идут туда, где заявление подписывается за пару минут, документы не теряются, а приказ о повышении не зависает в столе у руководителя.
Айрат Сибгатуллин: Хочется понять, как выглядит вылеченный пациент компания, которая все-таки внедрила КЭДО. Что ее ждет?
Григорий Анонов: Мы постоянно общаемся с клиентами Directum HR Pro, сопровождаем их после запуска системы, развиваем ее и собираем обратную связь. Практически все отмечают ощутимый эффект: его видят и сами HR-специалисты, и сотрудники.
Помимо очевидных вещей экономии времени и бумаги снижается уровень стресса у кадровиков. Эти люди ценные специалисты, и им нужно создать комфортные условия. Чем меньше ручной рутины, тем больше у них времени на аналитику, развитие сервисов для сотрудников и другие осмысленные задачи.
Когда мы развязываем руки кадровой службе, у людей буквально появляется огонь в глазах: они охотнее идут на работу и занимаются тем, что действительно считают важным.
Айрат Сибгатуллин: И в завершение не могу не спросить: КЭДО это универсальное решение или все же есть случаи, когда он противопоказан?
Григорий Анонов: Как у любого инструмента, у КЭДО есть свои ограничения. Например, если это микробизнес, в штате два три человека и за квартал оформляется пять кадровых документов, стоит трезво оценить, окупится ли внедрение сейчас.
Сложности могут быть и у компаний, которые привыкли подписывать многие документы задним числом. При переходе на КЭДО момент подписания фиксируется технически. Такие практики становятся невозможными. Здесь тоже нужно взвесить, готова ли организация менять свои процессы.
Отдельная история компании с иностранными филиалами, где сотрудники работают по локальному трудовому законодательству. Для них использование КЭДО по российским правилам пока ограничено, и требуется развитие нормативной базы и локальных решений в других юрисдикциях.
Айрат Сибгатуллин: Остается ждать, когда появится соответствующая нормативная база в других странах. Спасибо, Гриша, за реальные примеры.
Если в ходе нашей беседы вы узнали себя или свои процессы, это однозначный сигнал: пора задуматься о переходе на КЭДО.