На фото выше 2 модели проведения совещаний. На какой вы видите больше вовлеченности?
Думаю, что многие решат, что тема совещаний не интересна и про совещания они все знают. Все же надеюсь, что что-то новое здесь для вас будет.
Для иллюстрации важности вопроса:
☑️ 81% работников сообщили, что тратят на рабочие встречи не менее четырех часов в неделю = 10% от каждой 40-часовой рабочей недели. 45% респондентов проводят на собраниях не менее 7 часов в неделю = почти весь рабочий день каждую неделю. А сколько проводите Вы?
☑️ 52% признались, что перестали внимательно следить за разговором спустя 30 минут или меньше
☑️ 39% сотрудников признались, что засыпали во время рабочих совещаний
☑️ Средний сотрудник ежемесячно посещает 62 совещания и считает 31 из них пустой тратой времени
Источник: https://incrussia.ru/news/asleep-during-meetings/
Есть даже книга Патрика Ленсони «Смерть от совещаний» - рекомендую (в особенности резюме в конце книги).
Так в чем же проблема?
❌ ОШИБКИ В ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ:
☑️ Обо всем и ни о чем («совещание-рагу»), когда у совещания нет четкой цели
☑️ Решение реальных вопросов после совещаний, кулуарно
☑️ Избыточное количество совещаний, они непредсказуемы
☑️ Невозможность к ним подготовиться, они происходят внезапно и тема не указана
☑️ Привлечение слишком большого количества участников (по списку, не с точки зрения пользы)
☑️ Отсутствие распределения ролей, вся ответственность на руководителе, остальные просто воспринимают информацию
☑️ Отсутствие подведения итогов
☑️ Недостаток истинной вовлеченности и конструктивного конфликта (пассивное согласие на все)
❓ СОВЕЩАНИЯ НЕ НУЖНЫ?
Так, может быть, совещания взять и отменить? Как понедельники? Не стоит. Продуктивные совещания нужны, потому что позволяют:
✅ Услышать различные точки зрения
✅ Быстро решать проблемы
✅ Развивать взаимодействие и строить командные отношения, основанные на доверии
❓КАКИЕ совещания нужны?
Цели совещаний можно разделить на 3 большие группы:
⏺️ Обмен информацией
⏺️ Творческий поиск
⏺️ Принятие решений
Зачастую совещания проводятся для обмена информации, хотя в наше время есть много способов сделать это эффективнее и быстрее.
Когда совещания точно необходимы, так это для принятия решений и творческого поиска для наиболее сложных из них.
❓КОГО позвать на совещание?
Тех, кто может принести пользу. На этом все.
Никаких свадебных генералов, пассажиров и наблюдателей. Только тот, кто может сделать вклад. Остальные могут спокойно заниматься делом и получат информацию через каналы коммуникации. Это снижает риск так называемого «группового мышления» не вовлечённых людей, проиллюстрированного картинкой ниже.
❓КАК и КОГДА?
Так что делать, чтобы люди шли на совещание с энергией, участвовали с полным вниманием и уходили с готовностью действовать?
✅ Совещания надо разделить по типам и каждому типу определить продолжительность и кратность. Ежедневная 5-минутка должна быть 5-минуткой. Стратегические вопросы на ней не решаются. Для них есть свои совещания, например, раз в квартал и продолжительностью более 2 часов. И так с каждым типом
✅ Срочные и внезапные совещания лучше использовать только в самых экстренных ситуациях, которые можно отнести к форс-мажорам (влиянию высших сил). Если ничего не горит (буквально), лучше дать людям (и себе) подготовиться.
✅ Необходима тема/цель/повестка совещания. Люди должны понимать, зачем они идут, и какую пользу могут принести, а значит, быть готовыми.
✅ До совещания желательно предоставить участникам всю необходимую информацию, если она необходима, и предупредить их о том, что может потребоваться от них
✅ Важно выслушать мнение каждого участника. Иначе зачем они туда пришли? Важно иметь в виду, что есть активные и пассивные участники, и пассивных необходимо выслушать также, потому что у них бывает много ценных идей.
✅ Важно соблюдать тайминг и отводить на них строго необходимое время. Если в повестке отведено 50 минут на обсуждение вопроса, и он не решен, значит, никакие 10 минут решить его не помогут. Надо тщательнее подготовиться и встретиться еще раз. Но есть вопросы, которые так просто не могут быть решены и требуют творческой работы. Для них нужно выделить намного больше времени.
✅ В середине совещания можно провести сверку: каждый участник может ответить на вопрос: продвигаемся ли мы к результату или надо действовать иначе?
✅ В конце необходимо подвести итоги, определить дальнейшие шаги и ответственных.
✅ Желательно распределить роли участников. Например, кто-то (не обязательно руководитель) мог бы следить за тем, чтобы высказались все, или за тем, чтобы обсуждение не застревало на малозначимых вопросах
✅ Прежде чем собрать совещание, руководителю стоит определить для себя его цели (основные и дополнительные). Основные выносятся в цель и повестку.
К дополнительным целям можно отнести:
✔️ Укрепление связей между участниками
✔️ Постоянное повышение продуктивности совещаний
✔️ Развитие ответственности и распределенного лидерства участников
✔️ Создание атмосферы психологической безопасности и сплочение команды
Здесь не поднимаю тему исполнения принятых решений, хотя она критически важна. Любое совещания, проведенное по всем правилам, теряет смысл, его решения не приняты или приняты, но не исполнены.
Как говорит Ицхак Адизес,
Необходима демократия во время принятия решения и диктатура во время исполнения. И никогда наоборот!
А какова альтернатива? Вот такая:
Что думаете? Интересна ли тема?