«Внутренняя кухня» любой профессии всегда притягивает внимание. Нам интересно заглянуть за кулисы, увидеть не только результат, но и сам процесс – то, из чего складывается повседневная рабочая реальность.
Приоткрывая завесу тайны над профессией учёного секретаря библиотеки, хочется рассказать, из чего на самом деле состоит мой рабочий день и их чего состоит мой инструментарий. Учёный секретарь – это человек, отвечающий за научную деятельность библиотеки: научно-методический и общественный советы, конференции, публикации, конечно же, разнообразные проекты и отчеты, работа с множеством текстов от официальных писем до персональных исследовательских работ, взаимодействие с коллегами и партнёрами библиотеки. Разумеется, перечень задач гораздо шире, ведь библиотека – это большая команда, где принято помогать друг другу.
Но именно поэтому так важно не потеряться в этом многообразии процессов. Хаос нужно обуздать – иначе он поймает в сети тебя. А ещё, если честно, хочется, чтобы в работе было меньше стресса и больше «чувства опоры». И здесь включается, пожалуй, чисто миллениальская тема – стремление окружать себя на работе не только функциональными, но и милыми, забавными вещами.
Мне с рабочим местом повезло: у меня хороший компьютер, принтер, большой стол и тумбочка (отличный стартовый набор). А вот всё остальное «обустройство» – зона моей личной ответственности. Со временем рабочее место обросло дополнительно купленными полками и ящиками и стало не только удобным, но и эмоционально комфортным: здесь есть практически всё, что мне может понадобиться в работе (и даже немного больше, об этом тоже как-нибудь расскажу).
Я уверена, что и коллеги, и случайные читатели любят рассматривать подборки канцелярии, блокнотов, милых аксессуаров. И я рада об этом поболтать, потому что для меня эти вещи превратились в постоянно работающую машину для концентрации и вдохновения.
В первой части своего обзора я хочу рассказать о бумаге и всём, что с ней связано, – поделиться личным опытом и вполне реальными рабочими примерами.
В моей работе бумага занимает очень важное место и взаимодействую с ней я постоянно: это и заметки, и распечатки, и несколько внушительных архивных папок, и целая система тематически организованных дел. Здесь и мои научные материалы, и аналитика государственных документов, и исследования, и подготовка к предстоящим мероприятиям – всё то, что требует вдумчивой работы, фиксации мыслей и периодического возвращения к текстам.
Часть бумаги получает вторую жизнь – в виде черновиков или «обороток» (кстати, а как вы называете такие листы?). Некоторые коллеги регулярно сдают макулатуру – и это вызывает у меня искреннее уважение. Я, увы, пока не настолько осознанный человек, но честно к этому стремлюсь.
Именно поэтому я решила начать этот рассказ с моих основных бумажных и околобумажных инструментов, а в следующей части обсудим аксессуары для работы с бумагой. Степлер и дырокол в этот список не входят (хотя должна признаться: именно на этой работе я по-настоящему познала всю мощь антистеплера).
Экосистема блокнотов (journal ecosystem)
В зарубежной среде планирования и академической работы всё чаще используется понятие journal ecosystem – «экосистема блокнотов». Этот тренд активно вошел и в российскую практику в конце прошлого года, чему я несказанно рада! Под ним понимается не один универсальный блокнот «на всё» (Боже, да как среди всего разнообразия выбрать один универсальный и не страдать потом?!), а осознанно выстроенная система разных бумажных носителей, каждый из которых решает свою задачу.
Пришла я в этот тренд из другого - кастомизирование блокнота на кольцах, куда также вставляются самые разные листы, используются брелоки, фотографии, коллажи и красивые разделители (подборку интересных вариантов дам ниже). Вообще в этом вопросе я вам советую изучить ассортимент магазина LET`S PLAN https://letsplan.ru/ Там в целом много разных типов листов, разделителей, аксессуаров и стикеров. Мне нравится стиль этого бренда и я очень хочу в скором времени сделать заказ, по крайней мере аксессуаров для моих записей. Так что если вы уже покупали у них - буду рада отзывам!
Но это я отвлеклась. Такие блокноты - классные, но мой вариант - все это экосистема.
Идея проста: разные типы мышления требуют разного пространства.
Одно дело – фиксировать рабочие задачи и дедлайны, другое – вести исследовательские заметки, третье – делать быстрые записи «на лету» или выписывать идеи, которые пока не имеют чёткой формы. Также существуют «чайные журналы» (с пакетиками чая или рецептами), «мусорные журналы» (где искусство буквально создается из обрывков этикетов), «коллажные журналы», «читательские дневники» и множество других вариантов. Ограничить может только фантазия!
На практике (особенно у исследователей, преподавателей, студентов, специалистов в креативных и гуманитарных сферах) чаще всего встречаются:
- рабочие блокноты для текущих задач и встреч;
- исследовательские журналы для идей, гипотез, цитат, связей;
- черновые тетради для быстрых мыслей и «грязного» письма;
- планеры и календари для «визуализации времени»;
- стикеры и бумажки как временная память и инструмент фокусировки внимания.
Такой подход снижает когнитивную нагрузку: мозгу не нужно держать всё сразу.
Бумага становится продолжением мышления, а не его архивом.
Важно, что экосистема блокнотов не про эстетику ради эстетики, а про удобство, контроль и снижение стресса (но это в том числе может быть и чертовски эстетично, если таков ваш стиль!)
Мы понимаем, что эмоциональная привлекательность канцелярии играет роль: с приятными вещами хочется работать дольше и внимательнее.
Именно поэтому у многих профессионалов на столе не один блокнот, а целый «бумажный ландшафт» – живой, подвижный и постоянно меняющийся вместе с задачами. Я так же работала в прошлом году – у меня было где-то три разных блокнота для разных задач, какие-то хранились дома, какие-то на работе, какие-то в сумке… А теперь появилась новая мода: большая кожаная обложка с резинками, позволяющими взять с собой несколько блокнотов в единой «экосистеме» за раз. Я запросила такую в подарок у супруга на новый год, и получила аж два! И очень кстати, потому что все мои задумки в одну экосистему не вместились…
Самое приятное чувство в работе с этим канцелярским трендом – свобода. Выбирай сколько хочешь блокнотов под любые цели, кастомизируй, используй столько, сколько хочется, убирай, если избыточно, добавляй, если недостаточно… У меня пока получилось оптимальное количество – шесть (звучит пугающе, но у всех есть цель!).
Я разделила блокноты на две экосистемы – творческую и рабочую.
В творческую входят:
- Читательский дневник (он же – блокнот идей для моих Дзена и ТГ-канала)
- Коллажный блокнот, в котором я занимаюсь арт-терапией и фиксирую какие-то свои мысли и впечатления, а также сохраняю воспоминания
*очень удобно в эту же экосистему брать с собой книгу, которую читаешь в данный момент.
**кармашки в обложке содержат кучу всяких бумажек для заметок и закладок.
В рабочую входят:
- Основной планер годовой, месячный и недельный, зона для постановки целей и подведения итогов. Я влюбилась в такое продуманное содержание и еще в ноябре его купила, пока не нарадуюсь.
- Блокнот для списков (изначально из-за обложки он должен был стать рабочим, но потом мне подарили другой ежедневник) – тут я составляю не просто перечни задач на день, а разбираю «по косточкам» мероприятия, помечаю статус выполнения
- Собственно, рабочий блокнот. Я его называю «Блокнот для совещаний» - чаще всего он путешествует со мной по начальственным кабинетам, производственным совещаниям и летучкам. Ведется он свободно, не эстетично, скорее это платформа для мозгового штурма.
- Блокнот для исследований. Решила создать его, когда увидела идею блокнота «для информации», куда девушка писала просто все новое, что она узнавала из тиктока или книг. Я же пишу в нем некоторые исследования, делаю подсчеты, планирую новые статьи.
* также отдельно хранится психологический дневник (+дневник благодарностей), который вести пока трудновато (на то он и психологический), но обложка (да, та, которая «Хочу поныть») подобрана, как мне кажется, идеально
** в эту обложку иногда я еще беру с собой органайзер со стикерами – там есть как специальные наклейки для ежедневников и какие-то эстетичные, так и мемы с котами про дедлайны.
В интернете множество туториалов по созданию таких обложек, найти будет не сложно. Можно купить и готовые, но они не всегда отвечают всем требованиям. Такие обложки украшают брелками и подвесками, делают кармашки под стикеры и ручки. Опять же – как фантазия пожелает. Их опыта мы поняли, что мне нужно больше резинок, которые перехватывают блокноты в обложке и более «длинный» запАх. Но тот, который супруг называет «первый блин – комом» я все равно очень люблю.
Эта практика для меня новая и мне очень интересно будет постараться продержаться как можно дольше в ведении ежедневников.
Если вы тоже любители блокнотов - пишите, какие вам нравятся! Пробовали ли этот тренд?
Подготовила для своего ТГ-канала Колонка ученого секретаря [live] красивую подборку блокнотов по цветам, с которой советую вам ознакомиться: https://t.me/uchsek/258
Но и для Дзена выбрала несколько рекомендаций!
Блокноты, планеры, еженедельники:
Разделители для блочных тетрадей (конечно же, не обычные):
Бумага для заметок и закладки-стикеры
Если говорить честно, бумага для заметок – самый расходуемый ресурс рабочего стола. Она уходит не пачками, а буквально тоннами: идеи, пометки, правки, напоминания, вопросы «проверить», «уточнить», «вернуться позже» (а еще "заказать воду", "зайти в приемную", "отчеты!!!"). Всё то, что не имеет смысла сразу превращать в документ, но нельзя позволить себе забыть.
В экосистеме блокнотов бумага для заметок выполняет роль оперативной памяти – краткоживущей, подвижной, не требующей идеальной структуры. Первая рабочая неделя, например, у меня изобилует такими вот стикерами-заметками (даже не "клейкие" приклеены на бумажный скотч), поскольку планер уже всего не вмещает.
Клейкие блоки для заметок
Классические стикеры с клеевым краем – незаменимы, когда мысль должна попасть в поле зрения: на монитор, на документ, в блокнот, в папку или просто на стену (я, например, так храню цитаты своих коллег).
Их главное достоинство – временность. Стикер не предполагает архивирования: он существует до тех пор, пока задача не выполнена или не перенесена в систему более высокого уровня (планер, документ, календарь).
Очень интересное явление - прозрачные стикеры, которые позволяют видеть текст под ними или перерисовывать какие-то схемы, например. Однако, по опыту, хоть я тут и говорю только о "бумаге" - лучше всего с записями на них справляются маркеры, созданные для CD-дисков, они быстро высыхаю и не размазываются.
Но я, признаться честно, предпочитаю все же заметки на бумаге.
Это снижает тревожность: бумажка «держит» мысль вместо вас.
Когда у вас, как говорят в моей семье, "тысяча думушек в голове", они - точки заземления.
Бумага для заметок без клеевого края
Не менее важная категория – обычные блоки для записей, без клея. Это пространство для:
- быстрых списков,
- телефонных разговоров,
- рабочих набросков,
- промежуточных схем и логики рассуждений.
Такая бумага идеально подходит для процесса мышления «в движении», когда важно не оформление, а скорость.
Мой муж - художник, и я вот с удовольствием пользуюсь блоками, которые он печатал для арт-маркетов, и дарю их коллегам. В целом покупаю авторские блоки в таких магазинах, как "Полка чудес", "Твоя полка" и на самих маркетах - удовольствие не дешевое, но очень радует глаз.
Закладки и индикаторы: навигация в бумажном хаосе
Отдельная история – закладки-стикеры. Бумажные и пластиковые, прозрачные и цветные, узкие и с подписями. Их сейчас такое множество, что я сама теряюсь... В основном мне хватает несколько видов для индикации. Я пока не начала заниматься аннотированием (но все может скоро измениться).
В работе с большим объёмом документов они становятся визуальной системой координат:
- отмечают важные страницы,
- фиксируют участки, к которым нужно вернуться,
- помогают ориентироваться в папках, отчётах, распечатках.
Так вот сейчас с Ивановым, которого я прочла - вся книга в закладках, и было удобно по ним возвращаться к интересным моментам для обзора.
Пластиковые удобны для длительной работы и многократного использования (коллеги, кстати, действительно так делают, а я вот еще не пробовала), бумажные – для временной навигации и текущих задач. Цвет здесь играет не декоративную, а функциональную роль.
Просто бумажные закладки
Самые простые бумажные закладки используются мной просто как пауза для вдоха во время чтения, либо для удобной навигации по ежедневникам. Не самый частый для меня инструмент, но я нашла несколько интересных вариантов, которыми готова с вами поделиться.
А вот, собственно, и рекомендации!
Бумага для записей, стикеры и закладки:
Бумажные закладки:
Календари
Если бумага для заметок – это оперативная память, то календари – это навигационная система.
Причём, как показывает практика, одного календаря никогда не бывает достаточно. В рабочей реальности учёного секретаря время нужно распределять сразу в нескольких масштабах, и под каждый нужен свой формат.
Годовые и квартальные календари
Большие календари на год или квартал помогают планировать отчетные периоды, крупные мероприятия и, главное, отпуска! Ну и понимать, в какие выходные может потребоваться выйти на работу...
Такие календари особенно ценны для стратегического планирования и предотвращения выгорания: они наглядно показывают, что год – не бесконечен. Думаю, даже если мы любим свою работу, при наступлении декабря в каждом из нас все равно включается нетерпение с одной стороны (мы ждем праздника и выходных) и паника с другой (когда наступают дедлайны).
Месяц перед глазами
Для меня наиболее используемым является календарь на месяц или месячный планер. Я либо отрываю его от календаря на пружине (нам нельзя сверлить стены), либо печатаю. Заполняю ячейки встречами, вебинарами, мероприятиями, клею сверху стикеры, если что-то дополняется или отменяется... Потому что в голове, увы, держится далеко не все.
Перекидные календари, карточки, открытки
Перекидные календари и календари в виде открыток находятся на другом уровне зрения - для них не надо поднимать голову, вглядываясь "в даль", они стоят на уровне рук или глаз. Служат ориентации во времени. Кроме того, такие форматы часто выполняют ещё и эмоционально-эстетическую функцию: добавляют визуальную опору, настроение. Коллега мне подарила чудесный календарь с мемными котами, мама - с Сергеем Есениным, а сама я себе купила авторский календарь с иллюстрациями к книге "Рязанские страницы, или тайны лисички Кики" (от Екатерины Гончаровой и издательства "Графо")
Календари-стикеры и мини-форматы
В ежедневниках всегда есть мини-календарики, которые могут выполнять роль закладок, либо я закупаюсь календарными стикерами (оказалось, что это очень удобно). Они компактны, но крайне полезны, когда нужно быстро свериться с датами.
И, конечно, календари в планерах
Отдельная история – календари внутри планеров, которые тоже заполняются, дублируются, уточняются.
На первый взгляд это кажется избыточным, но на практике работает как система страховки: информация существует сразу в нескольких точках, и потеряться ей сложнее.
Главное преимущество всей этой бумажной календарной экосистемы – визуализация загруженности.
Когда дела, встречи и дедлайны не в голове, а перед глазами, становится проще распределять силы, принимать решения и вовремя останавливаться (впрочем последнему я все еще учусь; трудоголизм – это семейное).
Календари:
Когда работа сложная и многослойная, особенно важно иметь ощущение почвы под ногами. Физические записи, а не только цифровые ежедневники и электронные заметки, помогают мне заземляться и визуализировать мысли, идеи и планы, которые появляются очень хаотично.
Так что жду вас в своем Telegram-канале «Колонка учёного секретаря [live]» для ознакомления с расширенной подборкой блокнотов! Переходите по ссылке и выбирайте~ https://t.me/uchsek/258
Впереди – разговор об инструментах для работы с бумагой, приятных офисных мелочах и цифровых программах, которые помогают делать свою работу не «на выживание», а на отлично.
Если вам близок такой подход – буду рада видеть вас рядом! До встречи в следующей части!