Вопрос пользователя: «Наш проект очень сложный и долгий. Можно ли в 1С ERP видеть затраты не только по проекту в целом, но и по каждому его этапу?»
Суть проблемы
Крупные проекты по созданию новых технологий или продуктов длятся месяцами и включают множество этапов: фундаментальные исследования, эксперименты, разработка прототипа, испытания. Финансовому директору и руководителю проекта важно видеть, сколько средств «съедает» каждый этап, чтобы контролировать бюджет, вовремя принимать решения о продолжении или остановке работ и корректно отражать расходы в учете по мере завершения этапов.
Что может 1С ERP?
Система предоставляет для этого многоуровневый справочник «Темы, этапы исследований и разработок». В нём можно создать детальную иерархию: общая тема проекта → этап 1 (исследования) → этап 1.1 (теоретический анализ) и т.д. Для каждого элемента справочника указываются:
- Плановые и фактические сроки.
- Тип работ: исследования или разработки (ключевое различие для учета по ФСБУ 26/2020).
- Признак включения в перечень Правительства РФ (важно для налоговых льгот).
Любой документ, формирующий расходы (акт выполненных работ, начисление зарплаты), может быть привязан к конкретному этапу этой иерархии.
Решение и рекомендации
- Спроектируйте структуру проекта: Перед началом работ создайте в справочнике полную иерархию тем и этапов, максимально соответствующую вашей технической документации и бизнес-процессам.
- Жестко привязывайте расходы: При оформлении любых документов, связанных с затратами на проект, обязательно выбирайте соответствующий этап в аналитике. Это основа для последующего детального анализа.
- Контролируйте завершение: По окончании этапа отметьте его как «Завершен» в справочнике. Это позволит правильно фильтровать список и формировать документы на признание расходов именно по завершенным работам.
- Анализируйте: Используйте отчеты (например, «Структура затрат на капитализацию») для анализа накопленных затрат в разрезе созданной вами иерархии этапов.
Итог простыми словами
1С ERP позволяет разбить ваш большой проект на логические «главы», как в книге. Для каждой «главы» (этапа) ведется отдельная бухгалтерская «папка» со всеми чеками. Вы всегда можете открыть папку любой главы и увидеть, сколько на неё потрачено, а затем принять решение: оплатить эту главу как обычные расходы или добавить её стоимость в итоговую цену «книги» (нематериального актива).
Типичные сценарии использования
- Сценарий: Контроль бюджета на создание новой технологии
Ситуация: Компания разрабатывает новую технологию очистки воды. Проект включает НИР (научно-исследовательские работы) и ОКР (опытно-конструкторские работы).
Проблема: Руководство хочет видеть, укладывается ли бюджет в запланированные рамки на стадии НИР, прежде чем выделять деньги на дорогостоящие ОКР.
Решение: В 1С создана тема «Технология очистки Y» с двумя этапами верхнего уровня: «НИР» и «ОКР». Внутри «НИР» созданы подэтапы: «Лабораторные эксперименты», «Анализ материалов». Все затраты на зарплату химиков и реактивы привязаны к соответствующим подэтапам.
Результат: По завершении этапа «НИР» в отчете «Структура затрат» видна точная сумма расходов. Руководство, видя, что бюджет НИР не превышен, принимает решение о финансировании этапа «ОКР».