Регламенты в бизнесе можно сравнить с правилами дорожного движения. Без них начинается хаос, но когда их слишком много, они могут парализовать движение. В современном бизнесе отношение к регламентам часто неоднозначное. Одни компании видят в них инструмент тотального контроля, а другие — залог стабильного развития и прогнозируемого результата. На самом деле, корпоративные регламенты — это внутренние нормативные акты, описывающие порядок выполнения процессов, взаимодействие между сотрудниками и правила работы в организации. Они помогают обеспечивать слаженность, эффективность и предсказуемость в деятельности компании.
Зачем вообще нужны регламенты: две стороны одной медали
Внедрение регламентов в организации часто встречает неоднозначную реакцию. Чтобы понять их истинную ценность, нужно рассмотреть вопрос с разных сторон.
Положительная сторона: когда регламенты работают на бизнес
Для добросовестных сотрудников регламенты становятся не ограничением, а трамплином для развития и спокойной работы, особенно когда люди устали от бесконечных ссор из-за путаницы в должностных обязанностях, перетягивания одеяла и токсичной атмосферы в коллективе. В таких условиях чёткие правила встречают с облегчением.
Преимущества регламентации:
- повышение эффективности: заранее стандартизированные и прописанные процессы позволяют сотрудникам быстрее закрывать задачи и не тратить время на бесконечные уточнения и согласования;
- снижение количества ошибок: регламентация позволяет в среднем на 50% уменьшать число неточностей в типовых операциях (при получении первичных бухгалтерских документов) и в стандартных процессах (при оформлении платёжных документов);
- ускорение адаптации новых сотрудников: если процессы в компании простые и их немного, то наличие базы знаний регламентированных процессов помогает новичкам быстрее обучаться и вливаться в работу;
- прозрачность процессов: регламенты позволяют увидеть статус каждого процесса и понять, что делать дальше.
Отрицательная сторона: риски и ограничения
Неумелое составление или внедрение регламентов имеет следующие негативные последствия:
- подавление инициативы: чрезмерная регламентация с большим количеством правил и жёстким регулированием решений может приводить к деградации сотрудников и подавлению их самостоятельности;
- сопротивление персонала: сотрудники могут воспринимать регламенты как средство наказания, что порождает скрытое или открытое сопротивление;
- бюрократизация процессов: если компания делает упор на изобретательность и инновации, то чрезмерная регламентация может бюрократизировать процессы и навредить творческому мышлению коллектива;
Если способ выполнения работы не касается жизни и здоровья сотрудников, то в первую очередь стоит думать о результате, а не о том, как он будет достигнут. Нужно понимать, что не все люди готовы работать в рамках строгой регламентации без возможности отклониться от прописанного алгоритма действий. Безусловно, есть сферы, в которых иначе нельзя: медицина, экстренные службы, оборона.
В некоторых случаях внедрение регламентации может потребовать ощутимых вложений и даже повысить стоимость продукта компании. Таким образом, предложения о внедрении регламентов нередко становятся непопулярными решениями, особенно, если они ухудшают условия работы сотрудников.
Какие бывают регламенты: типология
Регламенты могут быть нескольких видов, каждый из которых выполняет свою функцию и охватывает разные аспекты работы компании.
- Административные регламенты определяют, как будет организована работа в компании, устанавливают правила внутреннего трудового распорядка. Например, положение об оплате труда, коммерческой тайне, охране труда, должностные инструкции.
- Регламенты управления бизнес-процессами описывают процессы компании и порядок их выполнения. Они определяют, как нужно взаимодействовать отделам, какие этапы обязательны для достижения целей. Например, регламент по закупкам, приёму на работу, управлению запасами, разработке новых продуктов.
- Технологические регламенты описывают требования и стандарты, которые должны соблюдаться во время исполнения процессов, при производстве или использовании оборудования. Например, регламент безопасности, технология контроля качества, рабочие инструкции.
Технологические регламенты в основном используются сотрудниками технических и инженерных специальностей на производстве. А регламенты управления бизнес-процессами — для взаимодействия между подразделениями.
- Корпоративные регламенты — официально установленный свод правил, который регулирует внутреннюю деятельность организации, включая внешний вид сотрудников, организацию рабочего пространства, культуру общения с клиентами.
Нельзя путать корпоративные регламенты с технологическими. Первые — это рекомендации, которых желательно придерживаться, а вторые — должностные инструкции, обязательные в исполнении. Например, рекомендация не ходить в офис в шортах или не есть за рабочим столом — это корпоративные регламенты. А требование носить на рабочем месте каску и спецодежду или организовать рабочее место по системе «5S» — это технологические регламенты.
Иногда корпоративные регламенты называют стандартами, что не совсем корректно. Ведь стандарт определяет величину требований, а регламент — что и как делать. И, если регламенты не прописаны в трудовой инструкции или договоре, то они носят рекомендательный характер. К сожалению, границы между обязательным и рекомендательным часто очень размыты. Ведь нельзя забывать о законах и правилах, которые необходимо исполнять в каждой конкретной отрасли. Например, на стройках все должны носить каски вне зависимости от внутреннего распорядка отдельно взятой компании.
Кому и для чего нужны регламенты в компании
Регламенты — это не только инструмент для руководителя. Они приносят пользу и другим участникам бизнес-процессов.
Собственникам компании и топ-менеджерам регламенты помогают определять, насколько бизнес управляем, и в какой степени он зависим от сотрудников. Принятие решения — это всегда выбор между опытом людей, регламентацией и стандартизацией, автоматизацией и цифровизацией.
Регламенты также предоставляют высшему руководству законную нормативную базу для материального стимулирования и наказания работников, упрощают контроль и распределение нагрузки среди подчинённых.
Руководителям подразделений регламенты помогают понять, как взаимодействовать с командой, и каких результатов нужно достичь. Ведь каждый специалист в коллективе имеет своё представление о том, как нужно выполнять ту или иную задачу. А регламенты позволяют устранить разночтения, минимизировать количество конфликтов и заранее определить процесс работы.
Добросовестным сотрудникам регламенты дают понятные правила игры, защищают от необоснованных претензий и перекладывания ответственности, экономят время на объяснениях и согласованиях. Они помогают понять, как профессионально расти и развиваться.
Новым сотрудникам регламентированные процессы помогают быстрее адаптироваться и влиться в рабочий процесс, а также пошагово сравнить документ с реальностью.
Как правильно разрабатывать и внедрять регламенты
Чтобы регламенты работали на благо компании, а не во вред, важно соблюдать определенные принципы их разработки и внедрения.
- Определите цель и задачу регламента, чётко сформулируйте, какие проблемы должен решать этот документ и какие процессы регулировать.
- Вовлекайте сотрудников в разработку: создание и изменение регламентов — это отдельная деятельность, которой нужно заниматься непрерывно. В некоторых крупных компаниях для этого даже существуют специальные проектные офисы корпоративного управления или развития. В маленьких организациях достаточно провести несколько встреч, зафиксировать порядок действий и сформировать короткий чек-лист по выполнению задач. Это обеспечит более точное отражение реальных процессов и повысит лояльность персонала.
- Спроектируйте структуру регламента: документ должен включать такие разделы, как общие положения, определения, описание процесса, ответственные лица и их обязанности, требования к документам и отчётности, контроль за исполнением.
- Внедряйте поэтапно, лучше выбирать узкий участок и постепенно его расширять. Это позволяет минимизировать риски и вовремя корректировать подход.
- Обеспечьте поддержку первого лица. Главным фактором успеха проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов является получение поддержки от первого лица в компании (собственник, совет директоров или руководитель).
- Создайте непрерывный конвейер улучшения регламентов. Важно, чтобы изменения процессов опережали автоматизацию и регламентацию. То есть, в регламентах должны фиксироваться удачные алгоритмы действий. Для этого достаточно раз в месяц проводить короткую встречу с участием ключевых руководителей и обсуждайте удачные практики, недостатки процессов, соблюдаются ли регламенты, что можно изменить. Если регламенты не будут лежать мёртвым грузом и начнут отражать реальные практики, то они действительно начнут помогать.
Заключение: баланс вместо крайностей
Регламенты вовсе не панацея от всех бизнес-проблем, они могут и навредить. Их эффективность зависит от подхода к разработке и внедрению. Когда регламенты создаются с участием сотрудников, понятны и логичны, то они превращаются в мощный инструмент роста, позволяя бизнесу работать как часы. Когда же они навязываются сверху как инструмент тотального контроля, то становятся бюрократической машиной, подавляющей инициативу.
Идеальный регламент — это сбалансированный документ, который непрерывно улучшается и устанавливает чёткие правила, но при этом оставляет пространство для творчества. Тот, кто находит золотую середину, получает мощный инструмент для построения успешного и устойчивого бизнеса.