Государство делает решительный шаг к полной цифровизации кадрового
документооборота. Готовятся поправки для внесения в Трудовой кодекс РФ,
которые отменят обязательное бумажное подтверждение инструктажей по
охране труда и введут единый электронный реестр.
Для работодателей и специалистов по ОТ это означает не просто смену инструмента, а фундаментальное изменение процесса. Разбираемся, что именно планируется изменить и как подготовиться к новым требованиям уже сейчас.
Что исключается: прощание с бумажной эрой
Ключевое изменение — исключение из части 3 статьи 22 ТК РФ
слов о необходимости хранения «документов, подтверждающих прохождение
работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых
работником».
Что это значит на практике: Отпадает обязательство
формировать и хранить привычные бумажные журналы инструктажей, листы
ознакомления, а также собирать собственноручные подписи сотрудников. Эти
бумажные документы больше не будут являться обязательным
доказательством для проверяющих инспекторов.
Что вводится: переход на обязательный электронный реестр
Вместо бумажных носителей вводится система централизованного электронного учета через поправки в статью 22 ТК РФ.
- Единая цифровая платформа: Оформление всех
документов, подтверждающих прохождение инструктажей, будет
осуществляться исключительно через государственную цифровую платформу
«Работа в России». Работодатель будет обязан регистрировать факт
проведения и подтверждения каждого инструктажа в этой системе. - Юридически значимая электронная подпись: Для подтверждения проведения инструктажа могут использоваться:
– Усиленная квалифицированная электронная подпись;
– Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с
использованием инфраструктуры электронного правительства. Это открывает
возможность для дистанционного подтверждения инструктажа сотрудником. - Централизованный учет: Все данные о проведенных
инструктажах будут аккумулироваться в единой государственной
информационной системе. Это резко повысит прозрачность и упростит
проведение проверок для контролирующих органов.
Что это значит для работодателя и специалиста по ОТ?
Переход несет как новые возможности, так и новые обязательства.
Преимущества и возможности:
- Ликвидация бумажного архива: Отпадает необходимость в многолетнем хранении объемных журналов, риск их потери или порчи.
- Автоматизация контроля: Появление встроенных в госплатформу инструментов для учета сроков и планирования следующих инструктажей.
- Прозрачность и скорость проверок: Инспектор Роструда сможет оперативно запросить данные напрямую через систему, минуя запрос бумажных документов.
Новые задачи и риски:
- Обязательная техническая готовность: Необходимо будет обеспечить легитимный доступ к платформе «Работа в России» и наличие квалифицированных ЭП у ответственных лиц.
- Перестройка внутренних процессов: Все процедуры
проведения, фиксации и учета инструктажей должны быть адаптированы под
электронный формат и синхронизированы с госплатформой. - Риски цифрового разрыва: Потребуется организация работы с сотрудниками, у которых нет учетной записи на Госуслугах или нет возможности ее получить.
Как подготовиться к изменениям уже сегодня?
Переход на новую систему потребует времени. Чтобы встретить его во всеоружии, уже сейчас можно сделать несколько важных шагов:
- Начать внутреннюю цифровизацию. Внедрение
собственной электронной системы учета инструктажей станет идеальной
подготовительной базой. Это позволит отработать процессы и иметь готовый
цифровой массив данных для последующей загрузки или сверки с
госплатформой. - Проработать вопрос с ЭП. Определить круг ответственных лиц, которым потребуется квалифицированная электронная подпись, и оформить ее заранее.
- Проанализировать контингент работников. Выявить сотрудников, не имеющих учетной записи на портале Госуслуги, и начать работу по ее созданию и подтверждению.
Грядущие изменения — это не просто замена бумаги на цифру. Это переход к
принципиально новой, более прозрачной и эффективной системе управления
охраной труда, где достоверность данных и оперативность их учета выходят
на первый план.