Вспомните это чувство беспомощности и глухого раздражения: вы стоите перед сложным офисным аппаратом с десятками непонятных кнопок и мигающих лампочек, а вам нужно всего лишь сделать одну копию паспорта. Вы сравниваете это с вашим смартфоном, где любая задача решается в пару касаний, и задаетесь вопросом: почему техника, которой мы пользуемся каждый день на работе, должна быть такой сложной?
Ответ прост – не должна. Игнорирование удобства интерфейса (UX) при выборе МФУ – это ошибка, которая ежедневно стоит компаниям потерянного времени, денег и нервов сотрудников.
Цена плохого интерфейса
1. Потерянное время
Сотрудник тратит 5 минут на то, чтобы разобраться, как отсканировать двусторонний документ или отправить скан себе на почту. Кажется, мелочь. Но если умножить эти 5 минут на 30 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получится 50 потерянных рабочих часов. Каждый месяц.
2. Прямые ошибки
Из-за непонятных иконок и запутанных настроек сотрудник случайно отправляет на печать 100 цветных копий вместо одной черно-белой. Это прямые и вполне ощутимые убытки на бумаге и дорогом цветном тонере.
3. Саботаж и неиспользование
Самое печальное – сотрудники просто перестают пользоваться полезными функциями, за которые вы заплатили. Сканирование в сетевую папку, защищенная печать, создание шаблонов – все это игнорируется, потому что «слишком сложно», и люди возвращаются к старым, неэффективным методам работы.
Что такое хороший интерфейс на примере МФУ Konica Minolta?
1. Большой сенсорный экран-планшет
Вместо россыпи пластиковых кнопок – большой, цветной и отзывчивый дисплей с крупными, понятными иконками. Управление такое же простое и интуитивное, как на вашем личном планшете.
2. Персональная настройка «под себя»
Современные МФУ Konica Minolta позволяют каждому сотруднику или отделу вынести на главный экран именно те 3-4 функции, которыми они пользуются постоянно. Бухгалтеру – кнопку «Сканировать счет», юристу – «Защищенная печать договора», менеджеру – «Копия паспорта». Ничего лишнего.
3. Встроенная помощь
Закончился тонер или застряла бумага? Не нужно звать сисадмина. На экране появится иллюстрированная пошаговая инструкция или даже видео по QR-коду, которое покажет, какую крышку открыть и какой рычажок нажать.
Время и нервы вашей команды – это ценный ресурс. Хватит тратить их на борьбу с неудобной техникой. Выберите оборудование, которое работает на вас, а не против вас.