Во-первых, что это?
Это организационные, правовые, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации, составляющей коммерческую тайну.
Для чего нужен?
- Для защиты самой конфиденциальной информации, составляющей коммерческую тайну;
- Для защиты своих прав в случае ее незаконного получения и использования третьими лицами, предотвращения репутационных, финансовых и иных рисков.
Обратите внимание:
Суды отмечают, что наличие условия о неразглашении конфиденциальной информации в трудовом договоре недостаточно для определения статуса информации, используемой работником, как коммерческой тайны. Если компания не ввела специальных мер по защите конфиденциальности данных, то есть не установила режим коммерческой тайны, суды приходят к выводу, что такая информация не является коммерческой тайной, и отказывают в возмещении ущерба за предполагаемое разглашение коммерческой тайны.
Чтобы взыскать ущерб / привлечь работника к дисциплинарной или материальной ответственности, работодатель должен доказать три факта:
- В отношении конкретной информации был установлен режим коммерческой тайны.
- Работник был письменно ознакомлен с документом устанавливающим режим, обязательством о неразглашении.
- Зафиксирован факт неправомерного раскрытия (или использования) сведений.
Когда не можем установить режим коммерческой тайны?
Режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении:
- сведений о численности, о составе работников (такие сведения содержаться в штатном расписании),
- сведений о системе оплаты труда (которая включает в себя размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок, компенсаций).
Полный перечень сведений, в отношении которых нельзя установить режим коммерческой тайны см. в ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 98-ФЗ "О коммерческой тайне".
Как установить режим коммерческой тайны в организации?
- Начните с учредительных документов: в уставе обозначьте право организации на коммерческую тайну, в учредительном договоре – права и обязанности по охране такой информации.
- Создайте положение о Коммерческой тайне, в нем (либо отдельным Приказом) также утвердите Перечень информации, составляющей коммерческую тайну в вашей организации.
О структуре положения я создам отдельный пост
- В положении также определите круг работников, имеющих доступ к конфиденциальной информации, и процесс предоставления такого доступа.
- Ознакомьте работников с данным положением!
- Создайте Приказ по процессу отнесения информации к коммерческой тайне
Идея: можно создать на предприятии комиссию в составе топ-менеджеров, которая будет рассматривать вопросы отнесения той или иной информации к коммерческой тайне.
- Создайте формы документов, поддерживающих режим коммерческой тайны: соглашение о конфиденциальности, журнал регистрации документов и лиц, получивших к ним доступ; создайте инструкцию по делопроизводству для таких документов, утвердите грифы КТ, а также кто и как их проставляет.
Идея: Процесс можно автоматизировать при помощи технологий и программ, к которым имеет доступ только ваша организация.
Кратко по этапам установления режима коммерческой тайны:
Создайте основной документ, описывающий все процессы касаемо коммерческой тайны: перечень, кто, как и в какие сроки его утверждает; предоставление доступа к документам, их регистрация и передача третьим лицам.
Создайте техническую основу (закрытые каналы связи, журналы и реестры документов).
Выстроите систему ответственных лиц за документы, содержащие КТ (цепочку от руководителя к исполнителю, определите их зоны ответственности).
Контролируйте процессы: проводите внутренние проверки (обязательно укажите об этом в положении: кто, когда и как проверяет, избегайте создания ситуации, ведущей к конфликту интересов).