Если тебе кажется, что «пока рано» — значит, уже поздно.
Пока бизнес растёт на энтузиазме, всё держится на людях и памяти.
Но однажды кто-то уходит в отпуск (или навсегда), и вместе с ним внезапно исчезают:
— пароли
— клиенты
— логика ценообразования
— и вся «система», которая существовала только в его голове
И ты сидишь и думаешь:
❓ Почему без одного менеджера всё встало?
❓ Почему я снова объясняю одно и то же?
❓ Почему у всех «свой способ» делать одну задачу?
Ответ простой и неприятный:
у вас нет системы — есть случайность.
Когда точно пора документировать процессы
1️⃣ Повторяемость
Если действие происходит больше двух раз — его нужно описывать.
Всё, что повторяется, можно передать, упростить и улучшить.
2️⃣ Рост команды
Как только в отделе появляется третий человек — устные объяснения заканчиваются.
Документ = единый стандарт для всех.
3️⃣ Ошибки и сбои
Если ты ловишь себя на мысли предположительно знакомой:
«Опять забыли», «снова перепутали», «ну почему не сделали?» —
значит, правила существуют только в голове. А значит — их нет.
4️⃣ Планируешь делегировать
Передать можно только то, что зафиксировано.
Процесс, который живёт в голове, умрёт вместе с этой головой.
С чего начать, если страшно и некогда
❌ Не с регламентов на 40 страниц.
Начни с простого:
— чек-листы
— шаблоны писем
— порядок действий «шаг за шагом»
Главный критерий —
человек должен открыть документ и сделать задачу без тебя.
❌ Не описывай «как сейчас плохо».
Фиксируй, как должно быть.
Процесс — это не отчёт о страданиях, а инструмент управления.
❌ Не жди идеального момента.
Системы создают не тогда, когда всё горит,
а чтобы больше не горело.
Если ты уже третий раз за день объясняешь одно и то же —
пора не объяснять.
Пора документировать.
Продолжение будет 😉