Вопрос подписчика: «Как освободить время от операционной рутины (сбор данных, отчёты) для стратегических задач? Тону в запросах “дай цифры”».
Суть проблемы: Финансовый директор должен думать о будущем, а вместо этого 80% времени тратит на прошлое: собирает цифры для совета директоров, готовит очередной вариант прогноза, разбирается, почему в отчёте не сходится дебиторка. Он становится самым дорогим клерком в компании. Выход — не работать больше, а автоматизировать рутину и делегировать, но для этого нужна система, которая даст доступ к данным без его посредничества.
Что может 1С ERP?
Система — это ваш личный цифровой ассистент, который берёт на себя рутинную аналитику и предоставляет готовые инсайты.
- Дашборды и KPI. Настройте один главный экран с 10-15 ключевыми показателями, которые обновляются в реальном времени: Cash Balance, Burn Rate, Current Ratio, отклонение по главным статьям бюджета. Больше никто не должен спрашивать вас «как дела с деньгами?» — это видно всем.
- Автоматические алерты. Настройте правила: «Если кассовый разрыв в прогнозе на 7 дней превышает X, отправить алерт финдиру и предложить сценарии». Система сама вас предупредит о проблемах.
- Самообслуживание для руководителей. Настройте для членов правления и начальников отделов ролевые порталы в 1С, где они сами могут сформировать нужный им отчёт в разрезе их подразделения (с ограничениями доступа). Ваша задача — дать им инструмент, а не быть инструментом.
- Автоматизация регулярных отчётов. Настройте регламентные задания, которые в нужный день формируют и рассылают по email стандартные отчёты («План-факт за неделю», «Отчёт по дебиторке») совету директоров и топ-менеджерам.
Решение и рекомендации
- Потратьте неделю на настройку своего «Командного пункта» в 1С.
Сядьте с аналитиком или внедренцем. Определите 10 самых частых запросов, которые отнимают ваше время («сколько осталось по бюджету отдела маркетинга?», «когда придут деньги от клиента Х?»).
Для каждого запроса настройте в 1С либо дашборд, либо простой отчёт с сохранёнными настройками, доступный по одной кнопке. - Внедрите культуру «смотри сам» (Self-Service BI).
Проведите обучение для топ-менеджеров: «Вот ваш личный доступ в 1С. Вот как посмотреть исполнение вашего бюджета. Вот как сформировать отчёт по вашим продажам. Ко мне — только с вопросами по интерпретации, а не за цифрами».
Это снизит поток запросов на 70%. - Настройте систему оповещений, а не постоянного контроля.
Принцип «Management by Exception» (управление по исключениям). Настройте в 1С правила, которые будут вас беспокоить только если что-то пошло не так: отклонение от плана >10%, просрочка платежа ключевого клиента, выход на минимальный остаток по счёту.
Всё остальное время — вы свободны для стратегии. - Используйте мобильное приложение 1С.
Установите «1С:Мобильный рабочий день» или аналоги. Ключевые показатели, утверждение заявок, cash balance — всё в телефоне. Вы можете быть в курсе, не привязываясь к офису.
Пример
Финансовый директор холдинга тратил каждый понедельник 4-5 часов на подготовку сводки для оперативки.
- Решение в 1С:ERP: Он совместно с IT-специалистом настроил:
«Еженедельный дайджест» — отчёт, который автоматически в воскресенье вечером формировал PDF с ключевыми графиками и таблицами: выручка за неделю, основные платежи, исполнение бюджета, топ-5 дебиторов.
Рассылку этого отчёта по email всем участникам оперативки.
Интерактивный дашборд в 1С, где каждый руководитель мог перед совещанием «покликать» данные по своему направлению. - Результат: В понедельник утром финдир тратит 15 минут на беглый просмотр отчёта, чтобы подготовить тезисы. На самой оперативке разговор идёт не «какие цифры?», а «почему такие цифры и что делаем?». Высвободилось 4+ часа в неделю, которые пошли на работу над стратегией диджитализации финансового блока.
Итог простыми словами
1С:ERP — это не система, куда вы вбиваете данные, а система, которая выдаёт вам готовые решения. Вы настраиваете её один раз, чтобы она работала на вас, а не вы на неё. Вы перестаёте быть «ходячей базой данных» и становитесь «интерпретатором данных», что и есть настоящая роль CFO.