Вопрос подписчика: «Как бороться с необоснованными расходами подразделений, которые всегда находят причины для превышения бюджета? Нужен механизм, который не обсуждается».
Суть проблемы: Руководители подразделений — творческие люди. Всегда найдётся «исключительная ситуация», «непредвиденные обстоятельства» или «интересная возможность», чтобы потратить больше запланированного. Финансовый директор устаёт быть «злым полицейским», который всё запрещает. Нужна не личная конфронтация, а система жёстких, но справедливых правил, которая автоматически блокирует лишние траты и делает процесс прозрачным.
Что может 1С ERP?
Система позволяет внедрить принцип «нулевого бюджета» и сквозной контроль расходов на уровне каждой заявки, сделав исключения не невозможными, но очень заметными и обоснованными.
- Сквозной процесс «Заявка — Платёжка». Все расходы должны инициироваться через документ «Заявка на расходование ДС». Без заявки — нет платежа. В заявке указывается статья бюджета, лимит и остаток.
- Жёсткий контроль лимитов в реальном времени. Механизм «Контроль лимитов» (особенно версия 2.5) не просто предупреждает, а может заблокировать проведение заявки, если она превышает свободный остаток по статье бюджета/ЦФО.
- Многоуровневое согласование для превышений. Можно настроить бизнес-процесс так, что заявка в пределах бюджета согласуется линейным руководителем, а на превышение — автоматически уходит на визу финдиру или генеральному с обязательным указанием причины.
- Публичная отчётность по исполнению бюджета. В системе можно настроить отчёт «Исполнение бюджетов по ЦФО», который в режиме онлайн видят все руководители. Никто не захочет быть аутсайдером с красным процентом перерасхода.
Решение и рекомендации
- Внедрите обязательное оформление заявок на ВСЕ расходы.
Отмените возможность бухгалтерии оплачивать счета без заявки. Настройте интеграцию так, что платёжное поручение можно создать только на основании проведённой заявки. - Настройте правила лимитирования с чёткими типами лимитов.
Разрешающие лимиты: На основные статьи (аренда, связь) — жёсткий запрет на превышение.
Информационные лимиты: На некоторые статьи (например, обучение) — предупреждение, но проведение возможно. Это позволит отличать критичное от некритичного. - Создайте «Комитет по исключениям» в цифровом виде.
Для заявок, которые пытаются превысить лимит, настройте автоматический маршрут согласования на финдира и, возможно, гендира. К заявке нужно будет прикрепить обоснование (файл, ссылку).
Все такие одобренные исключения система будет фиксировать в отдельном реестре для последующего анализа. - Введите ежемесячный «рейтинг финансовой дисциплины» подразделений.
На основе данных 1С автоматически формируйте и рассылайте руководителям отчёт, где их отдел оценивается по проценту исполнения бюджета, количеству исключений и т.д. Внедрите элемент здорового соревнования.
Пример
Отдел маркетинга славился постоянными перерасходами по статье «Рекламные акции». Каждый месяц были «срочные возможности», которые нельзя было упустить.
- Решение в 1С:ERP:
Для статьи «Рекламные акции» был установлен «Разрешающий лимит» с ежемесячным лимитом.
Настроили процесс: заявка в пределах лимита согласуется директором по маркетингу. При попытке превысить лимит система автоматически направляла её финансовому директору.
Финдир требовал прикрепить к такой заявке расчёт ROI от акции (который можно было сделать в том же 1С на основе данных прошлых кампаний). - Результат: Количество «срочных возможностей» резко сократилось. Те, что действительно были выгодны, проходили с одобрения финдира на основе цифр. А сам отдел маркетинга стал тщательнее планировать кампании, чтобы укладываться в лимит. Годовая экономия по статье составила 20% без ущерба для эффективности рекламы.
Итог простыми словами
1С:ERP заменяет ваше личное «нет» на безличное и беспристрастное «правила не позволяют». Вы перестаёте быть врагом номер один для креативных руководителей, а становитесь архитектором системы, которая сама воспитывает финансовую дисциплину. Расходы становятся не запрещёнными, а управляемыми, а все исключения — задокументированными и обоснованными.