Вопрос подписчика: «Как пройти аудиторскую проверку с минимальными замечаниями и доначислениями? Каждый год — это стресс, тонны бумаг и неожиданные вопросы, на которые нет готовых ответов».
Суть проблемы: Аудит — это всегда проверка на прочность. Аудиторы запрашивают случайные выборки документов, сведения о взаимозависимых сделках, расшифровки остатков по счетам. Если данные разбросаны по разным папкам, файлам и программам, процесс затягивается, растут трудозатраты ваших сотрудников, а у аудиторов возникает больше вопросов и недоверия, что ведёт к увеличению объёма проверки и потенциальных доначислений.
Что может 1С ERP?
Система является единой цифровой средой аудита, где каждый факт подтверждён документом, а любые связи между объектами прослеживаются за несколько кликов.
- Полная прослеживаемость (Audit Trail).
Любую проводку или сумму в отчёте можно раскрыть до первичного документа (накладной, акта, платёжки), а от него — до договора и всех его изменений. История изменений каждого документа сохраняется. - Встроенные средства для аудиторов.
Стандартные отчёты «Анализ состояния расчётов», «Оборотно-сальдовая ведомость по счетам», «Карточка счёта» — это именно те инструменты, которыми пользуются аудиторы. Вы можете сформировать их самостоятельно и предоставить. - Механизм «Вопрос-ответ» и комментарии внутри системы.
Можно создать общую папку или использовать механизм задач, где аудиторы будут оставлять запросы, а ваши сотрудники — прикреплять к ним ссылки на конкретные документы в 1С или сформированные выборки. - Разграничение прав доступа «Аудитор».
Можно создать пользователя с правами только на просмотр всех данных за проверяемый период. Это безопасный способ дать аудиторам самостоятельный доступ в систему, что резко повышает их доверие и ускоряет проверку.
Решение и рекомендации
- Подготовьте «Виртуальную аудиторскую комнату» в 1С.
За месяц до начала аудита создайте пользователя «Аудитор_2024».
Настройте для него ролевые права, открывающие доступ на чтение ко всем разделам, кроме зарплаты и других конфиденциальных данных.
Создайте в системе общий план счетов с пометками, какие счета будут проверяться. - Сформируйте стандартный пакет «приветственных» отчётов.
В первый день проверки предоставьте аудиторам не груду бумаг, а флешку или доступ в систему с уже сохранёнными ключевыми отчётами:
Главная книга за год.
ОСВ по всем счетам с детализацией до субконто.
Реестр всех договоров с контрагентами за период.
Это задаст профессиональный тон и сэкономит первую неделю их работы. - Используйте систему для быстрого ответа на запросы.
Когда аудиторы запрашивают «все акты по договору №Х», не ищите в шкафу. Откройте карточку договора в 1С и нажмите кнопку «Отчёт по взаиморасчётам» или «Движения документа». Распечатайте или выгрузите готовый реестр за 2 минуты. - Проведите предварительный «самоаудит» с помощью встроенных проверок.
Запустите стандартные процедуры «Анализ состояния учёта» (в разделе «Отчёты»). Они выявят типовые ошибки: не проведённые документы, отрицательные остатки на складе, несопоставленные суммы. Исправьте это до прихода внешних аудиторов.
Пример
Аудиторы крупной международной фирмы запросили подтверждение по 50 случайным продажам и закупкам (vouching) за год.
- Решение в 1С:ERP: Вместо того чтобы собирать папки с документами по всему офису, ассистент финдира:
Получил от аудиторов список номеров документов (счетов-фактур или накладных).
В общем журнале документов 1С через поиск быстро нашёл каждый документ.
Используя встроенную функцию, сформировал PDF-пакеты для каждого запроса: сам документ + все связанные с ним документы-основания (договор, платёжка) + сканы оригиналов с подписями, прикреплённые к этим документам в системе. - Результат: Вся работа заняла 4 часа вместо планируемых трёх дней. Аудиторы, получив чётко структурированные цифровые папки, были впечатлены и сократили объём дополнительных запросов на 70%. Общее время проверки уменьшилось, а количество замечаний было минимальным.
Итог простыми словами
1С:ERP — это ваш лучший союзник в аудите. Она не оставляет места для хаоса и неопределённости. Вы встречаете аудиторов не с коробками бумаг и оправданиями, а с организованным цифровым архивом, где всё взаимосвязано и доступно за секунды. Это радикально меняет психологию проверки: аудиторы видят в вас профессионалов, которым можно доверять, и их работа сводится не к поиску иголки в стоге сена, а к точечной верификации данных.