Вопрос подписчика: «Как наладить взаимодействие с главбухом, который ревностно охраняет свою “кухню” и сопротивляется изменениям? Мы говорим на разных языках: он — про РСБУ и налоговые риски, я — про управленческую отчётность и cash flow».
Суть проблемы: Бухгалтерия живёт в мире проводок, первичных документов и строгих сроков сдачи отчётности. Финансовая служба мыслит категориями управленческих данных, маржинальности и прогнозов. В итоге — две параллельные реальности: данные не стыкуются, процессы дублируются (одно и то же вводят и бухгалтер, и финансовый аналитик), а обсуждения сводятся к взаимным обвинениям в непонимании. Компания несёт двойные затраты и получает противоречивую информацию для принятия решений.
Что может 1С ERP?
1С:ERP изначально создавалась как система, объединяющая регламентированный (бухгалтерский) и управленческий учёт в едином информационном пространстве. Это её ключевая философия.
- Единый документ — две проводки. Одна хозяйственная операция (например, «Отгрузка клиенту») оформляется ОДНИМ документом. Система автоматически создаёт и проводки для РСБУ (для главбуха), и записи для управленческих регистров (для финдира). Данные расходятся только по методологически обоснованным причинам (например, разные правила амортизации), которые система сама и рассчитывает.
- Встроенные правила трансформации. Модуль «МСФО» и механизмы «Управленческой учётной политики» позволяют настроить, как данные из РСБУ автоматически преобразуются в управленческий формат и формат МСФО.
- Общие НСИ и процессы. Контрагенты, договоры, номенклатура, статьи ДДС — всё это общие справочники. Платёжный календарь и заявки на расход ДС становятся единым процессом для коммерции, финансов и бухгалтерии.
Решение и рекомендации
- Сделайте 1С:ERP единой средой обитания для обоих отделов.
Уберите все параллельные учёты в Excel. Договоритесь, что единственным источником первичных данных (по продажам, закупкам, расходам) является документ в 1С.
Настройте для главбуха удобные регламентированные отчёты, а для финдира — управленческие дашборды, но на основе одной и той же базы. - Внедрите единый процесс согласования расходов.
Используйте модуль «Казначейство». Пусть все расходы инициируются через «Заявку на расходование ДС», которую видит и согласовывает и финансовый контролёр (с точки зрения бюджета), и бухгалтер (с точки зрения правильности оформления и НДС).
Это уберёт претензии «Мне принесли неправильный счёт». - Совместно настройте правила «закрытия месяца».
Используйте «Регламентные операции» и «Бизнес-процессы». Создайте пошаговый план закрытия, где задачи бухгалтерии (начислить амортизацию, резервы) и задачи финансов (провести план-фактный анализ) следуют друг за другом в строгом порядке.
Система будет автоматически ставить задачи и контролировать сроки. - Проводите совместные разборы на основе отчёта «Прибыли и убытки: сопоставление данных».
В 1С есть отчёты, которые наглядно показывают расхождения между бухгалтерской и управленческой прибылью с детализацией до конкретных операций.
Ежеквартальный совместный просмотр такого отчёта за чашкой кофе заменит месяцы взаимных претензий.
Пример
В компании были три версии выручки: по отгрузке для РСБУ, по оплате для управленки и «для директора». Расхождения достигали 20%.
- Решение в 1С:ERP: Финдир и главбух сели вместе с внедренцем и договорились:
Единственным документом-основанием будет «Реализация товаров и услуг».
Для управленческого учёта добавили отдельный регистр «Выручка по методу начислений (управленческая)», куда данные попадали по тем же документам, но по своим правилам признания.
Настроили отчёт «Анализ выручки», где в две колонки выводились оба значения с автоматическим расчётом и объяснением разниц (разные даты признания, разные правила по конкретным договорам). - Результат: Война данных прекратилась. Разницы не превышали 2% и были понятны и предсказуемы. Время на «сведение» отчётности исчезло. Главбух получил инструмент для контроля над менеджерами, а финдир — достоверные данные для анализа. Их диалог перешёл с уровня «у вас ошибка» на уровень «как трактовать эту операцию».
Итог простыми словами
1С:ERP — это не система для финдира или для главбуха. Это общий цифровой стол переговоров, где правила учёта формализованы и прозрачны. Она не стирает разницу между учётами, а делает её управляемой и понятной для обеих сторон. Вы перестаёте спорить о том, чьи цифры правильнее, и начинаете вместе анализировать, почему они отличаются и как это влияет на бизнес.