Вопрос подписчика: «Как подготовиться к налоговой проверке, чтобы пройти её без доначислений? Каждый раз — аврал и паника».
Суть проблемы: Подготовка к проверке ФНС — это месяцы сборов и согласований: запросить у бухгалтерии расшифровки, у юристов — договоры, у менеджеров — обоснования. Данные разбросаны, версии файлов теряются, высок риск предъявить инспектору противоречивые документы. Финдир тратит колоссальные ресурсы не на бизнес, а на администрирование этого хаоса.
Что может 1С ERP?
1С:ERP — это единое цифровое пространство, где каждый факт хозяйственной жизни (документ) связан со всеми другими: договором, платёжкой, накладной, счётом-фактурой, актом. Это создаёт идеальную основу для подготовки к проверке.
- Полная юридическая значимость документооборота. Система поддерживает электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами, а внутренние документы (заявки, приказы) проводятся с электронной подписью.
- Встроенные средства анализа данных. Отчёты «Анализ состояния расчётов», «Оборотно-сальдовая ведомость по счетам» и «Карточка счёта» позволяют за минуты получить любую выборку по периоду, контрагенту или договору.
- История изменений и версионирование. По любому документу можно посмотреть, кто, когда и что в нём менял. Это защищает от претензий по «задним числам».
- Хранение скан-образов первички. К любому проводочному документу (счёт-фактура, акт) можно прикрепить сканированную копию бумажного оригинала.
Решение и рекомендации
- Ведите всю первичку в электронном виде. Интегрируйте 1С:ERP с системой ЭДО (например, «Диадок» или «Такском»). Это на 90% сократит бумажную работу и гарантирует целостность цепочки документов.
- Создайте в системе специальный «Сценарий проверки ФНС».
В «Бюджетировании» создайте сценарий «Проверка_2025».
Настройте правила получения фактических данных для ключевых статей, чтобы они брали информацию только за проверяемый период.
Используя «Бюджетные отчёты», подготовьте комплект стандартных расшифровок (по выручке, расходам, НДС) в формате, понятном инспектору. - Настройте ролевой доступ «Для инспектора ФНС».
Создайте пользователя с правами только на просмотр документов и отчётов за определённый период.
Подготовьте рабочее место с заранее сохранёнными отчётами. Это позволит оперативно и безопасно предоставлять доступ к данным по запросу. - Проводите регулярные внутренние «репетиции».
Раз в квартал формируйте пакет документов по гипотетическому запросу ФНС с помощью стандартных отчётов. Это выявит слабые места в документообороте до реальной проверки.
Пример
Инспекция запросила все документы по сделке с ключевым поставщиком за 2 года.
- Решение в 1С:ERP: Финансист в карточке контрагента нажал кнопку «Отчёт по взаиморасчётам», указал период. За 30 секунд система сформировала реестр всех документов: договоры, допсоглашения, счета, платёжные поручения, накладные, акты. К каждому документу были прикреплены скан-копии. Всё было распечатано и подано в тот же день.
- Результат: Инспектор получил полный, непротиворечивый пакет. Вопросов по этой сделке больше не возникло. Время сотрудников на подготовку составило 1 час вместо обычных 3-4 дней.
Итог простыми словами
1С:ERP — это ваш цифровой архив и помощник, который превращает стрессовую подготовку к проверке в техническую процедуру. Все данные структурированы, взаимосвязаны и готовы к выгрузке в любой момент. Вы встречаете проверку не с пачкой разрозненных бумаг, а с профессионально подготовленным цифровым досье.