Вопрос подписчика: «Как заставить операционные подразделения соблюдать бюджет и не выходить за лимиты? Устал от бесконечных “чрезвычайных” расходов и конфликтов с линейными руководителями».
Суть проблемы
Бюджет есть, но он существует лишь на бумаге. Руководители подразделений тратят деньги исходя из сиюминутных потребностей, а не планов, а финансовый директор выступает в роли «злого полицейского», который постфактум ругается за перерасход. Это приводит к постоянным конфликтам, срыву финансовых целей компании и, что самое опасное, к неконтролируемым кассовым разрывам. Проблема часто кроется не в злом умысле, а в отсутствии понятного, прозрачного и, главное, автоматического механизма контроля на этапе инициации расходов, а не их свершившегося факта.
Что может 1С ERP?
1С:ERP предоставляет мощный и гибкий механизм контроля лимитов расходования денежных средств, интегрированный прямо в операционный процесс. Его суть — система не допустит оформление и оплату расхода, если он не укладывается в утвержденный бюджет (лимит). Это не просто отчет об отклонении, а именно запрет. Механизм работает через связку трех ключевых модулей:
1. Бюджетирование: Где устанавливаются лимиты по статьям, подразделениям, проектам.
2. Казначейство: Где создаются Заявки на расходование ДС.
3. Бюджетный контроль: Где настроенные правила автоматически проверяют каждую заявку на соответствие остаткам лимитов.
Особенно эффективен алгоритм «Контроль лимитов 2.5», который использует отдельный служебный регистр для мгновенной проверки, не нагружая оперативную работу.
Решение и рекомендации
Внедрение системы контроля — это процесс, который нужно провести последовательно.
1. Активируйте и настройте контроль по данным бюджетирования.
o Пройдите по пути: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Казначейство и взаиморасчеты. В реквизите «Использование лимитов» выберите «По данным бюджетирования».
o Затем перейдите в Бюджетирование и планирование → Настройки и справочники → Модели бюджетирования. В нужной модели найдите гиперссылку «Правила лимитирования расходования ДС».
2. Создайте «разрешающие» лимиты в нужных аналитических разрезах.
o В форме настройки правил создайте новое. Выберите Тип лимита: «Разрешающий» — это главное правило, которое будет запрещать расходы при его превышении.
o Настройте иерархию аналитик. Например, сначала «Статья ДДС», затем «Подразделение», затем «Проект». Это определит логику поиска подходящего лимита для каждой заявки.
o Укажите бюджетную статью (например, «Оплата услуг по рекламе»), период лимитирования (месяц, квартал) и плановую сумму лимита. Лимит можно загрузить автоматически из уже утвержденного экземпляра бюджета (БДДС).
3. Настройте связь статей бюджета с хозяйственными операциями.
o Для контроля лимитов 2.5 необходимо настроить Правила получения фактических данных для выбранных статей с типом «Исполнение бюджета». Источником данных должен быть «Оперативный учет».
o Это «сообщит» системе, по каким хозяйственным операциям из документов (Заявка на расход ДС, Поступление товаров и т.д.) нужно резервировать и списывать сумму лимита.
4. Объясните правила игры бизнесу и запустите процесс.
o Донесите до руководителей: теперь любая покупка, кроме мелких хозяйственных нужд, начинается с «Заявки на расходование ДС» в системе.
o При проведении заявки 1С:ERP автоматически проверит остаток лимита по комбинации аналитик (подразделение заявителя, статья расхода, проект). Если лимит исчерпан — система не проведет документ и покажет конкретное сообщение о превышении какого лимита.
o Заявку можно будет согласовать только после корректировки бюджета (внесения изменений через «Экземпляр бюджета» с действием «Корректировка») или сокращения суммы.
Пример
Сценарий: Маркетинговый отдел (ЦФО «Маркетинг») имеет квартальный лимит на продвижение в соцсетях в размере 500 000 руб. (статья ДДС «Реклама в интернете»). В середине квартала менеджер хочет запустить новую рекламную кампанию.
Ситуация: На текущий момент по лимиту уже израсходовано 450 000 руб. Менеджер создает в 1С:ERP «Заявку на расходование ДС» на оплату услуг агентства на сумму 80 000 руб., указывая статью «Реклама в интернете».
Решение в 1С:ERP:
1. При попытке провести заявку система автоматически запускает проверку по алгоритму контроля лимитов 2.5.
2. Сверяется сумма заявки (80 000 руб.) с остатком лимита (500 000 - 450 000 = 50 000 руб.).
3. Система обнаруживает, что остатка недостаточно, и блокирует проведение документа. В интерфейсе пользователя появляется четкое сообщение: «Проведение документа запрещено. Превышение разрешающего лимита по статье “Реклама в интернете” для подразделения “Маркетинг”. Доступный остаток: 50 000 руб.».
4. Руководитель отдела маркетинга видит эту проблему. У него есть два пути:
o Вариант А: Снизить сумму заявки до 50 000 руб., пересмотреть условия с агентством.
o Вариант Б: Обосновать финансовому директору необходимость увеличения лимита. Финдир вносит корректировку в бюджет (БДДС), увеличивая лимит по этой статье. После этого заявка успешно проводится.
Результат: Конфликтная ситуация была предотвращена на этапе планирования расхода. Финансовая служба не стала «крайней», а выступила в роли эксперта, контролирующего соблюдение общих правил игры. Руководитель подразделения получил мгновенную и прозрачную обратную связь о своем бюджете.
Итог простыми словами
Настройка контроля лимитов в 1С:ERP — это установка «умных» финансовых светофоров на всех дорогах, по которым движутся денежные потоки компании. Вы больше не штрафуете за speeding постфактум. Вы ставите ограничители, которые не дают его превысить. Это превращает бюджет из формального документа в реальный рабочий инструмент, который дисциплинирует всю компанию, снимает ненужные конфликты и гарантирует, что кассовые разрывы не станут сюрпризом. Система берет на себя роль беспристрастного контролера, а вы сосредотачиваетесь на стратегии и анализе.