Вопрос подписчика: «Как автоматизировать закрытие месяца, чтобы не проводить ночи в экселе? Каждый месяц одно и то же: сбор данных из разных систем, сводные таблицы, ошибки и аврал».
Суть проблемы
Закрытие месяца превратилось в ежемесячный кошмар: ручной сбор данных из 1С, CRM, Excel-файлов от отделов, их сверка и попытки свести в единый отчет. Процесс занимает 5-7 дней, требует участия нескольких специалистов и сопровождается неизбежными ошибками из-за человеческого фактора. К моменту, когда отчетность готова, данные уже устаревают, и руководство принимает решения по вчерашним цифрам. Финансовый директор вынужден выбирать между скоростью и качеством, а команда — между личной жизнью и авралами.
Что может 1С ERP?
1С:ERP позволяет полностью автоматизировать процесс управленческого закрытия периода благодаря комплексной архитектуре подсистемы бюджетирования и встроенным механизмам регламентных операций. Ключевые возможности:
1. Централизованный сбор фактических данных. Система автоматически получает факт из оперативного, регламентированного и управленческого учета по заранее настроенным правилам получения фактических данных.
2. Фоновый расчет и кэширование. Включение опции «Хранить результат выполнения правила» позволяет системе рассчитывать и сохранять фактические данные в фоновом режиме, сразу после проведения документов.
3. Автоматическое выполнение регламентных операций. Настройка регламентных заданий позволяет запускать закрывающие операции (расчет амортизации, резервов, переоценку валют) и последующее формирование отчетов строго по расписанию, без участия человека.
4. Мгновенное формирование отчетов. После автоматического обновления фактических данных все бюджетные отчеты (план-фактный анализ, БДДС, БДР) формируются одним кликом на основе актуальных данных.
Решение и рекомендации
Чтобы перейти от ручного труда к автоматизированному процессу, настройте в 1С:ERP следующий регламент.
1. Настройте автоматическое отражение документов в бюджетировании.
o В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Бюджетирование и планирование» → «Бюджетирование» включите опцию «Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных при проведении документов».
o Для каждого критически важного правила получения фактических данных (например, «Выручка», «Оплата поставщикам») установите флаг «Хранить результат выполнения правила». Это создаст кэш данных, что ускорит формирование отчетов в сотни раз.
2. Создайте регламентное задание на закрытие месяца.
o Перейдите в «НСИ и администрирование» → «Администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные операции» → «Регламентные и фоновые задания».
o Найдите задание «Отражения документов в бюджетировании», включите его и настройте расписание (например, ежедневно в 23:00).
o Важно: Отключите опции автоматического запуска из документов и отчетов, чтобы все расчеты выполнялись одним централизованным заданием в нерабочее время. Это снизит нагрузку на систему в часы пик.
3. Настройте автоматическое формирование пакета отчетов.
o В разделе «Бюджетные отчеты» создайте необходимый набор отчетов: «План-факт БДР», «План-факт БДДС», «Анализ оборотного капитала».
o Используя механизм «Выводить в табличный документ» и обработки выгрузки, настройте автоматическую рассылку этих отчетов в Excel или PDF по электронной почте ключевым руководителям.
o Это можно сделать через регламентное задание с использованием стандартных или собственных обработок, которое будет запускаться, например, 1-го числа в 08:00 утра.
4. Внедрите контрольные точки и оповещения.
o Настройте функциональную опцию «Использовать оповещения для задач бюджетирования».
o Создайте бюджетный процесс с этапом «Контроль закрытия месяца», который будет автоматически создавать задачи ответственным, если к определенной дате не проведены ключевые документы или не отработаны регламентные операции.
Пример
Сценарий: В производственной компании с оборотом 2 млрд руб. в месяц процесс закрытия занимал 7 дней: 3 дня сбор данных, 2 дня сверка и исправление ошибок, 2 дня формирование отчетов. Управленческое собрание проходило только 10-го числа.
Ситуация: Руководство требовало ускорить процесс, но добавление людей в команду только увеличивало количество ошибок. Нужно было радикально изменить технологию.
Решение в 1С:ERP:
1. Подготовительный этап (1 неделя):
o Финансист провел аудит и настроил 20 ключевых правил получения фактических данных для всех статей БДР и БДДС, установив флаг «Хранить результат выполнения правила».
o Во всех подразделениях внедрили жесткий регламент: все первичные документы должны быть проведены в системе не позднее 30-го числа месяца.
2. Настройка автоматизации (2 дня):
o Было создано регламентное задание «Закрытие управленческого периода», которое запускалось 31-го числа в 18:00 и выполняло:
1. Контрольную проверку проведения всех документов.
2. Запуск фонового задания отражения документов в бюджетировании.
3. Расчет всех производных показателей и нефинансовых индикаторов.
o Второе задание — «Формирование отчетности» — запускалось 1-го числа в 06:00 и:
1. Обновляло все бюджетные отчеты.
2. Выгружало их в PDF и Excel.
3. Отправляло на почту генеральному директору, коммерческому директору и владельцам бизнеса.
3. Результат первого месяца работы:
o 31-го числа в 18:05 система начала автоматический расчет. В 20:00 все расчеты были завершены.
o 1-го числа в 06:30 руководители получили на почту пакет из 5 отчетов:
§ План-фактный анализ БДР с отклонениями по подразделениям.
§ Анализ денежных потоков.
§ Отчет по дебиторской задолженности с выделением просрочки.
§ Анализ себестоимости по продуктам.
§ Dashboard с 10 ключевыми показателями.
2-го числа в 10:00 прошло управленческое собрание по итогам месяца с полным пакетом актуальных данных.
Экономический эффект:
· Время закрытия месяца сократилось с 7 дней до 12 часов (автоматический ночной расчет).
· Высвободилось 120 человеко-часов ежемесячно, которые были перераспределены на аналитическую работу.
· Количество ошибок в отчетности снизилось практически до нуля.
· Управленческие решения стали приниматься на 9 дней раньше.
Итог простыми словами
Автоматизация закрытия месяца в 1С:ERP — это замена ручного «собирательства» данных работой точного механизма. Вы настраиваете систему один раз, и дальше она сама, как швейцарские часы, в заданное время собирает факт, производит сложные расчеты и формирует готовые отчеты. Вы перестаете быть «прорабом» на ежемесячной стройке отчетности и становитесь архитектором, который анализирует готовые результаты и принимает стратегические решения. Команда освобождается от авралов и может сосредоточиться на улучшении бизнес-процессов, а руководство получает оперативную информацию для управления компанией.