Вопрос подписчика: «Как перейти от жёсткого годового бюджета к скользящему (rolling forecast) в условиях неопределённости, когда квартальные планы устаревают быстрее, чем их успевают утвердить?»
Суть проблемы
Жесткий годовой бюджет в современной реальности превращается в красивую, но бесполезную книгу. Макроэкономические шоки, скачки валют, изменения в регулировании и срывы поставок ломают любые долгосрочные прогнозы. Финансовая команда тратит месяцы на согласование бюджета, который перестает отражать реальность уже к концу первого квартала. В итоге решения принимаются «вслепую», без актуальной финансовой модели, что ведет к потерям денег, времени и стратегических возможностей.
Что может 1С ERP?
В 1С:ERP подсистема бюджетирования имеет встроенный механизм скользящего планирования (Rolling Forecast), который позволяет вашему бюджету всегда «скользить» вперед на заданный период. Вместо фиксированного годового плана вы работаете с постоянно обновляемым прогнозом, например, на ближайшие 12 месяцев. Каждый квартал (или месяц) вы «отрезаете» прошедший период и «добавляете» новый будущий, актуализируя данные на основе свежих фактических результатов и изменений на рынке. Это не просто пересчет цифр в Excel — это управляемый бюджетный процесс со своими этапами, задачами и контрольными точками.
Решение и рекомендации
Вот пошаговый план по настройке скользящего планирования в 1С:ERP 2.5:
1. Создайте модель и вид бюджета под скользящий прогноз.
o В разделе «Бюджетирование и планирование» -> «Настройки и справочники» -> «Модели бюджетирования» создайте новую модель, например, «Скользящий прогноз 12 месяцев».
o Перейдите к «Видам бюджетов». Создайте новый вид, например, «БДР: Скользящий прогноз». На закладке «Основное» установите флаг «Использовать для ввода плана» и выберите способ планирования «Скользящий». Укажите количество периодов, на которые формируется бюджет (например, 12 месяцев).
2. Настройте «Границу фактических данных».
o Это ключевой параметр, который отделяет уже случившуюся историю (факт) от будущего (план/прогноз). В настройках вида бюджета задайте правило, например: «Начало периода планирования» или «Дата актуальности». Это позволит системе автоматически подставлять фактические данные за прошедшие месяцы и плановые — за будущие при формировании отчетов.
3. Организуйте циклический бюджетный процесс.
o В вашей модели бюджетирования перейдите на закладку «План подготовки бюджетов». Создайте группу этапов «Ежеквартальное обновление прогноза».
o Внутри настройте этапы: «Ввод фактических данных», «Корректировка прогноза по подразделениям», «Консолидация и утверждение». Для этапа с действием «Ввод бюджетов» укажите созданный вами вид бюджета «БДР: Скользящий прогноз».
o Настройте периодичность группы — «Квартал» и правила формирования задач (например, за 10 рабочих дней до начала нового квартала).
4. Автоматизируйте напоминания и контроль.
o Включите функциональную опцию «Использовать оповещения для задач бюджетирования». Система будет автоматически отправлять e-mail-напоминания ответственным сотрудникам о необходимости обновить данные.
o Используйте «Монитор бюджетных процессов» для визуального контроля (диаграмма Гантта) за ходом обновления прогноза по всем подразделениям.
5. Анализируйте через бюджетные отчеты с датой актуальности.
o При формировании бюджетного отчета на основе вашего вида бюджета вы сможете выбирать «Дату актуальности». Это позволяет сравнить, как прогноз менялся от квартала к кварталу, и оценить точность планирования.
Пример
Сценарий: Компания работает в условиях санкционных ограничений и высокой волатильности курсов. Утвержденный в декабре бюджет на 2024 год перестал быть релевантным уже в марте.
Ситуация: По итогам I квартала 2024 года выручка отстает от годового плана на 15%, а курсовая разница увеличила расходы на закупку импортных комплектующих. Нужно срочно понять финансовые последствия и скорректировать цели на оставшийся год.
Решение в 1С:ERP:
1. За 10 дней до начала II квартала система автоматически создала бюджетные задачи для руководителей ЦФО на обновление данных в «БДР: Скользящий прогноз».
2. Руководители внесли корректировки в свои разделы на основе фактических результатов I квартала и новых прогнозов на II-IV кварталы. Данные за I квартал были автоматически заполнены системой из фактических данных.
3. Финдир консолидировал прогноз и запустил бюджетный отчет «План-Факт», выбрав дату актуальности «01.04.2024». Отчет показал новый прогноз по прибыли на 12 месяцев вперед (апрель 2024 — март 2025).
4. На основе этого актуального прогноза было принято решение о временной заморозке непрофильных инвестиций и пересмотре квартальных KPI для коммерческой службы.
Результат: Компания получила реалистичный финансовый ориентир на год вперед, а не на остаток устаревшего периода. Управленческие решения принимаются на основе актуальной модели, а не интуиции. Бюджет из формального отчета превратился в живой инструмент навигации.
Итог простыми словами
Настройка скользящего планирования в 1С:ERP — это переход от попыток «угадать погоду на год вперед» к регулярной «корректировке курса по приборам». Вы больше не защищаете устаревшие цифры. Вместо этого вы создаете цикл постоянного обновления финансовой картины будущего, где каждый новый квартал — это шаг вперед в планировании. Система берет на себя рутину по сбору данных, контролю сроков и формированию отчетов, позволяя финдиру сосредоточиться на анализе и стратегии.