Вопрос пользователя: «Бывает, что мы отгружаем товар, приезжаем к клиенту, а он отказывается принимать часть поставки. Машина возвращается на склад с этим товаром. Как правильно оформить такой «обратный» прием, чтобы не было путаницы с остатками и заказом?»
Суть проблемы: Товар был отгружен (проведен Расходный ордер), но фактически не покинул компанию. Если просто вернуть его на склад как новую поставку, исказится аналитика продаж, не закроется заказ клиента и возникнет путаница в документах. Нужен специальный механизм, который «отменит» факт отгрузки для не принятого получателем товара и корректно вернет его на складские остатки.
Что может 1С ERP? Для этого предусмотрен специальный тип операции в документе «Приходный ордер на товары» — «Возврат не принятых получателем товаров».
- Создание документа: В рабочем месте «Приемка» нужно нажать «Создать» – «Возврат не принятых получателем товаров».
- Выбор основания: В открывшемся ордере с помощью кнопки «Добавить из документов отгрузки» выбирается тот самый документ, по которому товар изначально отгружался (например, «Расходный ордер №123» или «Заказ клиента №456»).
- Автозаполнение: Кнопка «Заполнить – Количество по отгрузке» автоматически подтянет в таблицу все товары из выбранного документа отгрузки. Остается указать фактическое возвращенное количество (например, 5 из 10 отгруженных единиц).
- Корректный учет: Проведение такого ордера сделает две вещи: увеличит складские остатки на возвращенное количество и скорректирует выполнение исходного заказа/ордера отгрузки, показав, что часть товара фактически не была отгружена. Это важно для отчетности и анализа выполнения заказов.
Решение и рекомендации:
- Инструктаж для экспедиторов/кладовщиков: Объясните, что возвращенный с рейса товар нельзя принимать как обычную поставку. Нужно сообщать ответственному для оформления через специальный тип ордера.
- Контроль оснований: Всегда привязывайте возврат к конкретному документу отгрузки. Это ключевой момент для аудита.
- Анализ причин: Используйте данные по таким операциям для анализа причин отказов и работы с клиентами.
Итог простыми словами: Оформление возврата непринятого товара — это не «приемка», а «отмена отгрузки». Это как если бы вы, отправив письмо по почте, догнали почтальона и забрали его обратно до вручения адресату. В журнале почты должна остаться запись: «Письмо №ХХХ направлено адресату, но возвращено отправителю до вручения». Именно так работает этот тип приходного ордера в 1С: он не создает новую историю, а корректирует существующую.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Отказ по качеству на месте. Клиент при приемке груза обнаружил, что 3 из 20 коробок с товаром имеют поврежденную упаковку, и отказался их принимать. Экспедитор привез эти 3 коробки обратно на склад. Кладовщик оформляет «Приходный ордер» с типом операции «Возврат не принятых...», выбирает в качестве основания «Расходный ордер №... от вчера», указывает возвращенный товар и количество 3. После проведения ордера:
На складе снова числятся эти 3 коробки.
В исходном заказе клиента видно, что фактически отгружено и принято 17 из 20.
Можно сформировать акт и выставить клиенту счет только за 17 принятых коробок.