Вопрос пользователя: «У нас ведется учет по сериям (срокам годности). Раньше серию указывал менеджер в накладной. С переходом на ордерную схему кто и когда должен это делать: менеджер в заказе или кладовщик в ордере?»
Суть проблемы: Учет по сериям критически важен для пищевых, фармацевтических и других отраслей. При внедрении ордерной схемы возникает вопрос распределения ответственности: коммерческий отдел планирует, какой товар продать (например, по принципу FIFO), а склад исполняет. Нужно четко определить момент, когда конкретная серия «привязывается» к заказу, чтобы избежать ошибок и соблюсти законодательство.
Что может 1С ERP? Система предоставляет гибкие настройки политик учета серий, которые определяют момент указания серии, и этот момент напрямую связан с типом склада и этапом ордерной схемы:
- При планировании отгрузки (менеджером): Серия указывается в коммерческом документе (Заказе/Реализации) или в Расходном ордере на этапе статуса К отбору. Актуально для политик «Управление по FEFO» или «Управление остатками серий, с настройкой момента указания серии при планировании отбора». Система будет требовать от кладовщика отобрать именно указанную серию.
- По факту отбора (кладовщиком): Серия указывается в момент физического отбора. На неадресном ордерном складе — в Расходном ордере при статусе Проверен. На адресном складе — непосредственно в Задании на отбор при его выполнении (статусы Выполнено). Актуально для политики «Управление остатками серий, с настройкой момента указания серии по факту отбора». Здесь система дает кладовщику выбор из доступных на момент отбора серий.
- Справочно: Серия может указываться в любом документе для информации, без жесткого контроля остатков.
Решение и рекомендации:
- Определите политику учета серий: Выберите в настройках системы, в какой момент серия должна быть определена.
- Согласуйте процессы: Если серию указывает менеджер (вариант 1), ему нужны точные данные об остатках серий. Если кладовщик (вариант 2), ему нужны четкие инструкции по выбору (например, «отбирать по FEFO»).
- Настройте права доступа: Ограничьте возможность изменения серий на соответствующих этапах, чтобы закрепить ответственность.
Итог простыми словами: Момент указания серии в ордерной схеме — это точка передачи эстафетной палочки ответственности. Можно передать ее рано: менеджер, планируя отгрузку, говорит: «Отгрузи серию №12345 от 01.10.2023» (вариант 1). А можно передать позже: менеджер говорит: «Отгрузи 100 кг сахара», а кладовщик на складе сам выбирает, с какой конкретно паллеты (серии) их взять, и фиксирует свой выбор в системе (вариант 2). Выбор зависит от того, кто в вашей компании лучше контролирует сроки годности и партии.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Фармацевтический дистрибьютор (жесткий контроль). Используется политика «Управление по FEFO остатками серий». Менеджер при оформлении заказа аптеки видит в системе остатки серий, отсортированные по сроку годности. Он сам выбирает в заказе, какую конкретную серию (с ближайшим сроком) нужно отгрузить. В Расходном ордере статуса К отбору эта серия уже проставлена. Задача кладовщика — найти и отобрать именно эту серию, что гарантирует соблюдение законодательных требований по ротации товара.