Вопрос пользователя: «Нам сказали внедрить «ордерную схему». Это звучит сложно. Объясните простыми словами, что это меняет в ежедневной работе отдела продаж и склада?»
Суть проблемы: В классической схеме менеджер, оформляя продажу, сразу создает расходную накладную, которая сразу же списывает товар со склада в учете. Но физически товар еще может лежать на полке, а кладовщик даже не знает о новом заказе. Это приводит к расхождениям между данными в программе и реальностью, конфликтам и ошибкам отгрузки.
Что может 1С ERP? Ордерная схема документооборота — это принцип, который разделяет во времени две задачи: оформление сделки и физическое движение товара.
- Менеджер (офис): Работает с коммерческими документами — «Реализация товаров и услуг», «Приобретение товаров и услуг». Эти документы фиксируют намерение, договоренность, право собственности, но не регистрируют факт перемещения на складе.
- Кладовщик (склад): Работает со складскими ордерами — «Расходный ордер на товары», «Приходный ордер на товары». Эти документы фиксируют реальное действие: товар приняли на склад от поставщика или отгрузили со склада покупателю. Только проведение ордера изменяет складские остатки.
Таким образом, система вводит промежуточный контрольный пункт, исключающий «виртуальные» отгрузки при отсутствии реального товара.
Решение и рекомендации:
- Включите опцию: Убедитесь, что включена функциональная опция «Ордерные склады».
- Настройте склад: В карточке конкретного склада на закладке «Ордерная схема и структура» установите флажки для нужных операций: при поступлении, при отгрузке.
- Настройте процессы: Обучите менеджеров оформлять заказы, а кладовщиков — своевременно находить и проводить соответствующие ордера на основе этих заказов.
Итог простыми словами: Представьте ресторан. Ордерная схема — это когда официант (менеджер) принимает заказ и передает на кухню (в системе создается документ-распоряжение). Повар (кладовщик) готовит блюдо и ставит его на pickup-стойку (проводит ордер). Только когда блюдо на стойке (ордер проведен), официант может отнести его клиенту (товар считается отгруженным). Без такой схемы официант мог бы сказать клиенту «Ваш стейк готов!», хотя повар его даже не начинал жарить.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Согласование отгрузки. Менеджер оформил «Реализацию» на 100 единиц товара. Кладовщик видит в своей очереди задание — «Расходный ордер №ХХ по Реализации №YY». Проверяя фактическое наличие, он обнаруживает на стеллаже только 95 единиц. Он может поставить ордер на паузу и сообщить менеджеру о проблеме до того, как в бухгалтерии будет проведено списание и выставлен счет с ошибкой. Менеджер связывается с клиентом и уточняет детали.