Прогрессивные службы безопасности взрослых компаний привыкли в своей деятельности обращать внимание на мелочи и на первый взгляд несущественные факторы, которые в дальнейшем приводят к возникновению потерь в бизнесе или к потере самого бизнеса. Например, чем компании грозит «засилье родственников» или близких друзей в менеджменте? Чем грозит магазину, некачественная уборка клининговой компании? Почему важно, чтобы инвентаризация превращалась не в формальный процесс для «галочки», а помогала выявлять реальные показатели работы склада?
Все это мы уже обсуждали и изучали на площадке СБПроБизнес в статьях и стримах.
Есть одна тема, которую мы не разбирали подробно. Да, мы касались ее в период информационных поводов, когда политические, экономические и другие новости, не могли оставить равнодушными никого. Вспоминаем пандемию, начало СВО, марши, террористические акты и захваты президентов.
Безусловно, все мы испытывали стресс и в результате листали новостные ленты и прислушивались к мнению многочисленных экспертов, которых становилось все больше и больше. Все свое внимание, мы переключали на новости по темам и пытались разобраться в поступающей информации. Сделать выводы и попытаться продумать, как случившееся может повлиять на нас, наших близких и бизнес, которым мы занимаемся, безопасим мы его, развиваем, или строим. Вне зависимости от наших компаний, должностей и функциональных направлений.
Давайте попробуем разобраться в этой теме более подробно и как обычно, попытаемся понять, что это такое и как этим управлять.
Простыми словами, эту тему можно описать так: Чрезмерная информационная нагрузка на менеджера, сотрудника компании. Эта проблема имеет и более официальное название – Когнитивный перегруз.
Для начала, представим среднестатистического сотрудника компании. Менеджера по (добавьте свое название). Не так важно, кто он по гендерному признаку. Мужчина или женщина, безразлично. Прежде всего, важный фактор – он человек разумный и находится в прямых коммуникациях с обществом, семьей, коллегами. Мы не берем к обсуждению девиации и исключения, не берем к обсуждению вахты и места с отсутствием связи и интернет покрытия, трудные и опасные производства.
У нашего исследуемого есть семья, супруг или супруга. Есть один или не один ребенок. Родители. Автомобиль. Квартира в собственности или аренда. Ограничу перечисление вводных условий, так как по уже указанным условиям, можно проследить логику и по желанию, каждый читатель может добавить, или убрать похожие и логичные условия.
Все что окружает нашего исследуемого, на сегодняшний день уже стало цифровым. Чаты с семьей, с детьми, родителями и коллегами. Родительские чаты в школе, садике с классным руководителем и без него. Чаты соседей, «подъездные», общедомовые и чаты улиц в частном секторе. Чаты гаражных кооперативов и стояночные чаты. Всевозможные группы в социальных сетях района, города, страны. Ведущие и популярные каналы. Лидеры мнений в социальных сетях. Банки со своими внезапными новостями по процентной ставке.
Достаточно перечислений, если округлить, то среднестатистический человек, сегодня имеет около 10/20 источников информации, обязательной к прочтению. Понятно, что количество взято среднее и не является точным.
Оставим эту информацию в памяти и перейдем к профессиональным интересам нашего субъекта. Рабочие и корпоративные источники информации. Именно они являются теми источниками, которые очень часто влияют на первичные потребности человека. Получение заработной платы или источника пропитания. Можно сделать вывод, что профессиональные/корпоративные источники информации имеют наиболее важный приоритет в профессиональной жизни.
Довольно часто, при проведении аудита или любого другого корпоративного сотрудничества, выявляется один интересный факт.
При исследовании корпоративной вертикали прохождения информации обнаруживается, что на конечное звено в корпорации, то, которое непосредственно занимается «зарабатыванием» денег, сваливается полноценный информационный вал.
Давайте приведем пример из ритейла, как один из самых показательных и динамичных видов бизнеса.
Руководителю/Директору магазина пишут:
1. Безопасник, в зоне ответственности которого существует магазин.
2. Супервайзер, в зоне ответственности которого существует магазин.
3. Административный директор, определенного количества магазинов.
4. Логисты, желающие понять и разобрать, проблемную доставку (например, недостачи при приемке товара).
5. Подрядчики, которые обслуживают магазин (холодильное оборудование, ремонт, сигнализация, прилавки, коврики, вывоз мусора, видео наблюдение и т.д.).
6. Транспорт – доставка товара.
Это не полный список тех, кто пишет!
Например, IT безопасность, очень любит проверять внимательность всех операторов персональных компьютеров.
HR – очень любит делать рассылки с поздравлениями и конкурсами, таким образом они работают с лояльностью персонала.
СБ – любит рассылать письма с предостережениями и рассказами, о том, как кого и где они поймали и наказали. Почти ежедневно, идут поздравления с днями рождений, праздниками.
Перечислять можно бесконечно. И вся информация важная и нужная! Это не ирония, это факт! А ежедневные отчеты по продажам? А заполнение таблиц?
В среднем, на директора магазина в день, сваливается более ста писем (реально больше)! Не только информационных, но и исполнительных, на которые необходимо отреагировать и что-то изменить в работе магазина. Но есть еще и прямая работа директора. Приемка и собеседование с персоналом. Проверка выкладки товара. Приемка товара. Проведение локальных инвентаризаций.
Это только то, что происходит в корпоративной почте. А есть же еще чаты в мессенджерах!
Сколько групп? Невероятно много! Группы с руководителями и с безопасностью, группы с коллегами. С коллегами и руководителями, коллегами без руководителей.
Это то, что происходит в ритейле в магазинах. Если взять любой отдел в ритейле, то ситуация будет похожей.
Смело можно утверждать, что так происходит не только в ритейле. Примерно такая же ситуация в любой компании. Исключений, пока не встречалось!
Более того, при проведении аудита я лично замечал, что многие запросы и рассылки носят формальный характер и по сути не влияют на бизнес процессы. Пятьдесят процентов запросов появляются только потому, что поддерживающие бизнес функции не выполнили или выполнили некачественно свою работу.
Еще двадцать процентов из переписки можно отнести на некачественную или неумелую работу руководителей среднего звена.
Не хочется описывать ошибки или причины, по которым возникает информационный вал для сотрудников. Эта статья пишется исключительно с другой целью.
Цель статьи, привлечь внимание к проблеме. Это минимальная цель.
Рассказать о том, что это проблема и почему это проблема. Цель средней позиции.
И наконец, главная цель – побудить читателя задуматься и провести самостоятельный аудит информационной нагрузки у себя и своих подчиненных.
Мы выяснили, что сотрудники зачастую получают - когнитивный перегруз.
Когнитивный перегруз (cognitive overload) — состояние, при котором объём поступающей информации и количество задач превышает возможности мозга по их обработке. Для менеджмента это особенно критично: от качества принимаемых решений зависит эффективность всей команды и процессов, которые выполняет команда и сам менеджер.
Можно выделить несколько ключевых причин перегрузки:
Многозадачность
Мозг не способен полноценно концентрироваться на нескольких задачах одновременно. Переключение между делами требует дополнительных когнитивных ресурсов на «перезагрузку» контекста. Многочисленные исследования в этой области показывают, что продуктивность падает на 40% при частой смене задач.
Эти исследования четко дают понять, что человеческий мозг не может эффективно выполнять множество задач одновременно. Многозадачность, это миф.
Желающие изучить исследования, могут свободно их найти.
Информационный шум
Постоянный поток писем, сообщений, уведомлений создаёт «фоновый стресс». Мозг вынужден тратить ресурсы на фильтрацию несущественной информации, что истощает рабочую память.
Нечёткие приоритеты
Отсутствие ясной системы приоритетов заставляет мозг непрерывно оценивать важность задач. Это приводит к «аналитическому параличу» — невозможности принять решение из‑за избыточного анализа.
Эмоциональное напряжение
Стресс активирует миндалевидное тело, снижая активность префронтальной коры (отвечающей за рациональное мышление). В результате ухудшается концентрация и возрастает количество ошибок.
В телеграмм канале, мы провели опрос. Ссылка.
Из ответов стало понятно, что более 24 процентов респондентов, при доведении информации до руководителя испытывают стресс и им приходится хитрить и учитывать настроение руководителя.
61 процент – доносят правду до руководителя и «будь, что будет», т.е. не уверены в реакции руководителя от доведенной до него информации.
И только 13 процентов опрошенных не испытывают стресса от разговора с руководителем.
Стресс в работе менеджера один из самых важных факторов успешности. Он запускает механизмы выработки гормонов отвечающих за реакцию организма на стресс. Один из этих гормонов – кортизол. Любопытна работа этого гормона. Желающие более подробно изучить работу гормонов, интернет в помощь. Не могу не отметить, что людей находящихся в хроническом стрессе очень часто можно определить визуально.
Безусловно, в этой статье можно описать практические рекомендации по профилактике. Нет ничего проще, задать вопрос ИИ и он перечислит пункты. Скопировал. Вставил. Готово.
Но нет такой цели в статье. Повторяю, есть цель привлечение внимания к проблеме! Эта проблема есть, и бизнес с ней мало работает.
Призываю коллег по цеху обратить внимание на этот потереобразующий фактор! Он имеет отложенный по времени эффект т.к. проблемы видны не сразу, а бывает что на первый взгляд и не видны совсем. Просто увеличилась текучесть персонала. Просто люди стали выполнять свою работу с большим количеством ошибок/брака. Просто производительность упала. Просто менеджер решил украсть/получить «откат». В результате растут потери, падает оборот, прибыль, EBITDA.
Если мы не держим фактор «когнитивного перегруза» в голове и не исследовали этот вопрос у себя в компании, как мы будем реагировать на снижение эффективности компании?
Правильно, увеличиваем активность поддерживающих бизнес функций. А каким образом?
На этот вопрос, ответ был в начале статьи. Мы начинаем активнее доносить «полезности» до менеджмента и персонала используя проверенные каналы. Почта, чаты. Круг замкнулся!
Могу поделиться своей методикой работы с когнитивным перегрузом.
Лично я, всегда расставляю приоритеты в поступлении информации от важной к второстепенной.
Разделяю выполнение задач, по приоритетам важности.
Никогда не пытаюсь выполнять все и сразу.
Между разноплановыми задачами, всегда делаю перерыв.
Использую в своей жизни и работе метод «Осознанности».
Вывод к статье можно описать несколькими предложениями.
Когнитивный перегруз — не признак некомпетентности, а естественная реакция мозга на избыточную нагрузку. Реалии современности показывают, что когнитивная нагрузка в бизнесе и обычной жизни будет только увеличиваться. Необходимо с этим смириться и искать полезные методы управления этим риском. Системное управление позволит снизить уровень стресса и повысить продуктивность работы сотрудников, а также улучшить качество принимаемых решений. Для бизнеса это очень важно! Проведите у себя аудит когнитивной нагрузки сотрудников.
Главное — не пытайтесь «перетерпеть» перегрузку, это невозможно. Прогресс вам этого не позволит. Постарайтесь выстроить устойчивые привычки и правила в компании, защищающие один из важных ресурсов сегодняшнего дня - когнитивные ресурсы.
P.S. Полезные запросы для поиска информации по управлению когнитивным ресурсом:
1. Метод Pomodoro.
2. Матрица Эйзенхауэра.
3. Цифровая гигиена для менеджмента.
4. Метод chunking.
5. Визуализация данных.
Больше информации о корпоративной безопасности на нашем телеграмм канале https://t.me/sbprobiz ! Приходите 🤝
Владимир Кочанов (@vladimir_sbprobiz)