Вопрос пользователя: «Мы проводим ежегодную инвентаризацию. Как организовать проверку инструментов и спецодежды, которые не на складе, а у сотрудников?»
Суть проблемы
Проведение инвентаризации ТМЦ в эксплуатации – это требование контроля (п.8 ФСБУ 5), хотя их стоимость уже не числится на балансе. Ручной обход всех сотрудников с бумажными описями, последующим сверкой и вводом результатов в систему занимает много времени, чреват ошибками и потерей данных.
Что может 1С ERP?
В системе для этого есть специализированный документ «Инвентаризация ТМЦ в эксплуатации». Он позволяет:
- Сформировать опись: Автоматически добавить в документ все ТМЦ, числящиеся за выбранным подразделением или конкретным физическим лицом (команда «Заполнить – Добавить данные по учету»).
- Внести факт: Указать фактическое наличие интерактивно, путем сканирования штрихкодов, загрузки из файла или с ТСД (терминала сбора данных).
- Автоматически выявить расхождения: Система сравнит учетное и фактическое количество и сама предложит действия: «Списать» (при недостаче) или «Оприходовать» (при излишке).
- Оформить результаты: На основании предложенных действий можно сразу создать документы «Списание из эксплуатации» или «Возврат/Оприходование».
Решение и рекомендации
- Создайте документ: Выберите «Инвентаризация ТМЦ в эксплуатации» в журнале документов.
- Задайте область проверки: Укажите подразделение и/или конкретное физическое лицо.
- Заполните учетные данные: Нажмите «Заполнить – Добавить данные по учету», чтобы система внесла все, что должно быть.
- Внесите фактические данные: Пройдите с проверкой, внося факт прямо в таблицу на планшете или заранее подготовьте файл для загрузки.
- Проанализируйте расхождения: Проверьте предложенные системой действия. Помните, что излишек в одном подразделении и недостача в другом могут означать, что требуется не списание, а документ «Перемещение».
- Отразите результаты: На основании инвентаризации создайте необходимые документы для приведения учета в соответствие с фактическим наличием.
Итог простыми словами
Документ «Инвентаризация ТМЦ в эксплуатации» – это цифровой лист пересчета. Вместо того чтобы ходить по цеху с бумажной ведомостью и потом вбивать результаты в компьютер, вы открываете документ на планшете, видите полный список того, что должно быть у слесаря Иванова, и напротив каждого пункта ставите галочку «есть» или вводите «нет». Система сама подсветит расхождения и предложит, как их исправить.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Плановая ежегодная инвентаризация в цехе
Ситуация: По плану мероприятий проводится сплошная проверка имущества в цехе №1.
Проблема: Необходимо охватить всех сотрудников цеха и множество наименований.
Решение: Создается один документ инвентаризации с указанием подразделения «Цех №1». Система формирует полную опись. Члены комиссии с планшетами или ТСД вносят фактические данные.
Результат: Быстро получен итоговый акт с выявленными недостачами и излишками, на основе которого оформляются проводящие документы.
- Сценарий 2: Внеплановая проверка при смене руководителя подразделения
Ситуация: Уволился начальник участка, пришел новый.
Проблема: Необходимо передать имущество «с цифрой в руках» и зафиксировать ответственность нового руководителя.
Решение: Проводится инвентаризация по участку. Фактические данные подтверждаются старым и новым руководителем. Все расхождения устраняются до подписания акта приемки-передачи.
Результат: Четкая и документально подтвержденная передача материальных ценностей, снятие ответственности с увольняемого и возложение на нового руководителя.