В 2026 году кадровиков ждет много изменений и обновлений. Часть норм вступают в силу уже с января 2026 года, другие — поэтапно марта 2026, поэтому легко упустить важные детали и допустить ошибки в работе с кадрами. Это практический гайд, который поможет кадровику понять, что нужно знать, к чему готовиться и как работать по новым правилам.
Охрана труда и проверки ГИТ
В 2026 году блок охрана труда становится одним из ключевых направлений контроля со стороны государства. ГИТ смещает фокус с формальных проверок на реальную оценку условий труда, режима работы и соблюдения прав работников. Инспекторы анализируют документы заранее, используют данные из государственных систем и всё чаще проводят внеплановые проверки по обращениям сотрудников. Особое внимание уделяется сверхурочной работе, новым лимитам рабочего времени, обучению по охране труда и корректности локальных нормативных актов. Для работодателей это означает рост рисков штрафов и предписаний при малейших ошибках.
Далее разберем, на что именно смотрит ГИТ в 2026 году, какие 10 типичных нарушений выявляются чаще всего и предложим практический план из 6 шагов, который поможет кадровику подготовиться к проверке и пройти её без последствий.
На что смотрит ГИТ и типичные нарушения
В 2026 году приоритеты надзора смещаются в сторону реальной защиты прав работников. Среди новых показателей оценки — соблюдение режима рабочего времени, корректность данных в электронных системах, актуальность локальных нормативных актов и выполнение требований по охране труда без формального подхода.
С 1 марта 2026 года вступает в силу Приказ Минздрава России от 02.07.2025 N 392н - он вносит изменения в порядок обязательного психиатрического освидетельствования работников, утвержденный Приказом № 342н, уточняя, что комиссия врачей-психиатров проводит освидетельствование, а работники направляются на него по решению работодателя в случае выявления признаков расстройства при периодических медосмотрах.
10 типичных нарушений, которые чаще всего выявляет ГИТ:
- Отсутствие или устаревшие инструкции по охране труда.
- Превышение лимитов сверхурочной работы или отсутствие согласия работника.
- Неправильный учет рабочего времени.
- Отсутствие обязательных медосмотров или психиатрического освидетельствования.
- Формальное обучение по охране труда без подтверждающих документов.
- Ошибки в трудовых договорах и доп соглашениях.
- Несоблюдение требований к условиям труда на рабочих местах.
- Нарушения при работе с персональными данными работников.
- Отсутствие оценки профессиональных рисков.
- Несвоевременное устранение ранее выданных предписаний.
Повторные нарушения могут привести к приостановке деятельности и усиленному контролю со стороны инспекции.
Практический план защиты от проверок
Чтобы снизить риски и спокойно пройти проверку ГИТ в 2026 году, кадровой службе важно действовать системно, а не «в последний момент».
6 шагов подготовки к проверке ГИТ:
- Провести внутренний аудит
Используйте чек-листы ГИТ для самопроверки документов и процессов.
Срок: 1 неделя. Ответственный: кадровик / специалист по ОТ. - Обновить локальные нормативные акты
Проверьте положения, инструкции, регламенты с учётом изменений в трудовом законодательстве.
Срок: 1–2 недели. Ответственный: HR + юрист. - Проверить инструкции по охране труда
Убедитесь, что инструкции актуальны, утверждены и доведены до работников под подпись.
Срок: 1 неделя. Ответственный: специалист по ОТ. - Актуализировать трудовые договоры
Проверьте режим рабочего времени, сверхурочные, условия труда и компенсации.
Срок: 1 неделя. Ответственный: кадровик. - Провести обучение и инструктаж команды
Обновите знания руководителей и работников по охране труда и новым требованиям.
Срок: 1–2 недели. Ответственный: HR / ОТ. - Подготовить пакет документов для инспектора
Сформируйте папку (или электронный доступ): приказы, журналы, договоры, отчёты.
Срок: 3–5 дней. Ответственный: кадровик.
Такой подход позволяет не только успешно пройти проверку, но и выстроить устойчивую систему охраны труда, которая снижает риски для бизнеса и защищает права работников.
Новые правила для иностранных работников и льготников
В 2026 году меняются подходы к найму иностранных работников и применению трудовых гарантий для льготных категорий. Обновления затрагивают квоты, порядок оформления, контроль статуса, а также расширяют социальные гарантии для многодетных работников, инвалидов и ветеранов СВО. Для кадровиков это означает более строгую проверку оснований для трудоустройства, корректное документирование льгот и внимательное соблюдение требований трудового кодекса — ошибки здесь чаще всего приводят к штрафам и предписаниям.
Иностранные работники: граждане Молдовы и квоты
В 2026 году сохраняется особый порядок привлечения граждан Республики Молдова. В ряде случаев они могут осуществлять трудовую деятельность без патента, если соблюдены условия пребывания и заключён трудовой договор с работодателем на территории Российской Федерации. Это снижает административную нагрузку, но повысить требования к проверке статуса работника.
Квоты на привлечение иностранных работников по-прежнему устанавливаются по регионам и отраслям. В крупных субъектах РФ квоты сохраняются прежде всего для строительства, сельского хозяйства и промышленности.
Как проверить статус иностранного работника (5 шагов):
- Проверить документы, удостоверяющие личность и законность пребывания.
- Уточнить основание работы (патент / освобождение от патента).
- Проверить сведения в системе МВД (АМИН).
- Заключить трудовой договор с учётом миграционных требований.
- Уведомить МВД о приёме на работу в установленный срок.
Практический пример:
Компания в Московской области принимает гражданина Молдовы на должность подсобного рабочего. Кадровик проверяет срок пребывания, отсутствие необходимости патента, оформляет трудовой договор и направляет уведомление в МВД — без оформления квоты и патента.
Льготы: многодетные, инвалиды, ветераны СВО
В законодательстве в 2026 году расширяются и уточняются гарантии для социально защищенных категорий работников.
Многодетные работники
- дополнительный оплачиваемый отпуск (по региональным актам);
- ограничение привлечения к сверхурочной работе и ночным сменам;
- преимущественное право на гибкий график.
Как оформить: заявление работника + подтверждающие документы.
Ветераны СВО
- преимущество при приёме на работу при равных условиях;
- дополнительные гарантии от увольнения;
- право на дополнительный отпуск.
Подтверждение: удостоверение ветерана или официальный документ.
Инвалиды
- обновленные правила квотирования рабочих мест;
- обязательное создание условий труда с учётом ИПРА;
- ограничения по режиму рабочего времени.
Грамотное применение этих правил помогает работодателю снизить риски, а работникам — реализовать гарантированные права. Для кадровика важно не только знать нормы, но и уметь правильно оформить каждую льготу документально.
Календарь 2026: что происходит по месяцам
Чтобы кадровые изменения не стали неожиданностью, в 2026 году важно ориентироваться не только в самих нормах, но и в сроках их применения. Производственный календарь помогает заранее распределить нагрузку, спланировать обновление документов и подготовиться к проверкам. Ниже — ключевые события и действия кадровика в течение года.
Такой календарь позволяет кадровику заранее увидеть ключевые точки риска, распределять ресурсы и избегать авральной работы в течение года.
Выводы и итоги
Подводя итоги, можно выделить пять ключевых выводов.
Первое — подготовка критична. Основные изменения в трудовом законодательстве, цифровизация, новые требования к охране труда и работе с персональными данными не оставляют времени на реакцию «по факту».
Второе — начинать нужно прямо сейчас. Главная мысль - чем раньше компания адаптирует процессы, тем ниже риски штрафов, конфликтов и сбоев в работе.
Третье — важно инвестировать в технологии и обучение. Современные системы управления персоналом и актуальные знания специалистов напрямую влияют на устойчивость бизнеса.
Четвертое — необходимо контролировать каждый этап. От обновления документов до корректности данных в электронном виде — ошибки на мелочах обходятся дорого.
Пятое — кадровик должен быть готов к быстрым изменениям. Рынок труда и требования государства продолжают меняться, и выигрывают те, кто умеет адаптироваться и использовать свои знания.
Если вы хотите системно подготовиться к новым требованиям и чувствовать уверенность в работе с кадрами, обратите внимание на программы обучения Гуманитарно-Технического института: профессиональная переподготовка и повышение квалификации по кадровому делопроизводству.