Автор: Злата Шевелева
В 1971 году известный английский социолог и юрист Иеремия Бентам создал проект идеальной тюрьмы. Проект назывался «Паноптикум» и представлял собой цилиндрическое строение со стеклянными внутренними перегородками, где надзиратель находился в центре, но был невидим для заключенных, у которых из-за этого создавалось впечатление постоянного контроля. Этой же технологией воспользовался князь Потемкин, хозяйственный двор которого был спланирован так, что управляющий одновременно видел все постройки и работающих крепостных.
В наше время высоких технологий этот подход нашел самое широкое применение, что можно наблюдать в столь популярных ныне офисах оpen space (открытое пространство).
Родоначальниками современного открытого офиса считаются братья Шнелле, которые в 50-х годах прошлого столетия в Германии разработали прогрессивную систему организации офисного пространства. Основной их целью было облегчить коммуникацию и документооборот в коллективе. Для каждой рабочей группы предназначалось пространство, разделенное на рабочие зоны при помощи предметов обстановки: столы, шкафы, настольные экраны и растения исполняли роль стен. Недостатки открытого пространства (слабая обособленность работников от остального коллектива, повышенный шум в помещении) неожиданно превратились в достоинства: сотрудники начали объединять усилия для решения общих задач, действовали слаженно и зачастую более эффективно.
В современном оpen space нет кабинетов и коридоров – все сидят в одном большом зале, где рабочие места сотрудников разделены перегородками различной степени проницаемости. Это напоминает огромный аквариум, в котором собранна странная коллекция: в одном месте живут и опасные акулы, и безобидные золотые рыбки.
Популярность подобной офисной архитектуры вполне объяснима - планировка позволяет сэкономить не только финансовые ресурсы компании, но сокращает временные затраты сотрудников и руководства. Экономия это хорошо, но насколько эффективно способны трудиться люди в таком офисном «аквариуме»?
Плюсы для бизнеса
Работодатели не зря выбирают открытое офисное пространство. Выгоды от такого решения очевидны.
Когда люди находятся в одном помещении, то ничего не способно помешать свободной коммуникации. Сотрудники моментально решают рабочие вопросы, в том числе, обращаясь к руководителям компании, которых при обычном кабинетном расположении было бы очень трудно застать на месте.
Обмен информацией становиться легче, быстрее идет работа с документами, а благодаря общей включенности в процесс, улучшается командная работа, укрепляется корпоративный дух и сплоченность коллектива. Адаптация новых сотрудников происходит намного быстрее, чем в обычном офисе.
Не смотря на свободное течение информации в открытом офисе интриг и сплетен не становиться больше. Поскольку все на виду, сплетничать уже не интересно, ведь все и так все знают.
Несомненным плюсом является и то, что руководству гораздо легче контролировать своих сотрудников, постоянно наблюдая за ними. Ощущая неустанный контроль, люди концентрируют внимание на работе, меньше отвлекаются на посторонние разговоры. Так же, у находящегося все время на виду сотрудника, появляется надежда, что его заметит руководство, и скорее поощрит за хорошую работу. Руководители, в свою очередь, испытывают меньше тревоги за выполнение поставленных сотрудникам задач, ведь в любой момент можно проверить, чем занимается подчиненный.
Конечно же, open space подходит не каждой организации. Это находка для творческих коллективов, нацеленных на групповую работу, хороший вариант для бизнеса, в котором многое решает быстрота коммуникации. А вот для серьезной аналитической работы подобная планировка не подходит.
Другая сторона медали
Большинство проблем возникающих у сотрудников open space связаны с человеческим фактором. Когда народу много, все время приходиться находить компромиссы, договариваться, терпеть, или закрывать глаза на психологический и физический дискомфорт. Если вы не относитесь к фанатичным экстравертам, способны ли вы выжить в открытом пространстве?
Командный энтузиазм
Андрей креативный директор. Всю свою жизнь он работал в отдельном кабинете и был этому очень рад. Но в новой компании, где он должен был возглавить направление по дизайну выставочных стендов, Андрей оказался в огромном зале, где расположилось сразу несколько отделов. Это была катастрофа.
Во-первых, недалеко от группы дизайнеров находились рабочие места менеджеров по сбыту, которые либо звонили по телефону, либо отвечали на телефонные звонки, либо приставали с вопросами к дизайнерам и к их руководителю, которым и являлся Андрей.
В принципе, задумка посадить отделы рядом была не плохая – менеджеры непосредственно работали с клиентами, и могли на месте контролировать стадии разработки проекта и вносить в него коррективы. Но творческая работа, требует предельной сосредоточенности, погружения в мир фантазий, размышлений о прекрасном.
Если с постоянным шумом люди в отделе Андрея научились бороться при помощи наушников с приятной музыкой, то с менеджерами бороться было бесполезно – они как бульдожки, вытрясали всю необходимую информацию из несчастных творцов. Но это было еще не все. За менеджерами сидели конструкторы, которым тоже было, что сказать дизайнерам. В итоге, часто рабочий день превращался в бесконечное совещание и выяснение отношений.
В итоге Андрей предложил такой вариант: менеджеры и конструкторы обещают не приставать к дизайнерам, а решают все вопросы через Андрея, который как руководитель, дает нужную информацию, либо определяет момент общения с нужным дизайнером, либо назначает время общего совещания по проекту. Постоянная суета и раздражение прекратились, творцы успокоились и работа наладилась.
Минусы open space вытекают из его плюсов. Если открытое пространство стимулирует командную деятельность, то одновременно с этим у сотрудников может снизиться ответственность за свою личную работу.
Множество возможностей для общения может привести к коммуникативному вирусу: шутка, адресованная соседу слева может расслабить весь коллектив, а конфликт с клиентом одного из менеджеров, способен повлиять на настроение остальных сотрудников, производительность которых резко снизиться. Если же в офисе нет отдельной зоны для переговоров с клиентами, а работа предполагает частое общение с ними, то окружающие сотрудники постоянно будут отвлекаться.
Вывод: Открытый офис ориентирует людей на командную работу, позволяет решать все проблемы мгновенно. Но необходимо сразу сделать информационный поток управляемым, иначе вы рискуете превратить свою работу в одно бесконечное совещание, в которое будет вовлечена вся компания.
Вредные соседи
Мария привыкла к работе в open space, поскольку много лет руководила отделом в крупной американской компании. Но открытый офис в российском исполнении стал для нее неприятной неожиданностью: «Я словно очутилась на распродаже в торговом центре: сильные запахи парфюмерии, косметики, постоянные разговоры об одежде и модных трендах… Это была не редакция модного журнала – просто в клиентском отделе, который занимал большую часть офиса работали одни женщины».
Предварительно собрав информацию у недовольных сотрудников других отделов, алчущих отмщения, Мария переговорила с руководителем клиентского отдела. Она очень вежливо напомнила о том, что в офисе работают другие люди, которых раздражает калейдоскоп ароматов, и которые не интересуются последними новинками моды, а мечтают только о спокойном выполнение своей работы. Руководитель принял во внимание, сказанное Марией, и провел работу с подчиненными. Не то что бы девушки перестали пользоваться духами и косметикой – но явные злоупотребления прекратились. А за разговоры на рабочем месте о посторонних проблемах был введен штраф. Эта мера вызвала волну негодования, но поставила точку в пустой болтовне.
Нарушение личного пространства, невозможность расслабиться под всевидящим оком коллег и начальства, являются сильными демотивирующими факторами для сотрудников открытого офиса. Постоянный шум, смешение запахов, звуков, способны вызвать раздражение даже у самого терпеливого человека.
Работа на виду друг у друга, также может привести к банальной краже идей – кто-то что-то случайно услышал, а потом выгодно применил, выдав за свое.
Вывод: Если вы работаете при большом скоплении самого разного народа, то для комфортного существования и эффективной работы вам просто не обходимо научиться защищать свое личное пространство, а так же грамотно и деликатно объяснять коллегам ваши претензии. Вот несколько правил конструктивной критики, которые помогут изменить негативное поведение сослуживцев, не обостряя ситуации.
- Объективно опишите ситуацию – как ее можно было бы увидеть через окошко видеокамеры.
- Выскажите свое мнение, используя местоимение «Я»- «мне не приятно, то, что…», «я отвлекаюсь, когда…» и т.д. Будьте конкретны, не обращаясь к личности человека, говорите только о поступке, который вам не нравится и о своих ощущениях по этому поводу. Эффективная критика касается лишь тех аспектов поведения, которые могут быть изменены.
- Расскажите, чего вы хотите в связи с этим.
- Выслушайте ответ противоположной стороны, дайте знать, что принимаете и другую точку зрения. Например: «Я понимаю вашу точку зрения и ваше недовольство, давайте обсудим, как конкретно мы можем решить проблему».
Не всегда можно рассчитывать на то, что коллега немедленно пойдет вам на встречу. Поэтому проявите терпение и не ждите немедленных действий. Возможно, вам придется повторить свою просьбу еще раз. Главное – чтобы коллега понял ваши чувства и желания, а так же то, что вы готовы к открытому диалогу.
Подавление индивидуальности
Максим никогда не работал в open space. Более того, он считал, что его высокая и такая нужная компании должность директор по развитию, предполагает отдельный и презентабельный кабинет. Так оно и было, пока высшее руководство компании не решило экономить. В первую очередь экономия коснулась офисного пространства, и вся фирма переехала в оpen space. Максим ни как не ожидал, что теперь в общем зале будет сидеть даже руководство компании, а отдельный кабинет достанется только генеральному директору. С самого первого дня молодой человек почувствовал себя не уютно – он теперь сидел как самый рядовой сотрудник в общем зале, все коллеги были в курсе его дел, да еще за спиной у него находился кабинет генерального, выходя из которого, каждый посетитель мог видеть информацию на компьютере Максима.
При повышении статуса сотрудника, часто меняется его рабочее место. В стандартном офисе – чем выше должность, тем лучше отдельный кабинет. В open space подобный фактор отсутствует, границы стираются, и статус уже не ощущается как особая привилегия. Для людей с мотивацией престижа и власти это может стать существенным фактором, влияющим на снижение производительности труда и разочарование в работе.
Открытое пространство делает всех людей одинаковыми, не обращая внимания на индивидуальные особенности, ритм работы, статус. Если глубокий интроверт испытывающий напряжение при контактах с людьми оказывается в общей зоне, его работоспособность катастрофически снижается.
Выводы: Тут уж ничего не поделаешь – вы либо принимаете новые правила игры, или нет. Попробуйте изменить ситуацию, если она дискомфортна для вас – предложить другой график работы, пересесть на другое место, оградить себя от назойливых коллег наушниками с музыкой, попросить сделать более высокие и непрозрачные перегородки, и т.п. В свою очередь руководство должно задумываться о том, каким образом можно подтвердить статус и престиж сотрудника, не имея такого ресурса, как отдельный кабинет, а так же при рассадке людей стараться учитывать их индивидуальные особенности.
Если внимательно разобраться, то в любом офисе, вне зависимости от его планировки, возникают одни и те же проблемы. А на то, что происходит в коллективе, в первую очередь влияет политика, проводимая высшим руководством компании. Просто в open space, в отличии от традиционного офиса, как в прозрачном аквариуме все проблемы сразу бросаются в глаза, отражая любой просчет в управлении персоналом компании.
Статья опубликована в журнале Business Excellence