В 2026 году кадровиков ждет сразу несколько волн реформ: изменения в трудовом законодательстве, обновления подзаконных актов, новые требования к работе с персональными данными, электронному документообороту и управлению персоналом. Часть норм вступают в силу уже с января 2026 года, другие — поэтапно с марта 2026, поэтому легко упустить важные детали и допустить ошибки в работе с кадрами. В этом материале мы собрали ключевые изменения в кадрах, объяснили их простым языком и разложили по блокам: от трудового кодекса и заработной платы до цифровых процессов. Это практический гайд, который поможет кадровику понять к чему готовиться и как работать по новым правилам.
Классификатор ОК 016-2025: главное изменение года
Одним из самых заметных основных изменений в кадровом законодательстве в 2026 году стал новый общероссийский классификатор профессий ОК 016-2025. Это первое масштабное обновление классификатора почти за 30 лет, и оно напрямую влияет на кадровый учет, штатное расписание, отчётность и работу в электронном виде. Документ утвержден на уровне Российской Федерации и разрабатывался с учетом реальных изменений рынка труда, цифровизации и появления новых форм занятости. Классификатор обязателен к использованию работодателями государственное и муниципальное сектора, а также рекомендован для всех коммерческих организаций. Официальная версия размещена на сайте Росстандарта.
Что меняется и почему
Общероссийский классификатор профессий — это нормативный документ, который определяет наименования должностей, профессий рабочих и служащих для применения в кадровых документах, статистике и отчетности. Ранее действовавшая версия морально устарела: за последние десятилетия появились десятки новых профессий, особенно в сфере ИТ, аналитики данных, управления персоналом, цифровых платформ и автоматизации.
Обновление стало ответом на реальные изменения рынка труда, развитие технологий и требования законодательства в 2026 году. Новый классификатор профессий учитывает цифровую экономику, дистанционную занятость, гибкий график и трансформацию условий работы.
Примеры новых и актуализированных должностей:
Использование устаревших наименований должностей теперь повышает риски при проверках и может повлиять на корректность кадровой и статистической отчётности.
Практический план: как внедрить
Чтобы внедрение ОК 016-2025 прошло без ошибок и авралов, кадровой службе нужен четкий план. Ниже — пошаговая инструкция, которую используют работодатели уже с января 2026 года.
Шаг 1. Скачать актуальный классификатор
Скачайте утвержденную версию ОК 016-2025 с официального сайта Росстандарта. Срок: 1 день. Используйте только официальные источники, чтобы избежать ошибок в наименованиях.
Шаг 2. Провести аудит штатного расписания
Сравните действующие должности с новым классификатором. Особое внимание — ИТ-ролям, управлению персоналом, аналитическим и цифровым функциям. Срок: 3–5 дней.
Шаг 3. Выявить отличия и совпадения
Определите, какие должности совпадают полностью, какие требуют переименования, а какие отсутствуют в новой версии. Это важно для корректной работы с персональных данных и отчётности. Срок: 2–3 дня.
Шаг 4. Подготовить допсоглашения к трудовым договорам
Если меняется только наименование должности без изменения трудовой функции, оформляется дополнительное соглашение. Срок: 5–10 дней с учётом подписания.
Шаг 5. Обновить учётные системы (1С:ЗУП)
Внесите новые наименования должностей в кадровые системы и справочники. Для 1С:ЗУП используйте официальные методические рекомендации.
Срок: 1–2 дня при корректной настройке.
Такой подход позволяет безболезненно адаптироваться к изменениям в трудовом законодательстве, избежать претензий проверяющих органов и привести кадровые документы в соответствие с требованиями законодательства в 2026 году.
МРОТ 2026 и финансовые изменения
В 2026 году финансовые условия для работодателей существенно меняются: обновленный МРОТ, корректировки в расчетах заработной платы и новые подходы к взносам напрямую влияют на фонд оплаты труда и бюджет компании. Эти изменения в трудовом законодательстве вступают в силу с января 2026 года и затрагивают всех работодателей вне зависимости от формы собственности. Кадровикам и бухгалтерам важно заранее пересчитать ФОТ, проверить соответствие трудовых договоров и понять, какие выплаты должны быть скорректированы, чтобы избежать нарушений и штрафов.
Размер МРОТ и влияние на ФОТ
С 1 января 2026 установлен новый федеральный МРОТ — 27 093 рубля. По сравнению с показателем 2025 года рост составил +20%, что стало одним из самых заметных финансовых изменений последних лет. Новый уровень минимальной заработной платы обязателен для применения на всей территории Российской Федерации и напрямую влияет на расчет окладов, доплат, отпускных и больничных.
Кого это касается:
- работников с окладом на уровне минимума;
- сотрудников на неполной ставке (пропорционально);
- совместителей;
- работников в регионах без повышающего коэффициента.
Пример расчёта влияния на ФОТ:
- компания с 10 сотрудниками на МРОТ: рост ФОТ ≈ +45 000 руб. в месяц;
- организация с 50 сотрудниками: увеличение расходов более чем на 225 000 руб. ежемесячно.
Работодатель должен обеспечить, чтобы итоговая зарплата за полностью отработанный месяц была не ниже нового МРОТ, иначе это считается нарушением трудового кодекса.
Налоги, взносы и выплаты: что изменилось
С января 2026 года вступают в силу важные изменения в налогообложении и порядке начисления страховых взносов, которые напрямую затрагивают расчёт заработной платы, фонд оплаты труда и кадровые процессы. Поправки внесены в налоговый кодекс и связанные подзаконные акты и направлены на унификацию практики и усиление контроля со стороны государства.
Базовые ставки страховых взносов в 2026 году в целом сохраняются, однако уточнены правила их применения. Особое внимание уделяется ситуациям, когда выплаты сотруднику формально отсутствуют или занижены: если трудовые отношения есть, взносы должны начисляться не ниже установленного минимума. Это важно учитывать работодателям при работе с руководителями, совместителями и сотрудниками с неполной занятостью.
Отдельный блок изменений касается льгот и освобождений от страховых взносов. В 2026 году расширен перечень выплат, которые не включаются в базу для начисления взносов. В частности, сохраняется и уточняется освобождение для выплат участникам СВО и лицам, призванным на военную службу в особых условиях. Такие суммы не облагаются страховыми взносами и не увеличивают нагрузку на работодателя.
Также уточнены правила обложения отдельных компенсаций, материальной помощи и социальных выплат. Кадровику важно корректно классифицировать выплаты, чтобы избежать ошибок в отчетности и претензий со стороны контролирующих органов - ошибки в применении ставок и льгот могут привести к доначислениям и спорам с ФНС.
Подробные разъяснения и правовые основания изменений можно посмотреть в официальных материалах и правовых системах, в том числе на портале Консультант.
Электронные документы: переход на цифру
Переход кадровых процессов в электронном виде — одно из ключевых направлений изменений в трудовом законодательстве в 2026 году. Государство последовательно отказывается от бумажных носителей, переводя трудовые книжки, справки и кадровую отчетность в цифровой формат. Это снижает административную нагрузку на работодателей, упрощает доступ работников к своим данным и усиливает контроль со стороны государства. Для кадровых служб это означает необходимость обновить внутренние процессы, регламенты и программное обеспечение, в первую очередь системы управления персоналом и 1С:ЗУП.
Электронные трудовые книжки и справки
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и электронные справки стали стандартом кадрового учёта. Все сведения о трудовой деятельности работников передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР) — он объединил функции ПФР и ФСС. Работник получает доступ к данным через личный кабинет на портале Госуслуги, а кадровик — через отчётность и интеграцию с учетными системами.
С 2026 года электронный формат является основным: новые сотрудники по умолчанию ведутся без бумажной трудовой книжки. Бумажный вариант сохраняется только для тех, кто ранее сделал письменный выбор в его пользу. Электронные справки (в том числе об инвалидности) также формируются и подтверждаются через государственные информационные системы, без бумажных оригиналов. Порядок отчетности, учета и выдачи работникам личных медицинских книжек в том числе в электронном виде определяет Приказ Минздрава России от 30.07.2025 457н.
Что должен сделать кадровик:
- проверить корректность передачи данных в СФР;
- актуализировать локальные регламенты;
- проинформировать сотрудников о доступе к данным через Госуслуги;
- обеспечить защиту персональных данных и соблюдение требований по обработку персональных данных.
Обновление систем: 1С:ЗУП и другой софт
Для корректной работы с электронными документами в 2026 году кадровым службам необходимо заранее обновить программное обеспечение. В первую очередь это касается 1С:ЗУП, а также систем электронного документооборота и сервисов ЭДО.
Что нужно обновить:
- конфигурацию 1С:ЗУП до актуальной версии;
- справочники должностей и классификаторы;
- формы отчётности для СФР;
- модули ЭДО и электронных подписей.
Инструкция для 1С:ЗУП (5 шагов):
- Проверить текущую версию программы.
- Установить обновления через ИТС.
- Загрузить новые справочники и классификаторы.
- Проверить обмен данными с СФР.
- Провести тестовую выгрузку отчетности.
Срок выполнения — до конца 2025 года. Несвоевременное обновление систем может привести к ошибкам в передаче данных, штрафам и сбоям в кадровом учете.
Выводы и итоги
В 2026 году кадровику придется работать в условиях высокой динамики и повышенного контроля. В следующей статье мы поговорим о проверках ГИТ, новыъ правилах для иностранных работников и льготников и ключевыъ событиях и действиях кадровика в течение года.
Если вы хотите системно подготовиться к новым требованиям и чувствовать уверенность в работе с кадрами, обратите внимание на программы обучения Гуманитарно-Технического института: профессиональная переподготовка и повышение квалификации по кадровому делопроизводству.