Реестр договоров (журнал регистрации договоров)

Реестр договоров (журнал регистрации договоров) — это внутренний учётный документ, в котором фиксируется информация обо всех заключённых в компании договорах (с покупателями, поставщиками). 

Назначение реестра — систематизация заключённых договоров по ряду идентифицирующих параметров (дата, контрагенты, тип и предмет договора) и оперативный поиск документов. 

Некоторые сведения, которые могут быть указаны в реестре:

• порядковый номер (правила нумерации устанавливаются самостоятельно);
• номер и дата договора;
• тип договора (с покупателем, поставщиком, лизинговый, кредитный и т. д.);
• наименование контрагента;
• предмет договора (поставка стекла, гофрокартона, услуги связи и т. д.);
• срок действия договора (с какой даты действует, когда заканчивается);
• ответственное структурное подразделение компании (отдел продаж, отдел закупок);
• ответственное лицо компании (менеджер по продажам и т. д.);
• статус договора (действует, истёк, расторгнут, пролонгирован);
• наличие оригинала (скан, оригинал, документ отсутствует);
• место хранения оригинала (юридический отдел, архив).

Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный вариант обычно хранится в юридическом отделе. Электронный журнал можно вести в таблице Excel, в облачных таблицах или в CRM-системах. 

Единого строго формата реестра не существует — каждая организация включает в реестры необходимые ей столбцы, отражающие её отрасль, специфику деятельности и прочие требования.