Система прослеживаемости товаров стала обязательной частью работы бизнеса в России. Она касается компаний и ИП, которые продают или приобретают определенные категории импортной продукции. Причем необязательно торгуют ими.
Прослеживаемость товаров — это государственная система контроля за перемещением отдельных товаров от ввоза в страну до их продажи конечному покупателю. Она фиксирует, кто и в каком количестве приобрел и передал товар, обеспечивает прозрачность его оборота и предотвращает теневой импорт.
Прослеживаемость применяется не ко всему импорту, а только к товарам, которые включены в специальный перечень. В него входят, некоторые виды бытовой техники (холодильники, стиральные машины), детские товары (коляски, автомобильное кресло) и пр. Перечень периодически обновляется, актуальный перечень доступен через специальный сервис.
Цели системы в первую очередь связаны с упорядочением рынка, борьбой с серым импортом, повышением налоговой прозрачности, защитой потребителей и снижением рисков для бизнеса при работе с поставщиками.
Национальная система прослеживаемости должна обеспечивать полноту сведений о товарах и операциях. Поэтому система содержит исчерпывающие данные о партиях товаров и всех операциях, с ними связанных (ввоз, перемещение, реализация, списание и т.д.).
После ввоза товара ему присваивается регистрационный номер партии (РНПТ). Он сопровождает продукцию при дальнейшем обороте внутри страны. При продаже или передаче товара ИП или организациям необходимо передавать соответствующие сведения в налоговые органы.
Система фиксирует данные о движении товара через электронные документы, в частности, через универсальный передаточный документ (УПД). С июля 2021 года он стал основным форматом для фиксации сведений о прослеживаемых товарах. При этом, когда товар продается физическому лицу, сведения уже не передаются в систему.
Бизнесу важно:
- Корректно оформлять УПД и передавать информацию в ФНС
- Хранить данные о сделках с прослеживаемыми товарами
- Своевременно сообщать о дальнейших операциях с товаром (передаче, списании, возврате)
Неверные данные могут привести к ошибкам в учете и запросам со стороны налоговой. Чтобы минимизировать риск, предприниматели часто используют бухгалтерские сервисы и программы, которые автоматизируют формирование отчетности.
Иногда возникает вопрос, чем прослеживаемость отличается от маркировки. Прослеживаемость фиксирует оборот определенных импортных товаров и не требует нанесения специальных кодов на упаковку. Маркировка предполагает обязательное наличие уникального QR-кода на продукции и отслеживание ее пути вплоть до продажи конечному покупателю.
Как предпринимателю корректно работать с прослеживаемыми товарами в 2025 году
- Необходимо настроить электронный документооборот. Стоит убедиться, что система электронного обмена поддерживает поля для РНПТ, количества и единиц измерения.
- Проверить процедуру получения РНПТ от контрагентов. При покупке импортной партии нужно запрашивать документы, в которых указан РНПТ и основание его формирования (номер ДТ и позиция).
- Хранить связку «документ – документ-основание». Это важно для внутренней отчетности и для ответа на запросы контролирующих органов.