Вопрос пользователя: «Мы закладывали на этап 3 месяца и 1 млн руб., а потратили 4 месяца и 1.5 млн. Можно ли в 1С быстро это сравнить?»
Суть проблемы:
Управление проектами требует контроля не только финансов, но и сроков. Отклонения от плана по времени и бюджету — ключевые метрики для руководителя. Информация о плановых датах и бюджетах часто хранится отдельно от факта (в Excel, в тексте ТЗ), что затрудняет оперативный анализ.
Что может 1С ERP?
Базовое сравнение возможно благодаря данным, хранящимся в справочнике «Темы, этапы исследований и разработок». В карточке каждого этапа задаются «Плановая дата начала» и «Плановая дата завершения». Фактической датой завершения можно считать дату документа «Признание расходов по исследованиям и разработкам», которым этап был закрыт.
Суть подхода:
Хотя в системе нет готового отчета «План-факт по срокам и затратам», необходимую информацию можно получить, совместив данные из разных источников:
- План (сроки): Из карточки этапа.
- Факт (сроки): Из даты документа завершения этапа.
- Факт (затраты): Из отчета «Структура затрат» или оборотно-сальдовой ведомости по счету 08.08 в разрезе этапа.
Решение и рекомендации - Ведите плановые даты: Обязательно заполняйте плановые даты при создании этапов в справочнике.
- Для анализа сроков: Сформируйте список этапов с отбором по признаку «Завершен» и сравните плановые и фактические даты вручную или выгрузите данные в Excel.
- Для анализа бюджета: Используйте отчет «Структура затрат» по завершенному этапу, чтобы увидеть общую фактическую сумму. Сравните ее с плановым бюджетом, который может храниться вне системы (например, в смете).
Итог простыми словами
1С ERP — это больше архив фактов, чем инструмент планирования. Она точно скажет вам, во сколько и когда вы фактически завершили этап. Чтобы сравнить с планом, вам нужно знать, во сколько и когда вы планировали это сделать. Система дает половину ответа, а вторую половину вы вносите сами на этапе планирования.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Руководитель отдела разработки выгружает в Excel список завершенных этапов за квартал с полями: «Наименование этапа», «Плановая дата завершения», «Дата документа завершения». Рядом он вручную добавляет колонку «Плановый бюджет». Затем для каждого этапа через отчет «Структура затрат» он запрашивает фактическую сумму и заносит ее в таблицу. На основе этой сводной таблицы строится анализ отклонений.