Первичные документы в 2026 году: отмена форматов, повсеместный ЭДО и новые правила для перевозок

С 2026 года российский бизнес сделает новый шаг к полной цифровизации документооборота. Изменения затронут как привычные накладные и акты, так и отраслевую логистику. Главный тренд - переход на электронный формат как на основной и единственно удобный способ легального оформления операций.

1. Конец эпохи: отменяются электронные форматы ТОРГ-12 и актов

Что меняется: С 1 января 2026 года ФНС отменяет утвержденные форматы электронных документов (Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, Информация ФНС от 10.09.2025):

• Товарная накладная по форме ТОРГ-12
• Акт о выполненных работах (оказанных услугах)

Важно понимать правильно:

• Не отменены сами документы. Вы по-прежнему можете составлять ТОРГ-12 и акты:
  На бумаге (старый добрый способ).
  В электронном виде в свободной форме (например, в Word или PDF).
• Отменен именно «формализованный» электронный формат - тот строгий XML-формат, который можно было автоматически проверить и обработать программой.

Почему это сделали и что будет вместо них?
ФНС последовательно унифицирует документооборот. Единым рекомендованным форматом для электронного взаимодействия между контрагентами становится Универсальный передаточный документ (УПД). Он заменяет и счет-фактуру, и накладную/акт.

Практические последствия для бизнеса:

1. Для участников ЭДО: Если вы привыкли обмениваться с контрагентами электронными ТОРГ-12 по утвержденному формату, с 2026 года вам нужно перейти на обмен электронными УПД. Это потребует обновления настроек в вашей системе ЭДО и, возможно, договоров с контрагентами.
2. Для представления документов в ФНС: Если налоговая запросит первичку в электронном виде (например, в рамках камеральной проверки по НДС), вы не сможете направить им ТОРГ-12 в свободном формате. Придется либо сканировать бумажный документ и заверять скан усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), либо направлять УПД.

Вывод: Использование УПД в электронном виде становится самым технологичным и беспроблемным вариантом для современного бизнеса.

2. Отраслевая цифровизация: новые правила для перевозок

2.1. Алкоголь: переход на электронные сопроводительные документы (ЭСД)

• Что меняется: С 1 марта 2026 года вводится новый порядок оформления перевозок алкогольной продукции. Вместо бумажной товарно-транспортной накладной (ТТН) нужно будет использовать электронные сопроводительные документы (ЭСД) (подп. 1 п. 1 ст. 10.2 Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ в ред. п. 3 ст. 1 Закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ в ред. ст. 2 Закона от 31.07.2025 № 274-ФЗ).
• Переходный период: До 1 марта 2027 года новый порядок будет применяться в пилотном режиме для добровольцев. С марта 2027 года он станет обязательным для всех.
• Что делать участникам оборота алкоголя: Уже в 2026 году нужно начать подготовку: выбрать оператора ЭДО, заключить договор и протестировать обмен ЭСД с ключевыми контрагентами (поставщиками, перевозчиками, покупателями).

2.2. Все грузоперевозки: запрет бумажных транспортных и экспедиторских документов

• Что меняется: С 1 сентября 2026 года для грузовых перевозок автомобильным, воздушным и железнодорожным транспортом запрещается оформление на бумаге:
  Транспортной накладной.
  Экспедиторских документов. (подп. «б» п. 1 ст. 1, ст. 2, ст. 3, подп. «а» п. 1, п. 2 ст. 4, п. 4 ст. 5 Закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ)
• Новое правило: Все эти документы должны составляться исключительно в электронном виде.
• Исключения: Минтранс должен установить перечень случаев, когда бумажный формат все-таки будет разрешен (например, при международных перевозках с особыми условиями). Пока такого перечня нет.
• Связь с другими изменениями: Это правило работает в связке с обязательной регистрацией экспедиторов в реестре «ГосЛог» с 1 марта 2026 года. Цифровая экосистема для логистики создается комплексно.

Итоги и план перехода на 2026-2027 годы

1. До конца 2025 года (срочно):
   Оцените свои цепочки документооборота. Какие документы вы чаще всего обмениваетесь в электронном формализованном виде (ТОРГ-12, акты)?
   Начните переговоры с контрагентами о переходе на обмен электронными УПД с 2026 года.
   Обновите или настройте в своей учетной системе шаблоны и маршруты для формирования УПД.
2. В 2026 году (подготовка к отраслевым изменениям):
   Для участников рынка алкоголя: Выберите оператора ЭДО и начните пилотный проект по обмену ЭСД.
   Для транспортных компаний, экспедиторов и их клиентов: Проработайте вопрос перехода на электронные транспортные накладные. Убедитесь, что ваше ПО и ПО ваших партнеров поддерживают необходимые форматы.
   Для экспедиторов: Пройдите регистрацию в реестре «ГосЛог» до 1 марта.
3. К 1 марта 2027 года (финальный переход):
   Все перевозки алкоголя должны сопровождаться только ЭСД.
   Все грузоперевозки должны оформляться электронными транспортными документами.

Общий тренд: Бумажный документооборот уходит в прошлое. Государство создает регулируемые цифровые среды (для логистики, алкогольного рынка), где электронный документ - это не просто копия бумажного, а обязательный элемент легальности и прослеживаемости операции.

#первичныедокументы #ТОРГ12 #акты #УПД #электронныйдокументооборот #ЭДО #ФНС #перевозкаалкоголя #ЭСД #транспортнаянакладная #экспедитор #электронныетранспортныедокументы #ГосЛог #цифровизациябизнеса #документооборот2026