Как создать отдел кадров: полное руководство для тех, кто планирует выстроить процесс найма сотрудников
Итак, вам поручили создать отдел кадров с нуля — звучит захватывающе, правда?
А может это ваша задача, как собственника. Но вы еще не делали этого раньше.
Давайте разберемся вместе.
Это будет понятная инструкция для новичков в сфере HR, или для собственников. Мы шаг за шагом подготовим план по созданию HR-отдела — от адаптации новых сотрудников и формирования корпоративной культуры до разработки политик и обеспечения устойчивого развития.
Если вы все это уже знаете, пришлите нам замечания, что мы упустили.
Или почитайте и воспользуйтесь «нашей шпаргалкой».
1. Этапы формирования коллектива.
Для начала нужно понимать, а кто в компании будет работать. Кто требуется. Нужно разработать организационную структуру. Целостная орг.схема всего коллектива.
2. Основные этапы адаптации.
Вы определили кого ищите, кто вам нужен. Составили план по поиску и подбору. Нашли необходимого специалиста. Что дальше?
Должны быть подготовлены следующие документы:
Руководство по компенсациям и льготам
Процесс оформления сотрудника на работу (список документов, какие сведения и куда мы подаем, что для этого необходимо).
Этапы работы и взаимодействия с сотрудником — как будет происходить адаптация, нужна ли аттестация? Будет ли испытательный срок? Нужен ли сотруднику наставник или обучение?
7 важных шагов для создания отдела кадров
1. Наблюдайте и задавайте вопросы: Где пробелы? Кто чем занимается?
2. Документируйте всё: не полагайтесь на свою память — ведите подробные записи.
3. Не спешите: никто не выиграет, если вы начнете внедрять что-то слишком рано. Например ИИ,
4. Встреча с руководством: Личные встречи с основателем или управляющим директором бесценны.
5. Не принимайте каждое предложение: вы эксперт, а не просто переписчик.
6. Разработайте четкий план: с указанием сроков, процессов и ответственных лиц.
7. Проведите аудит всех отделов: какие кадровые практики существуют (или отсутствуют) в каждом из них?
Возможно эти 7 шагов внесут ясность в вашу работу.
3. Определите культуру на раннем этапе.
Какие ценности вы хотите заложить в основу ДНК вашей компании?
Можно говорить что это не важно на начальном этапе формирования компании и команды. Важнее эффективность и выполнение работы. Но это не всегда так. Ведь вы строите не только компанию, но и работаете, в процессе, над HR брендом. Не забывайте об этом. Не ждите, пока станет слишком поздно это формировать.
4. Руководство для сотрудников.
Не получиться создать структуру если не будет порядка и правил. Документируйте все правила и положения. Путь сотрудники знают, что есть правила игры, законы, требования. Составление регламентов и положений, сегодня, можно разработать быстрее, если использовать ресурсы искусственного интеллекта.
5. Не пренебрегайте управлением эффективностью.
В отделах, на местах, должны проводиться оценки ключевых показателей команд. Мы не управляем тем, что не измеряем. Путь это будет не часто, один раз в год.
6. Цените своих людей и проявляйте внимание.
Не забывайте про дни рождения, юбилеи, корпоративные праздники. Это может быть не материальное поощрение, а просто знак внимания. Стана с поздравлениями, фотографии, групповое сообщение. Нужен человек, кто этим займется и организует.
Человеческий фактор в управлении персоналом не стоит гнорировать; подобные целенаправленные действия могут показать, что вы заботитесь о своих сотрудниках.
7. Урегулируйте споры заблаговременно.
Делайте все, чтобы сотрудники могли высказывать свое мнение. Пусть это будет анонимный опрос, замечание, подача жалобы. Подберите для этого подходящий инструмент, платформу.
8. Уделяйте внимание обучению.
Заметили ли вы, что люди, сегодня, с удовольствием обучаются. Они ходят на курсы, покупают обучение. Можно организовать в своем коллективе добровольные курсы. Путь те, кто желает делиться своими знаниями и опытом, уделяет время на обучение коллег.
Затем соберите отзывы и оцените результаты.
9. Создайте систему поощрений и признания.
Если даже у вас удаленная команда, не большая команда, уделяйте этому внимание. Такие знаки делают коллектив более сплоченным и лояльным.
10. Задокументируйте свою дисциплинарную политику.
Чётко опишите каждый этап:
Устное предупреждение
Письменный запрос
Приостановка
Увольнение
Люди должны понимать за что и когда их могу наказать, каким образом.
11. Разработайте план обеспечения непрерывности работы.
Не стоит создавать систему, которая развалится, если один человек уйдет в отставку.
Создавайте стандартные операционные процедуры (СОП). Делайте резервные копии документов. Используйте файлы обозначений. Подберите программу, где есть возможность реализовать все бизнес-процессы по кадрам.
12. Создайте реальный процесс выхода из проекта.
Задавайте правильные вопросы: Почему вы уходите? Поддерживали ли мы ваш рост? Порекомендовали бы вы нас другим? Что нам следует улучшить?
Также не забудьте: составьте контрольный список для передачи оборудования и документов.
Возможно, вам покажется, что это слишком много — так оно и есть. Но поверьте, вы создаёте не просто отдел кадров, вы создаёте доверие, структуру и стратегию для всей компании.
Начинайте с умом. Документируйте всё. Оставайтесь людьми.
Давайте будем честны — работа с персоналом может быть очень сложной! Чтобы помочь вам справиться со всеми задачами, мы подготовили редактируемый контрольный список по настройке HR-системы, адаптированный под ваши потребности. Скачайте его прямо сейчас и начните выполнять задачи как профессионал