📌 Нужно ли утверждать новое штатное расписание на следующий год, если изменений нет?

В организации действует штатное расписание, в течение 2025 года в него не вносились изменения. Возникает логичный вопрос: обязательно ли утверждать новое штатное расписание на 2026 год, если на конец года структура и условия труда остались прежними?

Разберёмся, что говорит законодательство и на что важно обратить внимание бухгалтеру и кадровому специалисту.

🧾 Что такое штатное расписание и зачем оно нужно

Штатное расписание — это внутренний организационно-распорядительный документ работодателя, в котором фиксируются:

• структура компании и её подразделения;
• наименования должностей, профессий и специальностей;
• количество штатных единиц;
• размеры окладов, тарифных ставок и надбавок.

Документ используется для кадрового учёта, расчёта заработной платы и подтверждения правомерности расходов на оплату труда.

🗂 В какой форме составляется штатное расписание

Работодатель вправе выбрать один из вариантов:

🔹 Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма привычная и до сих пор широко используется на практике.

🔹 Собственная форма работодателя

Можно разработать и утвердить самостоятельную форму, если она содержит все обязательные реквизиты первичного учётного документа (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

Оба варианта равнозначны с точки зрения закона.

⏳ Устанавливается ли срок действия штатного расписания

Трудовое законодательство не требует устанавливать срок действия штатного расписания.

Работодатель сам решает:

• будет ли документ бессрочным;
• или утверждён на конкретный период (например, на календарный год).

На практике именно этот момент и определяет, нужно ли переутверждать штатное расписание на следующий год.

📅 Когда новое штатное расписание обязательно

🔸 Если срок действия ограничен

Если в приказе или в самой форме указано, что штатное расписание утверждено, например:

• «на период с 1 января по 31 декабря 2025 года»,

то после окончания этого срока документ перестаёт действовать.

➡ В этом случае, даже при полном отсутствии изменений, необходимо утвердить новое штатное расписание на 2026 год.

♻️ Когда переутверждение не требуется

Новое штатное расписание не нужно утверждать, если одновременно выполняются два условия:

1. Документ:
   утверждён бессрочно,
   либо срок его действия ещё не истёк (например, утверждён на год, но с середины предыдущего года).
2. В штатное расписание не вносились изменения:
   не менялись должности,
   не корректировались оклады,
   не добавлялись и не сокращались штатные единицы.

В такой ситуации действующее штатное расписание продолжает применяться и в новом календарном году.

📌 Вывод для бухгалтера и кадровика

• Автоматической обязанности ежегодно утверждать штатное расписание нет.
• Ключевое значение имеет срок действия, указанный при утверждении документа.
• Если срок ограничен календарным годом — переутверждение обязательно.
• Если документ бессрочный и без изменений — ничего делать не нужно.

💬 Совет эксперта по 1С

Екатерина, ведущий консультант по 1С компании «Инфоком»:

В программах 1С штатное расписание часто используется как основа для кадровых документов и расчёта зарплаты. Если срок действия штатного расписания истёк, а новое не утверждено, это может привести к ошибкам при формировании приказов, отчётов и проверках. Я рекомендую регулярно проверять, как именно оформлено штатное расписание в 1С, и своевременно актуализировать его статус — даже если изменения кажутся формальными.

🧩 Нужна помощь со штатным расписанием и 1С?

Сопровождение 1С и кадрового учёта — без лишних рисков

Компания «Инфоком» помогает бизнесу:

• настраивать и вести кадровый учёт в 1С;
• корректно оформлять штатное расписание и приказы;
• консультироваться по спорным вопросам трудового и бухгалтерского учёта;
• сопровождать программы 1С и поддерживать их в актуальном состоянии.

Работаем с организациями по всей России. Обращайтесь — подскажем, проверим и настроим так, чтобы документы и 1С «говорили на одном языке».

🔔 Следите за новостями в нашем ТГ канале "Первый бухгалтерский". Клик сюда.

🔔 Подписывайтесь на наш канал в ВК. Клик сюда.

Поставьте, пожалуйста, лайк, если статья понравилась и была полезной, чтобы другие тоже смогли её увидеть.

Подпишитесь на наш канал.

ИНФОКОМ | IT-услуги для Вашего бизнеса

Работайте эффективно в 1С.