Блок 5 Раздельный учет в 1С ERP: Взаимодействие с внешними сторонами

Статья 1: Раздельный учет в 1С ERP + Работа с участниками кооперации

Вопрос пользователя: «Поставщик стал участником кооперации. Чем его документы теперь отличаются от документов обычного поставщика?»

Суть проблемы
Участник кооперации — это не просто продавец, а партнер, интегрированный в цепочку исполнения ГОЗа. Расчеты с ним часто идут через отдельные банковские счета, открытые специально для этого контракта. Нужно обеспечить, чтобы оплата от заказчика, поступившая на отдельный счет головного исполнителя, могла быть перечислена участнику кооперации тоже строго в рамках этого контракта, минуя общие счета предприятия.

Что может 1С ERP?
Система позволяет завести договор с поставщиком со специальным признаком «Участник кооперации» и указать для расчетов именно тот отдельный банковский счет, который открыт для конкретного ГОЗа. Это создает замкнутый финансовый контур «деньги заказчика → отдельный счет ГОЗа → оплата участнику кооперации».

Суть подхода:

1. Настройка договора: В карточке договора с поставщиком на закладке «Основное» выбирается специальный банковский счет (например, *1003, ГОЗ-10*), который привязан к контракту ГОЗа. На закладке «Расчеты и оформление» устанавливается признак классификации «Участник кооперации» с указанием конкретного госконтракта.
2. Оформление расчетов: При создании платежного поручения такому поставщику система по умолчанию предложит списать деньги именно с отдельного счета контракта, а не с общего расчетного счета организации.
3. Целевой характер: Все операции по такому договору (авансирование, окончательный расчет, возврат излишков аванса) автоматически получают аналитику по соответствующему контракту ГОЗ.

Преимущества подхода:

• Соблюдение требований: Обеспечивает целевое использование средств госзаказчика по всей кооперационной цепочке.
• Автоматический контроль: Исключает ошибку, когда деньги с общего счета случайно оплачивают расходы по ГОЗу.
• Прозрачность: Все движения денег между отдельным счетом и участниками кооперации видны в разрезе одного контракта.

Решение и рекомендации

1. При подключении участника кооперации обязательно заведите отдельный договор с ним в 1С, даже если с этой же фирмой есть общий рамочный договор.
2. Внимательно настройте банковские счета и признаки в карточке договора.
3. Контролируйте, чтобы все закупочные документы (заказы, поступления) создавались именно по этому специализированному договору.

Итог простыми словами
Вы с друзьями собираете деньги на общий подарок. Вы (головной исполнитель) открываете отдельную коробку (отдельный счет) для этих денег. Когда нужно оплатить часть подарка, которую делает ваш друг (участник кооперации), вы берете деньги из этой коробки, а не из своего личного кошелька. 1С ERP следит, чтобы все расчеты с этим другом шли только через эту целевую коробку.

Типичные сценарии использования (сквозной пример):

• Ситуация: Для контракта ГОЗ-10 привлечен участник кооперации, который поставляет уникальные комплектующие.
• Решение: С этим поставщиком заключен договор «ГОЗ-10-003», в настройках которого указан счет *1003, ГОЗ-10* и установлен признак «Участник кооперации по госконтракту...».
• Результат: При оплате аванса этому поставщику создается «Заявка на расходование ДС», и система автоматически списывает деньги с отдельного счета контракта ГОЗ-10, соблюдая целевое финансирование.

Статья 2: Раздельный учет в 1С ERP + Работа с обычными поставщиками

Вопрос пользователя: «Мы купили большую партию металла для нескольких контрактов. Как в 1С «поделить» этот металл между ГОЗами?»

Суть проблемы
Закупка у обычных поставщиков — это реальность: не все материалы уникальны, а покупать крупной партией выгоднее. Проблема в том, что на момент покупки деньги часто списываются с общего расчетного счета, а материал поступает на склад как «ничейный». Если не «поделить» его сразу между контрактами, потом будет сложно доказать, что конкретные единицы материала использованы именно для ГОЗа, а не для других нужд.

Что может 1С ERP?
Система разделяет две задачи: расчеты с поставщиком и учет материалов на складе. Ключевой инструмент — документ «Заказ поставщику». В нем можно сразу указать, какое количество из общей партии приобретается под потребности конкретного контракта, задав «Назначение» для каждой строки. При поступлении материал автоматически зарезервируется под указанное назначение.

Суть подхода:

1. Планирование закупки: В документе «Заказ поставщику» создается одна строка на материал (например, «Труба квадратная 12 000 кг»). Затем эта строка «дробится»: указывается, что 5 000 кг нужны для контракта ГОЗ-10, а 7 000 кг — для ГОЗ-20. Это делается через заполнение поля «Назначение» в табличной части.
2. Оприходование: При создании документа «Поступление товаров» на основании заказа наследуется информация о назначении. Материал сразу поступает на склад не как общий, а как зарезервированный под конкретные контракты.
3. Раздельный учет расчетов: Оплата поставщику может идти с общего счета, но это не мешает учету материалов. Аналитика по контрактам (Направлению деятельности) для НДС и расчетов с поставщиком может не заполняться, так как это зона финансовой службы, не относящаяся напрямую к ГОЗ.
4. Отчетность: В отчетности по контрактам ГОЗ-10 и ГОЗ-20 в разделе «Запасы» будет отражена стоимость своей части металла (5 000 и 7 000 кг соответственно).

Преимущества подхода:

• Экономическая эффективность: Позволяет использовать выгоду оптовых закупок.
• Целевой учет запасов: Материалы сразу «помечены» для конкретных контрактов, что исключает их нецелевое использование.
• Автоматизация: Резерв создается автоматически при оприходовании, не требуя лишних ручных операций.

Решение и рекомендации

1. При создании «Заказа поставщику» всегда заполняйте колонку «Назначение», распределяя общий объем закупки между контрактами или другими задачами.
2. Используйте механизм резервирования материалов, чтобы «забронировать» поступившие материалы под будущие производственные задания.
3. Помните, что входящий НДС по таким закупкам обычно остается за рамками раздельного учета по ГОЗ и учитывается общепринятым образом.

Итог простыми словами
Вы заказали на всех сотрудников пиццу (большую партию материала). Чтобы не было споров, сразу договариваетесь: 4 куска — для отдела маркетинга (ГОЗ-10), 6 кусков — для разработки (ГОЗ-20). Когда пиццу привозят, вы сразу кладете договоренные куски на разные тарелки (резерв под назначение). И хотя оплатили одну сумму с карты компании (общий счет), каждый отдел съедает только свою часть. 1С ERP помогает сделать такую «разделку» еще на этапе заказа.

Типичные сценарии использования (сквозной пример):

• Ситуация: Для производства ящиков ЯИ-01 (ГОЗ-40) и другой продукции требуется материал «Полиэтилен». Была закуплена крупная партия.
• Решение: В «Заказе поставщику» указано, что 500 кг из партии приобретаются с назначением «Контракт ГОЗ-40». Остальной объем указан для других целей или без назначения.
• Результат: При поступлении 500 кг полиэтилена автоматически зарезервированы на складе под контракт ГОЗ-40. При запуске в производство система предложит списать именно эти зарезервированные кг.

Статья 3: Раздельный учет в 1С ERP + Давальческая схема переработки

Вопрос пользователя: «Отдали материалы сторонней фирме на переработку (давальческая схема). Как не потерять контроль над этими материалами в 1С?»

Суть проблемы
При давальческой схеме вы передаете переработчику свои материалы (давальческое сырье), а получаете обратно готовые изделия или полуфабрикаты. Риск в том, что материалы физически уходят со склада, но должны продолжать учитываться как ваша собственность, привязанная к конкретному контракту ГОЗ. Нужно контролировать их движение, использование и возврат в виде продукции.

Что может 1С ERP?
Система поддерживает оформление операций с переработчиками. Ключевые документы: «Передача материалов в переработку» и «Приемка изделий из переработки». При передаче материал списывается с вашего склада, но не как расход, а как перемещение на специальный забалансовый учет (к переработчику). Его связь с контрактом (назначение) сохраняется.

Суть подхода:

1. Оформление передачи: Создается документ «Передача материалов в переработку». В нем указывается переработчик, передаваемые материалы и, что важно, — назначение (например, Контракт ГОЗ-40). Материал уходит с вашего склада, но система помнит, что он принадлежит вам и привязан к ГОЗу.
2. Учет у переработчика: Материалы числятся на забалансовом учете, отслеживается их использование согласно утвержденным нормам.
3. Приемка продукции: После выполнения работ оформляется документ «Приемка изделий из переработки». В нем указывается, какая продукция получена, из каких материалов и по какому назначению. Стоимость переработки (услуга) также привязывается к контракту.
4. Контроль остатков: Система позволяет видеть, какие материалы и в каком количестве находятся у переработчика, что исключает их «потерю».

Преимущества подхода:

• Сохранение права собственности: Учет материалов не прерывается, несмотря на физический вывоз.
• Целевая привязка: И материалы, и полученная из них продукция, и услуга по обработке четко связаны с исходным контрактом ГОЗ.
• Контроль: Исключается риск неучтенного использования или потери давальческого сырья.

Решение и рекомендации

1. Заключите с переработчиком четкий договор, который будет заведен в 1С как договор на переработку.
2. Всегда заполняйте поле «Назначение» при передаче материалов. Это гарантирует, что полученная продукция будет автоматически «унаследовать» эту привязку.
3. Регулярно сверяйте остатки материалов у переработчика с данными системы.

Итог простыми словами
Вы отдали соседу-столяру (переработчику) свою древесину (давальческий материал), чтобы он сделал вам табуретку. Выписали расписку («Передача в переработку»), где указали, что древесина — для вашего проекта «Кухня» (ГОЗ-40). Древесина ушла из вашего гаража, но в вашей учетной книге (1С) она помечена как «у столяра, для Кухни». Когда забираете готовую табуретку и оплачиваете работу, в книге записываете: «Получена табуретка для проекта "Кухня", стоимость работы — в расходы по тому же проекту».

Типичные сценарии использования (продолжение примера):

• Ситуация: Для контракта ГОЗ-40 необходимо изготовить деталь «Ящик ЯИ-03» из материала «Полиэтилен». Решено отдать материал на переработку сторонней фирме.
• Решение:
  Оформлен договор «Переработка 1» с фирмой «НК-Монтаж».
  Материал «Полиэтилен», зарезервированный под ГОЗ-40, передан по документу «Передача материалов в переработку» с указанием назначения.
  После изготовления по документу «Приемка изделий из переработки» оприходована готовая продукция «Ящик ЯИ-03», автоматически получившая привязку к ГОЗ-40. Услуга по переработке также отнесена на затраты этого контракта.
• Результат: Полный контроль над целевым использованием материалов и точное формирование себестоимости готового изделия в рамках контракта.