Статья 1: Раздельный учет в 1С ERP + Учет выработки основных исполнителей
Вопрос пользователя: «Как в 1С доказать, что рабочий потратил время именно на наш ГОЗ, а не на другую работу?»
Суть проблемы
Труд основных рабочих — это прямые затраты контракта. Но один рабочий за месяц может участвовать в разных заказах: и в ГОЗ, и в гражданской продукции. Нужен механизм, который зафиксирует, сколько времени и на каких именно операциях в рамках конкретного контракта он работал. Без этого невозможно обоснованно отнести его зарплату на себестоимость ГОЗа.
Что может 1С ERP?
Система использует документ «Выработка сотрудников». Это электронный «наряд» или «рапорт», который фиксирует вид работы, количество часов (или иных единиц) и обязательно — назначение (например, конкретный этап производства, привязанный к контракту). Эти данные становятся основанием для распределения фактически начисленной заработной платы рабочего между контрактами.
Суть подхода:
- Планирование: Для обособленного производственного процесса (например, изготовление детали под конкретный ГОЗ) создается «Этап производства» или «Заказ на производство». В его спецификации заложены нормы трудозатрат.
- Фиксация факта: После выполнения работы мастер или сам рабочий через мобильное устройство или терминал формирует документ «Выработка сотрудников». В нем указывается:
Сотрудник.
Вид работы (например, «Фрезерование, 4 разряд»).
Количество часов.
Ключевой момент: Этап производства или заказ, к которому относится работа. Эта привязка автоматически указывает на контракт ГОЗ. - Накопление данных: Все документы выработки накапливаются в системе, формируя детальную картину участия каждого сотрудника в разных контрактах.
Преимущества подхода:
- Доказательность: По каждому часу работы, отнесенному на ГОЗ, есть первичный документ с указанием исполнителя и конкретной задачи.
- База для распределения: Фактическая выработка в часах или в нормативной стоимости становится объективной базой для распределения начисленной зарплаты.
- Контроль производственных заданий: Видна загрузка сотрудников и выполнение плановых заданий по контрактам.
Решение и рекомендации
- Внедрите обязательное оформление «Выработки сотрудников» для всех основных производственных рабочих.
- Обучите мастеров и рабочих правильно выбирать в документе «Этап производства», который однозначно связан с контрактом ГОЗ.
- Используйте отчеты по выработке для анализа загрузки и контроля трудоемкости операций.
Итог простыми словами
Представьте, что вы фрилансер и ведете тайм-трекер. Для каждого клиента (контракта) вы заводите отдельную задачу и записываете, сколько времени на нее потратили. В конце месяца вы сдаете клиенту отчет с детализацией по задачам. Документ «Выработка сотрудников» — это и есть такой тайм-трекер для рабочего в рамках ГОЗа.
Типичные сценарии использования (сквозной пример):
- Ситуация: Рабочий Волков А.И. в январе участвовал в работах по контрактам ГОЗ-10 и ГОЗ-30, а также в общих работах.
- Решение: За каждый выполненный вид работ (например, «Резка металла, 4 разряд» для этапа производства контракта ГОЗ-30) оформляется отдельный документ «Выработка сотрудников» с указанием этого этапа.
- Результат: В системе зафиксировано, что в январе Волков А.И. отработал 39,4 часа в интересах контракта ГОЗ-30. Эта информация станет основой для распределения его оклада.
Статья 2: Раздельный учет в 1С ERP + Распределение оклада между контрактами
Вопрос пользователя: «Зарплата рабочего фиксированная (оклад). Как ее корректно распределить между несколькими контрактами, над которыми он работал?»
Суть проблемы
Оклад начисляется за месяц целиком, независимо от загрузки. Но если сотрудник работал на нескольких контрактах, нужно справедливо «поделить» его оклад между ними, чтобы точно знать себестоимость каждого ГОЗа. Просто разделить поровну нельзя — нужно учитывать реальную занятость на каждом проекте.
Что может 1С ERP?
Система автоматически распределяет начисленную зарплату на основании данных о выработке, зафиксированных ранее. Для этого используется документ «Отражение зарплаты в финансовом учете» и предустановленные способы отражения зарплаты (например, «Основные исполнители»).
Суть подхода:
- Сбор базы распределения: За месяц система суммирует всю нормативную стоимость (или количество часов) выработки сотрудника, разбивая ее по контрактам («Направлениям деятельности»). Это делается на основе документов «Выработка сотрудников».
- Начисление зарплаты: В конце месяца бухгалтерия рассчитывает и начисляет сотруднику оклад (например, 40 000 руб.) в рамках расчета зарплаты.
- Распределение затрат: Затем создается документ «Отражение зарплаты в финансовом учете». Для сотрудников с выработкой система автоматически распределит сумму их оклада пропорционально доле выработки по каждому контракту.
Пример: Если 60% нормативной стоимости выработки приходится на ГОЗ-30, то 24 000 руб. оклада будет отнесено на затраты этого контракта.
Преимущества подхода:
- Справедливость: Распределение основано на фактических трудозатратах, а не на условных коэффициентах.
- Автоматизация: Избавляет бухгалтера от ручных расчетов и проверок.
- Точность себестоимости: Прямые затраты на оплату труда по контракту формируются объективно.
Решение и рекомендации
- Убедитесь, что для основных исполнителей в настройках способа отражения зарплаты выбрано «Основные исполнители» по нормативной стоимости или по времени.
- Следите за своевременным и полным оформлением «Выработки сотрудников», так как от этого напрямую зависит корректность распределения.
- Используйте отчет «Универсальный отчет» по регистру «Трудозатраты незавершенного производства», чтобы проверить загрузку сотрудника по контрактам перед распределением зарплаты.
Итог простыми словами
У вас есть торт (оклад сотрудника) и несколько гостей (контракты). Чтобы честно разделить торт, вы смотрите, сколько времени каждый гость общался с именинником (выработка по контракту). Кто больше общался — получает больший кусок. 1С ERP — это беспристрастный «разрезатель» торта по этим правилам.
Типичные сценарии использования (продолжение примера):
- Ситуация: Рабочему Волкову А.И. начислен оклад 40 000 руб. за январь. Его выработка: 39,4 часа для ГОЗ-30 и 24 часа для ГОЗ-10.
- Решение: В документе «Отражение зарплаты в финансовом учете» система автоматически рассчитает пропорцию и отнесет на ГОЗ-30: (39,4 / (39,4+24)) * 40 000 руб. = ~24 900 руб. Остальная часть оклада будет отнесена на ГОЗ-10.
- Результат: В отчетности по контракту ГОЗ-30 в показателе «Затраты на оплату труда» будет отражена сумма в 24 900 руб.
Статья 3: Раздельный учет в 1С ERP + Прочие производственные затраты (РБП, амортизация)
Вопрос пользователя: «Мы единовременно оплатили разработку техдокументации на весь контракт. Как списать эти расходы, если продукция будет выпускаться партиями в течение года?»
Суть проблемы
Некоторые расходы по контракту носят единовременный характер, но их выгода (или необходимость) распределяется на длительный период или на несколько партий продукции. Списать всю сумму сразу — исказить себестоимость первой партии. Нужен механизм равномерного «растягивания» таких расходов во времени.
Что может 1С ERP?
Для таких целей используется учет Расходов Будущих Периодов (РБП). Система позволяет сначала признать расход (например, акт на услуги), а затем по заданному правилу (например, равными долями в течение 12 месяцев) переносить его стоимость из РБП в текущие производственные затраты контракта.
Суть подхода:
- Признание расхода: Оформляется документ на приобретение услуги (например, «Приобретение услуг и прочих активов»). В нем указывается специальная статья расходов с признаком «Отнести к расходам будущих периодов» и привязка к контракту через «Направление деятельности».
- Учет как РБП: Сумма расходов не попадает сразу в затраты, а учитывается на специальном счете как «актив» контракта.
- Регулярное списание: В конце каждого месяца в процессе «Закрытия месяца» система автоматически создает документ «Распределение РБП». Согласно настройкам правила (например, «равными долями за 12 месяцев»), часть суммы РБП переносится на производственные затраты контракта.
- Включение в себестоимость: Эти списанные суммы затем включаются в себестоимость той продукции, которая выпускалась в этом месяце.
Преимущества подхода:
- Корректный расчет себестоимости: Расходы учитываются в том периоде, к которому относятся экономически.
- Соответствие принципам учета: Выполняется принцип соотнесения доходов и расходов.
- Автоматизация: Исключаются ошибки при ручном расчете ежемесячных сумм списания.
Решение и рекомендации
- Создайте в справочнике «Статьи расходов» необходимые статьи с признаком «Отнести к расходам будущих периодов».
- Для каждой такой статьи настройте «Правило распределения», определив метод (равномерно, пропорционально объему выпуска и т.д.) и период списания.
- Следите, чтобы при оформлении первичных документов на подобные услуги выбиралась правильная статья расходов с признаком РБП.
Итог простыми словами
Вы купили годовую подписку на журнал. Не станете же вы списывать всю ее стоимость как расход января? Вы будете списывать по 1/12 стоимости каждый месяц. РБП в 1С делает то же самое для расходов по контракту: «покупает» подписку (признает расход) и затем «читает журнал» (списывает часть стоимости) каждый месяц выпуска продукции.
Типичные сценарии использования (продолжение примера):
- Ситуация: Для контракта ГОЗ-40 в январе оплачены услуги по разработке технологической документации на сумму 120 000 руб. Выпуск продукции планируется ежемесячно в течение года.
- Решение: Услуга оприходована по статье «Документация на тех. процесс (РБП)» с привязкой к контракту ГОЗ-40. Настроено правило списания равными долями за 12 месяцев.
- Результат: В январе, феврале, марте и т.д. по 10 000 руб. будет автоматически переноситься из РБП в «Прочие производственные затраты» контракта ГОЗ-40, формируя его точную себестоимость в каждом отчетном периоде.