Ситуация. У вас есть таблица, которую вы ведете в excel для учета операций и формирования отчетов. Таблица рабочая, но есть некоторые сложности, которые приводят к ошибкам, при занесении данных. Давайте посмотрим какие рекомендации даст GPT для доработки этой таблицы.
Исходная таблица выглядит так
Пишем промт
GPT дает такой ответ
"Ниже — изменения, которые как финансист я бы внес в ваш реестр, чтобы он стал «правильным источником данных» для отчетов (сводные/Power Pivot/BI) и чтобы новые строки добавлялись без поломок.
1) Уберите дубли и «ручные» поля, которые считаются автоматически
Сейчас у вас одновременно есть: Месяц и Дата. Для отчетности достаточно одной даты операции (и дальше любой месяц/квартал/год считается).
Оставить поле Дата как единственный первичный признак периода.
Также не давайте пользователю руками вводить расчетные поля: Сумма, Цена ед., с НДС, Цена ед., без НДС, Сумма без НДС, Ставка НДС
2) Нормализуйте структуру: разделите «факт операции» и «справочники»
Сейчас в одной строке смешаны: товар, поставщик, покупатель, условия, комментарии.
3) Разведите «Заказы» и «Факт»
У вас строки Заказ выполнен / не выполнен живут в том же реестре, что покупки/продажи. Это ломает финансовые отчеты (выручка/себестоимость/остатки), потому что заказ — не факт.
4) Приведите НДС к единому правилу и исправьте логику формул
Сейчас формула ставки НДС завязана на признак Зал/Продажа (20%), иначе 0. Это методологически неверно: НДС зависит от сделки/налогового режима/номенклатуры, а не от «Зал».
5) Добавьте обязательные поля для отчетов (финконтур)
Чтобы строить отчеты уровня финдиректора, в журнале факта обычно не хватает:
Юрлицо/Проект/Направление (если бизнес не один)
Менеджер/Канал (если надо анализировать продажи)
Валюта и Курс (если бывает не одна)
Статья ДДС и Статья доходов/расходов (если хотите P&L и CashFlow)
6) Сделайте реестр «Excel Table» + валидации ввода
Чтобы можно было просто дописывать новые строки и чтобы сводные/формулы не ломались:
Превратите диапазон в Таблицу Excel (Ctrl+T) с именем, например FactOperations.
Настройте проверку данных (выпадающие списки)
Запретите ввод в расчетные столбцы (защитой листа), оставив доступными только “вводимые” колонки.
7) Переподумайте «Остаток» (начальные остатки)
8) Что именно поменять в ваших текущих колонках (маппинг)
Быстрая «чистка» текущей таблицы без полной перестройки:
Переименовать Признак → Тип_операции
Добавить Локация (Склад/Зал). Сейчас «Зал» у вас в типе операции — лучше вынести.
Объединить Примечание (поставщик), Примечание (продажи), Примечание (покупатель) → один Комментарий
Прейскурант оставить как справочное (из справочника товаров), а не как ввод в каждой строке
Возврат — сделать числовым полем Количество_возврат или отдельным типом операции Возврат, иначе невозможно корректно считать остатки/выручку
9) Минимальный набор отчетов, который получится «из коробки» после изменений
Выручка и валовая прибыль по месяцам/товарам/клиентам (нужны продажи + себестоимость)
Обороты по складам (приход/расход/остаток)
Дебиторка/кредиторка по срокам (если добавите даты и суммы оплат)
Анализ цен: динамика продажной цены, маржа по товарам
Если скажете, какие отчеты вам нужны в первую очередь (P&L, ДДС, остатки, ABC/XYZ, дебиторка) и ведете ли учет по двум локациям «Склад/Зал» как реальные склады или просто витрина, я предложу оптимальную схему (1 лист или 3–4 листа) и конкретные формулы/Power Query-загрузку под ваш файл."
В целом GPT дал релевантный ответ, многие советы можно применить и доработать таблицу.
Идем дальше и задаем ИИ следующий вопрос
И получаем такой ответ
В конце достаточно объемного ответа с шаблонами таблиц GPT пишет
Цепляемся за это предложение и пишем
И получаем ответ
Таким образом за 20-30 минут работы мы получаем вполне адекватные, структурированные советы по доработке. Конечно сама доработка займет более 5-10 минут, так как менять структуру и порядок работы таблицей не так просто. Сложность работы и риски понимает и GPT, обратите внимание на то, что он сохраняет исходник.
Посмотреть как будет дорабатываться файл по данным рекомендациям можно здесь
Просто скачать файлы с полными ответами GPT и фалом до и после можно в моем телеграмм канале.