Вопрос пользователя: «В заказе есть действие «Не обеспечивать». Для чего оно? Получается, мы принимаем заказ, но вообще не планируем его выполнять? Это какая-то ошибка?»
Суть проблемы
В бизнес-процессе могут быть этапы, когда заказ уже создан в системе (например, для расчета стоимости, формирования КП или внутреннего учета), но резервировать товар под него еще рано или вообще не требуется. Нужно исключить случайное влияние такого заказа на складские остатки и обеспечение других заказов.
Что может 1С ERP?
Действие «Не обеспечивать» полностью исключает строку заказа из всех процессов распределения запасов, резервирования и контроля остатков. Заказ существует, но «невидим» для логистики.
Суть подхода:
- Нулевое влияние: Заказ не формирует резервов, не уменьшает свободные остатки, не участвует в отчетах по обеспечению как потребность.
- Полный контроль: Используется в регламентированных сценариях, где обеспечение будет запущено позже и вручную.
- Отсутствие проверок: При проведении такого заказа не требуется контроль остатков.
Преимущества подхода:
- Чистота планирования: В аналитике по обеспечению видны только реальные, актуальные потребности.
- Гибкость процессов: Позволяет разделить этап создания заказа (коммерческий) и этап его обеспечения (логистический).
- Предсказуемость: Исключает ситуации, когда «технический» или «предварительный» заказ неожиданно забрал себе товар.
Решение и рекомендации
Устанавливайте действие «Не обеспечивать» для заказов в следующих случаях:
- Работа по предоплате: Заказ создан, но товар будет резервироваться только после 100% оплаты. Пока оплаты нет – «Не обеспечивать».
- Предварительная заявка (КП): Заказ создан как коммерческое предложение для клиента. Если клиент его утвердит, действие поменяют на «К обеспечению» или «Резервировать».
- Внутренние заказы-шаблоны: Некоторые заказы используются как шаблоны для повторяющихся продаж.
Итог простыми словами
«Не обеспечивать» – это поставить галочку «Не беспокоить» на заказе. Система знает о его существовании (для бухгалтерии, менеджера), но склад и модуль планирования этот заказ игнорируют, как будто его нет. Это как запись в личном дневнике о желании что-то купить – она важна для вас, но магазин о ней не знает и не откладывает для вас товар.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Согласование с клиентом. Менеджер создает заказ на большую партию, выставляет счет и отправляет клиенту на согласование. В заказе стоит «Не обеспечивать». Если клиент подтвердит и оплатит счет, менеджер изменит действие на «Резервировать по мере поступления». Это гарантирует, что на время согласования товар не будет зарезервирован и не «выпадет» из продажи.
- Сценарий 2: Резервирование после проверки наличия. В компании сложный товар, который нужно физически проверить перед продажей. Заказ создается со статусом «Не обеспечивать». Кладовщик проверяет наличие и состояние товара, подтверждает, после чего менеджер меняет действие на «Резервировать».