Вопрос пользователя: «Самый частый вопрос: заказ отменился, а товар под него уже есть. Или появился срочный VIP-заказ, а все резервы заняты. Как быстро «перекинуть» товар в системе, не создавая лишних документов?»
Суть проблемы
В операционной деятельности постоянно возникают ситуации, требующие перераспределения уже зарезервированных ресурсов: изменение приоритетов, отмена заказов, срочные поступления высокомаржинальных заказов. Ручное оформление возвратов и новых поступлений для этого неэффективно и запутывает учет.
Что может 1С ERP?
Для решения этих задач предназначена операция «Резервирование и корректировка» в документе «Корректировка назначения товаров». Это самый мощный и часто используемый инструмент для оперативного управления обособленными остатками, позволяющий выполнить два действия в одном документе.
Суть подхода:
Документ с этой операцией позволяет одновременно:
- Снять резерв с одного или нескольких «старых» назначений (например, с отмененного или низкоприоритетного заказа).
- Перенести этот резерв (или часть его) на одно новое «целевое» назначение, указанное в шапке документа (например, на срочный VIP-заказ).
Также в рамках этой же операции можно добавить к переносимому резерву товары из свободных остатков.
Как это выглядит на практике:
- В шапке документа указывается новое целевое назначение (например, «Заказ VIP-клиента №999»).
- В табличную часть можно добавить товары как из свободных остатков, так и уже обособленные под другие заказы.
- Система показывает, сколько товара доступно на складах, сколько уже зарезервировано под другие цели и какова потребность нового целевого заказа.
- Пользователь указывает, какое количество и с какого «старого» назначения нужно перенаправить на новое.
Преимущества подхода:
- Скорость: Перераспределение происходит за минуты одним документом.
- Прозрачность: Все изменения фиксируются, видно, откуда и куда были перенаправлены товары.
- Гибкость: Можно частично «оторвать» товар от одного заказа в пользу другого, если это позволяет остаток.
- Минимизация операций: Не нужно оформлять возврат неисполненного заказа и новое поступление.
Решение и рекомендации
- Дайте права ответственным: Назначьте эту роль (например, «Дополнительные операции корректировки назначения») старшим менеджерам, начальнику отдела продаж или логистам.
- Создайте регламент: Определите, кто и на каком основании принимает решение о перенаправлении товаров между заказами.
- Используйте команду из заказа: Для ускорения можно из формы целевого заказа клиента вызвать команду «Обеспечение – Зарезервировать под назначение» и там включить опцию «Использовать резервы других назначений». Система сама предложит создать документ «Корректировка назначения» с нужной операцией.
- Контролируйте итоги: Обращайте внимание на итоговые показатели в документе («Полностью обеспечен», «Частично обеспечен»), чтобы понимать результат операции.
Итог простыми словам
Операция «Резервирование и корректировка» — это как работа диспетчера такси в час пик. У него есть клиент А (новый VIP-заказ), которому срочно нужна машина. На линии все такси заняты. Диспетчер видит, что клиент Б (старый, не срочный заказ) уже 10 минут ждет свою машину, но она еще далеко. Он звонит клиенту Б, договаривается о небольшой задержке, и перенаправляет ближайшую свободную машину клиенту А. В системе 1С ERP вы — этот диспетчер. Вы снимаете «бронь» с товара у заказа Б (с его согласия в бизнес-смысле) и накладываете ее на заказ А. Все учтено, клиент А доволен скоростью, клиент Б не пострадал критически.
Типичные сценарии использования:
Сценарий: Срочный заказ от ключевого клиента.
- Ситуация: Поступил срочный заказ от самого важного клиента. Нужного товара на складе в свободном остатке нет, но он есть, обособленный под несколько других, менее срочных заказов.
- Проблема: Нужно обеспечить ключевого клиента, не дожидаясь новых поставок.
- Решение:
Менеджер создает документ «Корректировка назначения» с операцией «Резервирование и корректировка».
В шапке указывает назначение «Заказ ключевого клиента».
В таблицу добавляет нужный товар. Система показывает, что 20 шт. есть под заказ клиента «Х», а 30 шт. под заказ клиента «У».
Менеджер принимает решение, с какого заказа и сколько шт. перенаправить (например, 15 шт. с заказа «Х» и 10 шт. с заказа «У»), согласовав это предварительно с коллегами. - Результат: Товар в количестве 25 шт. мгновенно «переброшен» на срочный заказ и готов к отгрузке. Заказы «Х» и «У» будут обеспечены позднее, но их сроки, предположительно, это позволяют.