Вопрос пользователя: «У нас сотрудники используют импортные ноутбуки и телефоны. Это не основные средства, но РНПТ у них есть. Как их учитывать в 1С?»
Суть проблемы
Многие импортные товары (ноутбуки, мониторы, инструменты) используются сотрудниками для работы, но не признаются основными средствами по стоимости или сроку службы. При этом они подлежат прослеживаемости. Традиционный учет на складе не подходит, так как актив физически выдан людям. Нужен механизм, который отслеживает РНПТ «в руках» у сотрудников.
Что может 1С:ERP?
Система предоставляет специальный механизм учета «ТМЦ в эксплуатации». Это забалансовый учет, который позволяет закрепить конкретный прослеживаемый товар с его РНПТ за материально ответственным лицом (МОЛ), отслеживать его перемещения и списание, не прерывая цепочку прослеживаемости.
Суть подхода:
- Отдельный статус: ТМЦ в эксплуатации — это не ОС и не складской остаток. Это отдельный вид учета для товаров, переданных сотрудникам в личное использование.
- Сохранение РНПТ: Для таких ТМЦ хранится номер РНПТ и количество, как и для основных средств.
- Документы: Поддерживается полный цикл документооборота: передача в эксплуатацию, перемещение между сотрудниками, возврат на склад, списание.
- Отчетность: Списание из эксплуатации отражается в отчете для ФНС (код 02), информируя о выбытии товара.
Преимущества подхода:
- Контроль: Вы всегда знаете, у кого находится конкретный ноутбук с конкретным РНПТ.
- Соответствие: Выполняются требования по прослеживаемости даже для неамортизируемого имущества.
- Гибкость: Товар можно легко вернуть на склад или списать, оформив соответствующий документ.
Решение и рекомендации
Включите учет прослеживаемых товаров в настройках. Для передачи товара сотруднику используйте документ «Внутреннее потребление» с операцией «Передача в эксплуатацию». Система сама предложит выбрать РНПТ из доступных остатков на складе.
Итог простыми словами
Учет ТМЦ в эксплуатации — это как «библиотека» для дорогих импортных гаджетов. Каждой книге (ноутбуку) присвоен инвентарный номер (РНПТ). Когда сотрудник берет книгу, библиотекарь (1С:ERP) фиксирует, кто и что взял. Книга не списывается, она числится «на руках». Так же и с товаром: он не на складе и не является ОС, а «в эксплуатации» у конкретного человека.
Типичные сценарии использования:
Сценарий: Компания закупает партию импортных смартфонов для менеджеров по продажам. Смартфоны не являются ОС. Бухгалтер с помощью документа «Внутреннее потребление» передает каждый смартфон с его уникальным РНПТ в эксплуатацию конкретному менеджеру. Теперь в системе видно, что РНПТ «12345» закреплен за Ивановым И.И.