Вопрос пользователя:
«Как автоматизировать сбор подтверждающих документов по валютным контрактам, чтобы не нарушить сроки и не получить штраф от банка?»
Суть проблемы
При проведении валютных операций (импорт/экспорт) компания обязана предоставлять в банк пакет подтверждающих документов (паспорт сделки, контракт, инвойсы, таможенные декларации) и оформлять «Справку о подтверждающих документах». Ручной сбор этих документов из разных систем (1С, клиент-банк, почта, файловые хранилища), их сверка и оформление справки — трудоёмкий процесс. Нарушение сроков предоставления или ошибки в документах ведут к блокировке операций и штрафам со стороны банка.
Что может Puzzle RPA + 1С ERP?
Робот автоматически формирует полный пакет документов для валютного контроля. Он идентифицирует валютные операции в 1С, находит связанные с ними документы (контракт, паспорт сделки в банке, грузовые таможенные декларации), сверяет суммы и реквизиты, а затем заполняет шаблон «Справки о подтверждающих документах» (форма 0406005) и готовит все файлы к отправке в банк.
Суть подхода:
- Выявление валютных операций: Робот мониторит проводки в 1С, связанные с валютными счетами (52, 57), или документы «Поступление на расчётный счёт», «Списание с расчётного счёта» с признаком валютной операции.
- Сбор подтверждающих документов: Для найденной операции робот ищет:
В 1С: Договор (контракт) с контрагентом, инвойсы (счета).
В файловой системе или специальной базе: Отсканированные копии паспорта сделки (из банка), грузовых таможенных деклараций (ГТД).
Через веб-интерфейс клиент-банка: Выписки и статус по паспорту сделки. - Сверка данных: Робот проверяет соответствие сумм в контракте, инвойсе, ГТД и банковской выписке. Любые расхождения фиксируются в отчёте.
- Заполнение регламентированной формы: На основе собранных данных робот заполняет установленную форму справки 0406005 в Excel или PDF.
- Подготовка к отправке: Все документы и справка упаковываются в одну папку. Робот уведомляет ответственного сотрудника (бухгалтера по валютным операциям) о готовности пакета для проверки и отправки в банк через его систему.
Преимущества подхода:
- Соблюдение жёстких сроков: Документы готовы сразу после проведения операции, а не в последний день отчётности.
- Исключение технических ошибок: Автоматическая сверка сумм и реквизитов предотвращает расхождения, из-за которых банк может отказать в проведении операции.
- Освобождение высокооплачиваемого специалиста: Бухгалтер по валютным операциям освобождается от рутины и может заниматься аналитикой и сложными случаями.
- Прозрачность и отчётность: По каждой сделке формируется цифровой след: какие документы были собраны, какие проверки пройдены.
Решение и рекомендации по настройке робота
- Проектирование в Студии Puzzle RPA:
Для работы с данными 1С используйте REST API (предпочтительно) или «Мастер UI».
Для доступа к клиент-банку потребуется «Веб-автоматизация». Это критичный этап, требующий устойчивых селекторов и обработки двухфакторной аутентификации (если есть).
Для поиска сканов документов в сетевых папках используйте блок «Работа с файлами и папками», а для извлечения данных из PDF (например, номер ГТД) — «Распознавание текста (OCR)».
Для заполнения формы справки применяйте блоки «Работа с Excel» или «Заполнение PDF-форм». - Оркестрация и запуск:
Создайте DAG в Airflow, который запускается по событию (например, при проведении в 1С документа, связанного с валютной операцией) или ежедневно для обработки накопленных операций.
Используйте очереди (Pools) для ограничения работы с клиент-банком, чтобы не вызвать подозрений у службы безопасности банка.
Храните шаблоны справок, пути к папкам с архивом документов и учётные данные для доступа к системам в зашифрованных глобальных переменных Airflow. - Расчет TCO (Total Cost of Ownership) и окупаемость:
Средняя стоимость разработки: 250 000 руб. (сложность обусловлена интеграцией с банком).
Ежемесячные затраты: ~3 000 руб. (поддержка, возможные платные сервисы OCR).
Экономия: Освобождение 0,7 ставки бухгалтера по валютным операциям (экономия ФОТ от 35 000 руб./мес).
Прямая выгода: Предотвращение штрафов и простоев. Штрафы за нарушение валютного законодательства значительны. Кроме того, задержка в предоставлении документов может привести к блокировке платежа, срыву поставки и убыткам, превышающим стоимость контракта.
Срок окупаемости: 250 000 / (35 000 + (оценка предотвращённых убытков, например, 50 000/мес)) ≈ 3-4 месяца.
Итог простыми словами
Этот робот — ваш надёжный партнёр в сложном мире валютного контроля. Он сам отслеживает все валютные платежи, сам находит все необходимые для банка бумаги и сам аккуратно заполняет сложные справки. Вы перестаёте бояться проверок от банка, а ваши международные сделки проходят гладко.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Регулярное закрытие валютных контрактов по импорту
- Ситуация: Компания ежемесячно закрывает 20-30 поставок по импорту, по каждой нужно предоставить в банк ГТД для подтверждения.
- Проблема: Бухгалтер тратит неделю каждого месяца на рутинный сбор и оформление.
- Решение: Робот ежедневно проверяет, появились ли в учётной системе отметки о поступивших ГТД по закрытым поставкам, находит сканы этих ГТД, формирует справки и складывает их в папку «Готово к отправке».
- Результат: К концу месяца все справки уже подготовлены, бухгалтеру остаётся только отправить их в банк.
Сценарий 2: Срочный платёж по новому валютному контракту
- Ситуация: Нужно срочно оплатить аванс новому зарубежному поставщику. Банк требует предоставить пакет документов для оформления паспорта сделки.
- Проблема: Сотрудники в панике ищут скан подписанного контракта, выписку из ЕГРЮЛ и другие документы.
- Решение: Робот, получив задание на срочный платёж, автоматически собирает стандартный пакет документов из CRM, электронного архива договоров и сервисов ФНС, формирует опись и отправляет уведомление ответственному.
- Результат: Пакет для банка собран за 30 минут, платёж отправлен в срок, поставщик доволен.