Компания завершила год с убытком, однако, руководство осознает, что без усилий команды финансовый результат был бы еще хуже. Сотрудников решили премировать. Можно ли учесть эти расходы для налога на прибыль?
Да, если соблюсти ряд условий. Ниже – о том, как оформить всё правильно, чтобы минимизировать риски при проверке.
1. Главное правило: источник выплат.
Первое, на что смотрит налоговая — откуда деньги.
Для выплат в данном случае нельзя использовать:
- чистую прибыль прошлых лет,
- средства спецфондов,
- целевые поступления.
Всё это строго запрещено пп. 1, 22 ст. 270 НК РФ и Письмом Минфина от 28.12.2012 № 03-03-06/1/730.
2. Подготовить документы.
Выплата премий должна быть закреплена во внутренних документах компании:
- в локальных нормативных актах (Положение об оплате труда, о премировании);
- трудовых или коллективных договорах (раздел об оплате).
Без этого премию могут признать необоснованной.
3. Выплата премии должна быть связана с личными результатами, а не прибылью компании.
В убыточный год нельзя премировать «за финансовый результат компании». Но можно — за личные достижения сотрудника.
На что можно ссылаться:
- выполнение индивидуальных KPI/планов,
- участие в ключевом проекте,
- экономия ресурсов,
- отсутствие взысканий,
- положительные отзывы клиентов.
Перечисленные показатели не зависят от прибыли фирмы. Если выплата премий будет привязана с производственным результатом деятельности компании, то траты на премирование уменьшат расходы, только если компания сработает в плюс – Постановление АС ДВО от 27.05.2022 №Ф03-1519/2022.
4. Экономическая оправданность и документы.
Расходы должны быть обоснованы и подтверждены (Письма Минфина от 04.12.2020 № 03-03-06/1/106100, от 21.11.2023 № 03-03-06/1/111429).
Что учесть:
1. При расчёте премии её размер должен быть адекватен:
- окладу сотрудника,
- финансовому положению компании (в убыточный год суммы обычно ниже).
2. При подготовке приказа о премировании в тексте обязательно объясните причину выплаты, несмотря на убыток.
Образец формулировки для приказа:
«Принимая во внимание убыточность деятельности ООО «Мальфа» в 2025 г., а также тот факт, что убытки не связаны с работой сотрудников, а вызваны прочими причинами (удорожание сырья, падением спроса, усилением конкуренции и т.д.), и отмечая высокое качество работы и личный трудовой вклад каждого работника по минимизации полученного убытка,
Приказываю
1. Премировать … .»
Алгоритм действий бухгалтера в этой ситуации, если кратко, выглядит так:
1. Проверить внутренние документы (Положение, договоры) на право премирования.
2. Определить чёткие критерии премирования, связанные с личным трудовым вкладом.
3. Собрать доказательства выполнения этих критериев сотрудниками.
4. Расчёт размера премии, соразмерный финансовому состоянию компании.
5. Издание подробный приказ с обоснованием.
6. Выплата из текущих фондов (не из прибыли прошлых лет).