Скажу как есть. Многие вообще не проводят никакого учёта: что-то раз в неделю кидают в Excel, бросают, забывают. Почему так?
Первая причина , по которой не выстроена архитектура бизнеса - нет ощущения, что компания — это единое мышление, которое разбирается в понятных частях: процессах, ролях, деньгах, точках контроля. Когда этой картины нет, учёт воспринимается как «таблица ради таблички», а не как инструмент управления.
Есть ещё одна причина. «Он и сват, он и брат»: собственник всё делает — продаёт, ведёт клиентов, закупает, считает. Кажется, что всё «и так в голове», возникает мнение, где это выгодно. Это прямая дорога к потолку. Вы не видите главный показатель — производительность : сколько реально можно выполнить заказов, часов, проектов без подвигов.
Простой пример. Вы педагог или консультант. Есть определенное количество часов , после которых отдаются голос и внимание. Значит, у услуги есть мощность изображения. Если ее не считать, учёт вам и правда «не нужен»: вы и так упираетесь в потолок.
Прежде чем «вести учёт», ответьте на два вопроса.
1. Зачем он вам?
Какие решения вы хотите принять на основе данных: цену менять, людей нанимать, рекламу резать/усиливать, пересобирать процесс?
2. Что именно вы хотите видеть регулярно?
Не «всё и сразу», как минимум, который помогает рулить дело каждую неделю, а не «когда-нибудь в отчёте».
Если нужна прозрачная картинка и управление процессами — вы это сделаете. Если ориентироваться только на интуицию — тоже путь, но рост там такой же «интуитивный». И даже если вы стрельнули, непонятно за счет какого драйвера : разовая удача или это можно включить в систему.
Бизнес как конструктор: из чего собрать «каркас»
Чтобы учёт заработал, я всегда раскладываю компанию по полочкам :
• Процессы. Откуда приходит запрос → как обрабатывается → что передаём дальше → где деньги.
• Роли. Кто владелец каждого участка. Когда «все будет предоставлено» — никто не отвечает.
• Мощность. Сколько мы можем сделать без переработок: часы, смены, заявки, средняя скорость.
• Драйверы. Цена, количество, норма времени, «в клинингквадрате», тариф часа — те рычаги, за которые реально можно тянуть.
• Деньги. Поступления и выплаты во времени (платёжный календарь), маржа по продуктам/услугам, обязательные платежи.
• Точки контроля. Короткие «маяки» по пути: заявка принята, смета согласована, материал написан, работа закрыта.
Когда этот каркас есть, Excel перестаёт быть «мучением» и превращается в панель приборов.
Что делать пошагово (минимум, который потянет даже «одиночка»)
Шаг 1. Экскурсия «как есть».
Письменно пройдите путь к клиенту: от первого контакта до денег на счете. Без косметики и «как должно быть».
Шаг 2. Назовите владельцев.
За каждый предмет отвечает конкретный человек (даже если это вы). «Продажи», «производство», «доставка», «деньги» — у каждого есть имя.
Шаг 3. Посчитайте мощность.
Сколько доступных часов/смен/операций по факту? Где узкое место: люди, оборудование, логистика, вы лично?
Шаг 4. Создайте два простых реестра.
• реестр сделок (кто пришёл, с чем, чем закончилась),
• денежный лист (поступления/выплаты по дням).
5–10 минут в день. Лучше крупинка ежедневно, чем «подвиг» раз в месяц.
Шаг 5. Включите платёжный календарь.
Когда придут деньги и когда уйдут. Он сразу показывает кассовые разрывы и снимает «внезапности».
Шаг 6. Вероятность маржи.
Не «в среднем», а по ключевым продуктам/услугам. Понимайте, что тянет прибыль, а что держите «для ассортимента».
Шаг 7. Уберите «тетрадки».
Минимальная автоматизация: формы, которые считают сами, и единый файл/система, где история копится без ручных переборок.
Делегирование — не роскошь, а способ увеличения мощности
Учёт не взлетит, если всё будет держаться на вас. Декомпозируйте услугу: сложные вещи оставьте себе, рутинные шаги отдайте . Час помощника меньше вашего, пропускная способность вы требует. Это не «плюс затрат», это минус потолка .
Как понять, что учёт «заработал»
• Вы еженедельно видите план-факт, а не «в конце квартала».
• Посмотрите, какой драйвер вырос/просели (цена, количество, конверсия, норма времени).
• Возьмем свои силы и заранее примем решения: нанять, отдать на аутсорс, поднять чек, сместить портфель.
• Кассовые разрывы перестают быть сюрпризом: их видно в календаре заранее.